Werving en selectie

In deze video worden de nieuwe mogelijkheden in Werving en Selectie getoond. Zo laten we bijvoorbeeld de nieuwe workflows Contactmoment en Contractvoorstel aan je zien. 

Voor welke branches is dit relevant?

• Accountancy
• Bedrijfsleven
• Bouw
• Flex
• Onderwijs
• Overheid
• Zorg

Vraag & antwoord

 Als je op de sollicitant stamkaart op de status klikt en deze aanpast naar bijvoorbeeld afgewezen, dan wordt er geen bericht gestuurd naar de sollicitant? Dit moet je echt via de workflowacties regelen?

Ja, dat klopt. Het statuslabel is bedoeld om de gebruiker te tonen waar de sollicitant staat. We sluiten niet uit dat we hier in de toekomst meer functionaliteit aan willen hangen waarmee dit wel mogelijk wordt.

 Als je handmatig de status van de sollicitant wijzigt, bijvoorbeeld n.a.v. het feit dat de sollicitant inmiddels een andere baan heeft geaccepteerd, is het dan ook mogelijk een toelichting of reden in te geven waarom de handmatige aanpassing is gedaan?

Niet via het label. Je kunt hiervoor wel een workflow inrichten (bijvoorbeeld aanvullende gegevens) welke je via een profiel stijlt als 'afgewezen'. Hiermee kun je dan direct de gegevens aanpassen en de status omzetten.

 Aan een vacature kun je nu meerdere verantwoordelijken hangen. Dat zou de selectiecommissie kunnen zijn. Wanneer deze commissie voor die vacature de cv's bekijkt, kunnen zij dan hun voorkeur aangeven? En hoe dan?

Ons advies is om dit middels een contactmoment vast te leggen. Het is ook mogelijk om hier meerdere profielen van te maken en bijvoorbeeld te hernoemen naar 'Voorkeur vastleggen' of iets vergelijkbaars. Een alternatief is om een vrij type dossieritem te gebruiken. Dit is ook mogelijk op de stamkaart.

 Hoe verloopt het proces wanneer de sollicitant niet akkoord gaat met het voorstel en er dus een nieuw aanbod gedaan moet worden?

Het contractvoorstel is een workflow. Wanneer de sollicitant niet akkoord gaat met het voorstel kan de workflow worden afgekeurd en wordt de mutatie niet definitief gemaakt in Profit.

 Vaak moet er een akkoord komen van een leidinggevende op de hoogte van het salaris. Is dat ook in deze

workflow meegenomen?

Dat is mogelijk. Zorg dan wel dat de leidinggevende de workflow in zijn bakje krijgt zodat hij/zij deze kan beoordelen.

 Nadat de sollicitant akkoord gaat, hoe is de workflow dan verder ingeregeld m.b.t. intern ondertekenen?

Je kunt deze workflow naar eigen inzicht inrichten. Het is dus ook mogelijk om deze eerst zelf digitaal te ondertekenen. Achteraf kan natuurlijk ook!

 Kun je eigenlijk wel van deze functionaliteit gebruik maken op het moment dat de organisatie geen gebruik maakt van het digitaal ondertekenen?

Ja, het is ook mogelijk om het proces te doorlopen zonder een digitaal onderteken stap in de workflow op te nemen.

 Uit de demo blijkt niet hoe de aanpassingen werken voor interne sollicitaties. Medewerkers zijn al in dienst en behoeven niet nog een keer opnieuw in dienst gemeld te worden. Hoe gaat dat in Profit 15 werken?

Het is mogelijk om een sollicitant vanaf de stamkaart een functiewijziging te geven.

 Momenteel zit er geen twee-factorauthenticatie op OutSite. Zit dit er nog aan te komen?

Dit is nu niet mogelijk. Wel willen we dit naar de toekomst graag oppakken.

 Je mag de gegevens van een sollicitant 1 jaar bewaren indien de sollicitant hiervoor akkoord geeft. Kun je dit middels de workflow na toekenning van de status afgewezen opvragen? En indien de sollicitant 1 jaar bewaard wil blijven, dat de verwijderdatum hier ook op aangepast wordt?

De verwijderdatum wordt hier inderdaad automatisch op aangepast.

 Wat gebeurt er met de status op de stamkaart van een sollicitant als deze op meerdere vacatures tegelijkertijd solliciteert?

Deze status toont de status van de sollicitant. Dit is dus over meerdere sollicitaties heen. Daarnaast hebben de individuele sollicitaties ook een status.

 Bij het verwijderen van sollicitaties, wordt er dan rekening gehouden met het vinkje dat de sollicitant aan kan zetten waarmee wij zijn gegevens nog 1 jaar mogen bewaren? En wat gebeurt er als je de status terugzet van afgewezen naar weer in behandeling?

Ja, er wordt rekening gehouden met het vinkje om gegevens te bewaren. Wanneer je de status wijzigt, wordt het veld weer leeg gehaald.

 Waar AFAS workflows uitgaan van de sollicitant, bestaat ook de wens ook te kunnen werken vanuit de vacature. Gaat AFAS ook deze kant ontwikkelen? Om een paar concrete voorbeelden te noemen: de mogelijkheid reacties plaatsen bij vacature, de mogelijkheid ingestuurde cv's en brieven per vacature te bekijken zonder de kandidaat te hoeven openen en de mogelijkheid om een status aan vacature te hangen.

Het is nu mogelijk om verschillende verantwoordelijken toe te voegen aan een vacature. Op de vacature kun je een weergave raadplegen waarop de sollicitaties die hierop binnenkomen getoond worden. Men klikt hiermee wel door naar een specifieke sollicitant en heeft hier dus niet een overzicht van alleen de cv's.

 Kan ik de functionaliteit om een nieuw statuslabel toe te kennen zonder door de workflow te hoeven ook gebruiken bij andere workflows?

Momenteel is dat niet mogelijk. Wellicht dat we deze functionaliteit in de toekomst verder uitbreiden, afhankelijk van de wensen die we binnen krijgen.

 Het is nu voor een sollicitant alleen mogelijk te solliciteren op een 2e vacature nadat hij is ingelogd. Dit weet de sollicitant echter niet (vooraf). Is het mogelijk om een sollicitatie te koppelen aan een bestaande sollicitant op basis van een bekend e-mailadres?

Op basis van een bekend e-mailadres kan de sollicitant automatisch gematcht worden aan een bestaande persoon. Deze zal dan worden samengevoegd.

 Er is in de praktijk vaak geen selectiecommissie bij de gehele vacature, maar een enkele medewerker die aanschuift moet wel toegang krijgen tot de gegevens van een enkele sollicitant. Bij voorkeur nog inclusief de mogelijkheid om workflowbestemming te zijn, zodat afspraak en bepalen vervolgtaken zijn die in InSite te benaderen zijn. Hoe werkt dit?

De enige manier om men nu toegang te geven tot de sollicitant is werken met de verantwoordelijken of deze helemaal open te zetten zodat de sollicitant altijd geraadpleegd kan worden (dus niet geautoriseerd is).

 Wat gebeurt er als het voorstel niet akkoord is? Voorheen kon dan het arbeidscontract niet nogmaals gegenereerd worden. Kan dat nu wel? Wordt het document dan verwijderd en opnieuw ingestuurd of wordt het aangepast?

Je kunt hier op verschillende manieren mee om gaan. Het is mogelijk om vanuit de workflow een nieuw contact te genereren. Hiermee verlies je wel je historie. Je kunt ook een nieuwe workflow insturen, waarbij het eerste dossieritem bewaard blijft.

 Voor het aanmaken van een sollicitant zonder vacature. Moet hier wel een OutSite voor aanwezig zijn?

Het aanmaken van een sollicitant zonder vacature kan zowel in InSite als in OutSite. Je kunt hier ook verschillende profielen voor aanmaken en deze autoriseren voor managers.

 Je kunt nu een sollicitant aanmaken zonder vacature, dus die heeft niet gesolliciteerd en is dus geen gebruiker. Je kunt voor deze sollicitant wel aanvullende gegevens opvragen, waar komt de sollicitant dan uit om die gegevens aan te leveren? Heb je dan wel OutSite nodig?

Je kunt bij het aanmaken van de sollicitant direct een gebruiker aanmaken. Deze krijgt dan via het opgegeven e-mailadres de mogelijkheid om in te loggen op OutSite.

 Het nieuwe contractvoorstel, is dat een los dossieritem? Of is deze onderdeel van het dossieritem sollicitant indienst? Als het een los dossieritem is, kan ik dan wel in de workflow de sollicitant in dienst melden en dus alles genereren? Of moet ik dan daarna nog een apart dossieritem opstarten?

Het is technisch gezien een onderdeel van het in dienst proces. Bij akkoord kun je dus (automatisch) de sollicitant direct in dienst melden.

 Wat is het advies om met de status sollicitant om te gaan wanneer een sollicitant gelijktijdig op meerdere vacatures heeft gesolliciteerd?

De status op de stamkaart vertegenwoordigt de status van de sollicitant over alle sollicitaties heen. Het kan dus zijn dat één sollicitatie is afgewezen, maar dat de status van de sollicitant nog steeds open is omdat een tweede sollicitatie nog actief is. Je hebt ook zelf de mogelijkheid om de statustabel aan te passen. Hiermee kun je dus een logische situatie creëren die zowel de status van de sollicitant als die van onderliggende sollicitaties weergeeft.

 Wordt bij het versturen van een afspraak direct een .ics bestand voor aangemaakt zodat de sollicitant deze automatisch kan vastleggen in zijn/haar agenda? En wordt er bij de verantwoordelijken ook direct een afspraak ingeschoten in hun agenda?

Bij het versturen van de afspraak wordt een .ics bestand meegestuurd. Daarnaast krijgt de instuurder van de afspraak deze direct in zijn of haar agenda.

 Wanneer je een contractvoorstel doet, kun je een arbeidsovereenkomst genereren en deze naar de medewerker sturen om te ondertekenen. Kun je deze workflow ook zo aanpassen dat eerst de werkgever de overeenkomst tekent?

Ja. Via de generieke werking van de workflow kun je zelf bepalen waar deze workflow als eerst beland en op welk moment je hem aan de sollicitant/nieuwe medewerker verstrekt.

 Er wordt aangegeven dat er meteen een PDF contract wordt gemaakt. Kun je hier ook voor een Word bestand kiezen zodat je nog kleine wijzigingen kunt doen of gegevens kunnen toevoegen?

Ja. Wanneer je oorspronkelijk een contract genereert, wordt dit een Word bestand. Deze kun je vervolgens nog aanpassen terwijl hij in de workflow zit en daarna met een speciale actie naar PDF converteren alvorens je hem verstrekt aan de sollicitant of nieuwe medewerker.

 Kun je tegelijk met de arbeidsovereenkomst ook een ander document meesturen, bijvoorbeeld het loonheffingsformulier of arbeidsvoorwaarden?

Je kunt zoveel documenten aan de workflow koppelen als je wilt. Houdt er wel rekening mee dat niet alle gegevensverzamelingen per definitie beschikbaar zijn. Concrete voorbeelden horen we graag!

 Kan een nieuwe medewerker het contractvoorstel alleen via OutSite tekenen? Of kan dit ook gewoon via inSite? En wordt een InSite-gebruiker ook gewoon automatisch aangemaakt via de indienstprofiel dat gebruikt wordt voor het contractvoorstel?

De workflow werkt zowel in InSite als in OutSite. Dit is dus mogelijk. Houdt er wel rekening mee dat de workflow ondertekend moet worden door een gebruiker. Deze gebruiker moet dus dan wel in InSite kunnen.

 Werkt de autorisatie op vacature door op alles op de stamkaart? Dus als iemand op 5 vacatures heeft gesolliciteerd, met verschillende verantwoordelijken en contactpersonen, ziet dan elke verantwoordelijke zijn eigen stamkaartgegevens en zijn eigen status?

Nee. Een sollicitant krijgt maar één stamkaart, ongeacht hoe vaak deze persoon solliciteert.

HRM

Bekijk de hele reeks