NEN 2082 en ISO 16175

AFAS Profit kent uitgebreide dossierfunctionaliteit en wordt daarom ok veel als 'archief' gebruikt voor veel types documenten. Om aan de archiefwet te kunnen voldoen is het noodzakelijk dat met de applicatie welke gebruikt wordt ook aan deze normen voldaan kan worden. AFAS heeft AFAS Profit laten toetsen aan deze normen.

Verklaring




De scope van de certificering

PROFIT ERP, versie 3, van AFAS Software, Leusden.
Deze verklaring is gebaseerd op een toets uitgevoerd door Dr G.J. van Bussel (
Van Bussel Document Services, te Helmond), op basis van de procedure Verklaring van Compliance voor VBDS-Verklaringen, toegevoegd aan het Pre-audit portfolio.
De audit van
AFAS Profis ERP, versie 3, zoals ingericht bij AFAS Software, heeft geleid tot een Verklaring van Compliance. Deze verklaring wordt door Van Bussel Document Services afgegeven

Conclusie

De conclusie van deze toetsing is dat de eisen en wensen zoals geformuleerd in NEN 2082 en ISO 16175 (met behulp van een aantal Verklaringen van de Leverancier) zijn opgenomen in het ontwerp en de getoonde versie van het applicatieplatform.

Certificeringspartij

Van Bussel Document Servicesvoert toetsen uit op organisaties en applicaties volgens de normen NEN ISO 15489, NEN 2082, ISO 16175 en RODIN. Elke toets levert een toetsingsportfolio op, waarin zijn opgenomen een overzicht van de doorlopen procedure, de credentials van de toetser, een toetsingsrapport, een samenvattend auditrapport en een verklaring van compliance.
Er zijn in Nederland geen bedrijven die door de Raad voor Accreditatie geaccrediteerd zijn om op deze normen te toetsen. Wij zijn dat ook niet. Wij hebben ook niet de intentie om een dergelijke accreditatie te verwerven. Deze richt zich immers meer op de bureaucratische inrichting van het toetsingsproces dan op de inhoudelijke deskundigheid van de toetser. Onze toetsen zijn onafhankelijk en, gezien onze grote ervaring met het uitvoeren van zowel ReMANO-, NEN 2082 en NEN 15489-toetsen, betrouwbaar.

NEN ISO 15489

NEN ISO 15489 is bedoeld om informatiebeheer binnen het raamwerk van het kwaliteitsmanagement, de ISO-standaarden 9001, 9002 en 14001, te brengen. De standaard vormt een algemeen kader voor het informatie- en archiefmanagement in een organisatie. Het is een norm
die de totale informatiehuishouding van een organisatie omvat, en gaat over alle systemen waarin gegevens worden beheerd die dienen voor bewijs en verantwoording.

NEN 2082

NEN 2082 geeft algemene eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur en geldt als de minimale verzameling die van toepassing is op elk systeem dat archiefstukken beheert. De verzameling eisen is dus niet uitsluitend gericht op RMA’s, maar ook op RM-functionaliteiten in bedrijfsapplicaties en kantoorautomatisering. Organisaties kunnen de verzameling eisen als basis gebruiken en naar eigen behoefte specifieke eisen toevoegen. Door de opzet van de verzameling eisen beoogt deze norm modulaire en flexibele toepassing ervan in de praktijk mogelijk te maken. De verzameling eisen heeft betrekking zowel op (tekst)documenten, als op elk ander type informatieobjecten, zoals databases, websites, geografische informatiesystemen (GIS), CAD-systemen of multimediadocumenten.

ISO 16175

De introductie tot deze norm omschrijft de functie van deze norm als volgt:
‘ISO 16175-2:2011 articulates a set of functional requirements for digital records management systems. These requirements apply to records irrespective of the media in which they were created and/or stored. The requirements are intended to:

a. define the processes and requirements for identifying and managing records in digital records management systems;
b. define the records management functionality to be included in a design specification when building, upgrading or purchasing digital records management systems software;
c. inform records management functional requirements in the selection of commercially available digital records management systems; and
d. review the records management functionality of, or assess the compliance of, an existing digital records management system.’

RODIN

RODIN is nadrukkelijk niet bedoeld als een nieuwe set met eisen, maar als een handzame, begrijpelijke samenvatting van alle relevante wetten regelgeving, normen en standaards. Het biedt een handvat voor inrichting, gebruik en beoordeling van een (in ontwikkeling zijnde) digitale beheeromgeving, waarin digitale archieven duurzaam en toegankelijk worden beheerd. Het kan worden gebruikt door informatiemanagers, adviseurs DIV en interne auditors, maar ook door archiefinspecteurs en externe auditors. RODIN kan gebruikt worden als checklist en daarmee dienen als instrument voor good governance (adequate sturing, beheersing, verantwoording en toezicht) en inzicht geven in de mate waarin de organisatie op dit gebied ‘in control’ is.