Juni 2025   Zorg branche

Als jouw organisatie ook subsidies aanvraagt en budget ontvangt, dan is projecten in AFAS en mooie oplossing voor je administratie.

Het zou zomaar kunnen, dat je subsidies nu nog bijhoudt in Excel en documentatie hierover op een gedeelde interne schijf staat. In AFAS is dat heel makkelijk bij te houden en voor alle betrokkenen snel toegankelijk.

Je maakt een project aan met een begin- en einddatum en dan kan je in één oogopslag zien welke subsidies actueel zijn, wie er op dat project werkzaam zijn, hoeveel van het beschikbare budget al gebruikt is en hoeveel uren op het project zijn geschreven. Je kan de inkoopfacturen bij de boeking simpel aan het subsidieproject koppelen en daarmee heb je direct inzicht in de financiële stand van zaken. Volledige controle dus.

Weten of dit ook iets voor jouw organisatie is? Kijk dan naar de webinar ‘Grip op subsidies’. Hierin vertellen we alles over hoe je projecten zo kunt inrichten dat je subsidies kan vast leggen en vertelt een klant hoe zij dit hebben gedaan. 

FAQ

• Welke licentie heb ik nodig om subsidies in AFAS te kunnen registeren?
  Vanwege de integratie tussen HRM, financieel en projecten is een ERP-licentie nodig.
• Kunnen subsidieprojecten geautoriseerd worden voor alleen betrokkenen?
  Ja, dat kan. Je kan projecten autoriseren en daarnaast is het mogelijk om een subsidiesportaal te maken welke geautoriseerd kan worden voor specifieke rollen.
• Zit er een beperking op registreren van het aantal subsidies in AFAS?
  Nee, hier zit geen beperking op
• Is het mogelijk om uren én kosten te registeren op een subsidiesproject?
  Ja, het is mogelijk om zowel uren als kosten te registeren. Uiteraard is het ook mogelijk om alleen uren of alleen kosten te registreren.
• Kan ik subsidieprojecten ook inzien in de Pocket app?
  Ja, subsidieprojecten zijn ook, net als alle andere projecten, via de AFAS Pocket App in te zien.
• Kan ik ook vrije velden vastleggen op een subsidieproject?
  Ja, het is heel goed mogelijk om specifieke vrije velden vast te leggen op een subsidieproject.
• Kan ik een team aan een subsidieproject koppelen?
  Ja, dit is mogelijk. In een team kunnen dan zowel interne medewerkers, maar ook externe medewerkers worden toegevoegd. Daarnaast is het ook mogelijk rollen toe te kennen aan deze medewerkers.
• Is het mogelijk om aparte workflows en dossieritems toe te voegen aan subsidieprojecten.
  Ja, dit is mogelijk. Hiermee kan vanaf de initiatie van een project t/m het afronden een volledig dossier worden opgebouwd (documenten, voortgang, fases, signalering, rapportage).
• Hoe werkt de integratie tussen AFAS financieel en AFAS projecten?
  Projecten worden als sub-administratie ingezet. Dat betekent concreet dat de financiële boekingen verlopen via het reguliere proces waarbij een directe link wordt gelegd door een projectnummer (=beschikkingsnummer) te koppelen aan de inkoopfactuur. Daarmee worden de kosten direct ook zichtbaar op het subidieproject. De projectleider van de subsidies kan ook onderdeel worden van het procuratieschema. Het proces van betaling en dergelijke blijft onveranderd. In de praktijk wordt er ook vaak een kostenplaats aangemaakt om de integratie tussen projecten en de financieel uit te breiden.

• Welke begrippen zijn van toepassing?
  Subsidie = project
  Beschikking = voorcalculatie = begroting in uren en/of kosten
  Uitnutting = nacalculatie = realisatie in uren en/of kosten
  
   

Bekijk meer van de jaarplanner