Onboarding ERP


Yes! De implementatie gaat bijna beginnen. Maar voordat de eerste consultant langs komt, gaan we jullie zo goed mogelijk voorbereiden.

Hier lees je wat we van je nodig hebben. We vragen je de gevraagde bestanden toe te voegen aan de aanvraag. Dan gaan wij aan de slag. Heb je een vraag? Via de aanvraag kan je ons bereiken. De aanvraag vind je hier.

Wat ga je doen?

Met onboarden gaan we de basis neerzetten. Met deze basis kan je straks een vliegende start maken wanneer de consultant langs komt. We vragen je voor fase 1 om de volgende punten aan te leveren:

  • SIMPLR
  • Klantportal contacten
  • Gebruikers tijdens de implementatie
  • Administraties
  • InSite huisstijl
  • Grootboek
  • Dagboeken
  • Opleidingen
  • Profit Communication Center voorbereiden
  • Citrix Receiver voorbereiden
  • Mailserver instellen
  • BTW
  • Verbijzondering

SIMPLR

SIMPLR is de centrale plek van de implementatie. Hier vind je alle informatie die nodig is om de implementatie tot een succes te maken. Je vind hier het projectteam, de ingeplande consultancydagen en de taken die afgerond moeten worden tijdens de implementatie.

Neem SIMPLR door en bekijk dit goed voordat de consultant langs komt. Hierdoor weet je wat er van je verwacht wordt en ben je goed voorbereid op de eerste implementatiedag. Klik hier om naar jouw SIMPLR te gaan.

Opleidingen

Bij AFAS willen we graag dat je zoveel mogelijk zelf doet, hier heb je kennis voor nodig. Tijdens onze producttrainingen leren wij nieuwe en bestaande klanten optimaal te werken met de software. Hoe meer kennis je van ons product hebt, hoe meer je kunt gebruiken van de software. In het kader van kennis is macht proberen wij middels onze trainingen, onze klanten altijd naar een hoger niveau te tillen. Door te blijven leren kun je binnen je organisatie met de kennis die je hebt altijd blijven innoveren.

Je vindt hier het volledige opleidingsaanbod.

Klantportal contacten

Het is belangrijk dat de medewerkers die betrokken zijn bij de implementatie of er later mee gaan werken worden aangemaakt als contactpersoon op de klantportal van AFAS. Hier kunnen de medewerkers zich inschrijven voor cursussen en op het moment dat jullie live zijn ook vragen insturen naar support.

Actiepunten:

  • Medewerkers die betrokken zijn bij de implementatie aanmaken als contactpersoon op de klantportal.
  • De medewerkers die zijn aangemaakt als contactpersoon inschrijven op de cursus Basisvaardigheden voor de eerste consultancydag.

Instructies

In het help item op onze help lees je precies wat je moet doen om nieuwe contacten toe te voegen bij de organisatie. Klik hier om het item te openen.

Gebruikers tijdens de implementatie

De implementatie doe je (waarschijnlijk) niet alleen. Om een vliegende start te maken willen we je collega's ook graag toegang geven tot de omgeving. Ook wordt er standaard een administrator account aangemaakt.

Actiepunten:

  • Collega's doorgeven die toegang moeten krijgen tot de omgeving
  • E-mailadres administrator account doorgeven. Dit moet een e-mailadres zijn die nog niet voorkomt in de omgeving. Meer weten over de administrator? Klik hier om hierover alles te lezen.

Instructies voor aanleveren

Vul het Excel wat je met de onderstaande knop kan downloaden en voeg deze als bijlage toe op een reactie in de aanvraag.

 

Administratie

Om de basis van de administratie klaar te zetten hebben we een aantal vragen over jullie administratie. Dan kunnen wij dit vast voor je klaarzetten.

De volgende informatie is nodig:

  • Hoeveel administraties hebben jullie?
  • Vanuit welk e-mailadres communiceert de financiële administratie (voor bijvoorbeeld aanmaningen en facturen)?
  • Welke afzender kunnen we bij dit e-mailadres noteren (bijvoorbeeld: Administratie AFAS Software)?

Instructies voor aanleveren

  • Logo('s) van de administratie (in .PNG formaat)
  • We hebben verschillende gegevens van de administraties nodig. Vul deze volgens het onderstaande sjabloon in Excel en voeg het bestand toe aan de aanvraag.

 

InSite huisstijl

We willen InSite al zoveel mogelijk inrichten in jullie huisstijl. Daarvoor moeten we iets weten over jullie huisstijl.

De volgende informatie is nodig:

  • Wat zijn jullie huisstijl kleuren?
  • Wat zijn jullie huisstijl lettertypen?*
  • Welk logo wil je boven je InSite?

*AFAS werkt alleen met geselecteerde Google fonts. We kunnen niet beloven dat we jullie lettertype ondersteunen.

Instructies voor aanleveren

Let bij het aanleveren op de volgende punten:

  • Huisstijl kleuren in HEX-kleuren
  • Bij het gebruik van meerdere lettertypen (voor bijvoorbeeld kopteksten), dit graag duidelijk aangeven
  • Logo in .PNG formaat

Grootboeken

AFAS levert een standaard grootboekrekeningschema mee. Deze vind je terug in je omgeving. Bekijk deze goed zodat je tijdens het eerste consultancybezoek hier gerichte vragen over kan stellen. Je levert hiervoor niets aan. Dit pak je met de consultant op tijdens de implementatie.

Actiepunten:

  • Grootboekrekeningschema bestuderen.

Instructies voor aanleveren

Je levert niks aan. Je vindt het grootboekschema in Profit. Log-in op www.afasonline.com en open Profit. Ga vervolgens naar Financieel - Grootboek - Grootboekrekening. Hier vind je ons standaard rekeningschema.

Dagboeken

In Profit vind je alle dagboeken. Kunnen jullie hiermee uit de voeten?

Actiepunten:

  • Dagboeken bestuderen.

Instructies voor aanleveren

Je hoeft niks aan te leveren. Net als in de vorige stap kan je de dagboeken raadplegen in Profit. Log in en ga naar Financieel - Grootboek - Dagboek.

Profit Communication Center

Om gebruik te maken van analyses in Profit heb je het PCC nodig.

De volgende informatie is nodig:

  • PCC installeren

Instructies voor aanleveren

Je hoeft niets aan te leveren. Zorg ervoor dat je voorbereid bent op de installatie van de PCC. Klik hier om naar de pagina te gaan waar je leest wat je precies moet doen

Citrix Receiver

Je hebt de Citrix Receiver nodig om goed met AFAS Online te kunnen werken. 

De volgende informatie is nodig:

  • Citrix Receiver installeren

Instructies voor aanleveren

Je hoeft hier ook niets voor aan te leveren. Wel is het belangrijk dat bij alle gebruikers die in Profit gaan werken (InSite niet) Citrix geïnstalleerd wordt. Klik hier om de informatie over de Citrix Receiver te lezen en jullie voor te bereiden.

Mailserver instellen

Als je de e-mailserver van AFAS wilt gebruiken. Moet je de e-mailserver machtigen om te mailen namens jouw domeinnaam. Dit wordt vaak door een systeembeheerder uitgevoerd. 

Instructies voor aanleveren

Je moet hiervoor niets aanleveren. In het help item lees je precies welke stappen de systeembeheerder moet volgen, om de e-mailserver te machtigen.

Klik hier om naar het help-item te gaan.

Btw

Ook op het gebied van btw willen we het één en ander weten.

De volgende informatie is nodig:

  • Over welk tijdvak wordt de btw/icp-aangifte gedaan?
  • Moeten we rekening houden met fiscale eenheden?
  • Zo ja, welke zijn dat?
  • Wat is het btw-nummer van de fiscale eenheid?

Instructies voor aanleveren

Let bij het aanleveren op de volgende punten:

  • Zorg dat je de informatie compleet en overzichtelijk aanlevert

Verbijzondering

Wanneer je gebruik maakt van verbijzonderen (bijvoorbeeld: kostenplaatsen of kostendrager) kunnen wij deze vast overnemen.

De volgende informatie is nodig:

  • Op heveel assen vrbijzonderen jullie?
  • Wat zijn de verbijzonderingen?
  • Wat zijn de toewijzingen van de verbijzonderingscodes?
    Met andere woorden: Mag elke verbijzonderingscode bij elk grootboek gebruikt worden of zit hier een indeling in?

Instructies voor aanleveren

Lever bij de verbijzonderingen de volgende gegevens aan in Excel:

  • Naam
  • Code van de verbijzondering