Achteraf stond ik nog even te praten met collega’s van onze hospitality/facilitaire afdeling. In het nieuwe pand komt er een flinke uitdaging op hen af. Ze zijn natuurlijk wel wat gewend. In ons huidige pand ontvangen we immers duizenden gasten en organiseren we heel veel evenementen. Maar toch, op de nieuwe locatie is dit wel even van een andere orde. Hoe gaan we daar alles toch in goede banen leiden?
Het staat als een paal boven water dat mijn hospitality-collega’s gasten ook in het nieuwe pand een waanzinnige ervaring gaan bieden. Maar zou een beetje extra automatisering niet lekker zijn? Met zoveel ruimtes moeten ze straks aan zó veel meer dingen denken.
We ontvangen straks dagelijks honderden gasten voor uiteenlopende bijeenkomsten en sessies. Hiervoor moet de techniek goed voorbereid zijn. Andere veelvoorkomende vragen zijn: Is er voldoende security aanwezig en zijn er genoeg BHV’ers beschikbaar? Hoe laat moeten de lunch, het diner, of nog belangrijker, de borrel klaar staan? En al die ruimtes moeten elke dag weer schoon zijn. Daarom nogmaals mijn vraag: hoe gaan we dit in goede banen leiden?
Deze nieuwe uitdaging is natuurlijk geen verrassing. Een tijd geleden al hebben we de ‘AFAS Experience Center Insane Innovation & Automation Taskforce’ (werktitel) in het leven geroepen. Eigenlijk is dit vooral een team bijdehandse afgevaardigden van verschillende afdelingen. Samen denken we na over de verdere automatisering van de gastvrijheid in ons nieuwe moederschip. Onze missie: zorgen dat onze collega’s zich kunnen focussen op hun gasten, en niet op de processen er omheen. Dat doen wij natuurlijk door onze eigen software zo slim mogelijk in te zetten. En zoals je mag verwachten ontstond er een stroom van nieuwe creatieve ideeën.
Uit alle ideeën van de taskforce moesten we wel keuzes maken. Vanuit productmanagement had ik slechts één belangrijke eis. De software die we gaan ontwikkelen moet óók nuttig voor onze klanten zijn. Maatwerk in Profit, daar doen we niet aan. Zo is de nieuwe Profit functionaliteit ‘Het draaiboek’ geboren. Het idee achter deze functionaliteit is eigenlijk heel eenvoudig: er staat iets te gebeuren, wat moeten we daarvoor allemaal voorbereiden?
Stap #1: Je richt in Profit een draaiboek in
Een draaiboek is plat gezegd een set taken die bij een verantwoordelijke terecht moeten komen om ‘iets’ uit te voeren. Dit kan van alles zijn; van schoonmaak, en keukenbezetting tot parkeerwachters, BHV’ers, ICT’ers en nog veel meer.
Stap #2: Je koppelt een draaiboek aan een evenement.
‘De zaken die moeten gebeuren’ koppel je snel aan een soort evenement. Organiseer je bijvoorbeeld een groot theaterevenement, dan kies je een ander draaiboek dan bij een dagelijkse cursus.
Alle taken die je in het draaiboek hebt vastgelegd, komen precies op het juiste moment bij de juiste collega’s terecht. Zo kunnen zij op tijd actie ondernemen. Als triggers gebruiken we hiervoor zaken als de begintijd en de locatie van een evenement dat gepland is. Zo wordt er nooit meer iets vergeten en kan het niet meer misgaan.
Met deze gave nieuwe functionaliteit voor al onze collega’s én klanten weten we zeker dat ook in het nieuwe pand alles soepel verloopt en iedereen zich een echte gast voelt. Tot snel!