De accountant van de toekomst: hoe slimme software zorgt voor een glimlach bij de klant

Waarom de oude manier niet meer werkt

Veel kantoren werken nog met systemen die eigenlijk niet meer van deze tijd zijn. Het team dat ik sprak, liep tegen een muur aan bij hun huidige software. Het grootste probleem? De programma’s konden niet goed met elkaar ‘praten’. Als je als kantoor per dag tientallen nieuwe aanvragen krijgt, heb je geen tijd om handmatig gegevens over te typen. Dat is saai werk en de kans op fouten is groot. Bovendien zagen de portalen waar klanten hun gegevens moesten invullen er niet gebruiksvriendelijk uit. “De techniek moet voor ons werken, niet andersom,” zeiden ze. En daar hebben ze gelijk in.

Slim werken met automatisering

De accountant van de toekomst gebruikt technologie om het werk makkelijker te maken. Het idee is simpel: laat de computer het eenvoudige werk doen, zodat de mens zich kan richten op de klant. Tijdens ons gesprek kwamen een paar belangrijke punten naar voren:

• Gegevens ophalen en delen zonder moeite: in plaats van losse mailtjes met bijlagen die onbeveiligd zijn, willen ze werken met een slim en beveiligd portaal. Daar kunnen zij en hun klanten eenvoudig informatie met elkaar delen. Vanuit het klantportaal kan dit netjes worden gekoppeld aan CRM en fiscaal, zodat alles op één plek samenkomt. 
• Direct duidelijkheid over de betaling: facturen worden automatisch verstuurd. De klant krijgt een handig linkje om direct te betalen. Het systeem ziet daarna meteen wie er betaald heeft en wie nog niet. Je hoeft dus niet meer zelf je bankafschriften te controleren.
• Altijd inzicht: omdat alles op één plek staat, weet je altijd hoe ver je bent met een aangifte. Je hoeft niet meer te zoeken in verschillende mappen of lijstjes.

Service is het allerbelangrijkste

Dit team vergeleek hun kantoor met een bedrijf als Coolblue. Waarom? Omdat alles daar draait om service. Als je een vraag hebt, wil je snel en vriendelijk worden geholpen door iemand die weet waar hij het over heeft. Door alle administratieve taken te automatiseren, krijgt de fiscalist daar ook de tijd voor. Je bent dan geen ‘cijferverwerker’ meer, maar een adviseur en een partner voor je klant. Je kunt echt meedenken over hoe een klant belasting kan besparen. Dat is waar de klant uiteindelijk voor betaalt.

De basis moet goed staan

Bij AFAS vinden we het prachtig om dit soort kantoren te ondersteunen. Het maakt niet uit of je klein begint met alleen software voor aangiftes, of dat je direct je hele kantoorbeheer automatiseert. Het belangrijkste is dat de basis sterk is. Het kantoor waar ik mee sprak, bouwt zijn eigen klantportaal. Ze gebruiken onze software als de ‘motor’ die alles onder de motorkap regelt. Zo kunnen ze hun eigen gezicht laten zien aan de klant, terwijl ze vertrouwen op de kracht van onze techniek.

Durven kiezen voor morgen

Veranderen is lastig. Vooral als je het al erg druk hebt, voelt een overstap naar nieuwe software als een grote stap. Maar de wereld om ons heen verandert snel. Klanten verwachten dat alles digitaal, snel en makkelijk gaat. Wie nu durft te investeren in de juiste software, is klaar voor de groei van morgen.

Mijn conclusie: de accountant van de toekomst is vooral een slimme ondernemer. Hij of zij kiest voor software die het werk uit handen neemt. Zo blijft er meer tijd over voor wat echt telt: een goed advies en een tevreden klant.

Klaar voor het accountantskantoor van de toekomst? Ontdek hoe AFAS jouw fiscale processen automatiseert.

Of ga naar de accountancypagina