Augustus 2025   Branche Zorg / Branchespecifiek 

Je vrijwilligersadministratie moet goed worden geregeld als onderdeel van je HR-proces. Gelukkig kun je die hele administratie onderbrengen met de software van AFAS. Nieuwsgierig naar onze visie op vrijwilligersadministratie in AFAS, lees dan onze blog. In een webinar leggen Pim en Evelien uit hoe je de vrijwilligersadministratie in AFAS kan inrichten en gebruiken. 

Wil je er mee aan de slag en heb je hulp nodig? Neem contact met ons op!

FAQ

• Hoe kan ik de vrijwilliger het beste registeren in AFAS?
  Je kan de vrijwilligers aanmaken als medewerker onder een aparte (nieuwe) werkgever. Kies in het veld 'soort medewerker' voor een medewerker die niet verloond kan worden, zie https://help.afas.nl/vraagantwoord/NL/SE/66259.htm
• Kan ik voor indienst, mutaties en uitdienst profielen voor vrijwilligers aanmaken?
  Ja, dat kan. Je kan profielen die je al gebruikt kopiëren en inrichten voor vrijwilligers.
• Kan ik de vrijwilligerscoördinatoren autoriseren voor alleen de vrijwilligers?
  Je maakt de vrijwilliger aan als medewerker en daarmee koppel je een organisatorische eenheid (oe/afdeling) aan de vrijwilliger. De vrijwilliger krijgt een plek in het organigram. De vrijwilligerscoördinator plaats je als 'leidinggevende' op de bovenliggende afdeling en daarmee regel je de autorisatie. Omdat je de vrijwilligers aan een nieuwe/aparte werkgever koppelt, kan je de vrijwilligers gescheiden houden van je andere medewerkers.
• Kan een declaratie via vrijwilligerscoördinatoren worden beoordeeld?
  Dat kan omdat je een workflow zo kan inrichten dat het proces moet worden beoordeeld door de leidinggevende, dat is in dit geval de vrijwilligerscoördinator. 
• Is de vrijwilligersportal ook beschikbaar als app?
  Nee, de AFAS Pocket app en AFAS InSite zijn niet te gebruiken door de vrijwilliger, omdat hier licentiekosten aan zijn verbonden. AFAS OutSite kan worden ingezet als vrijwilligersportaal waar de vrijwilliger belangrijke zaken kan regelen, zoals het indienen van een declaratie.
• Wat zijn de kosten voor de licentie voor vrijwilligers?
  In principe heb je geen extra licentiekosten wanneer je onze tips en inrichtingsadviezen volgt. Je mag een vrijwilliger natuurlijk altijd aanmaken als 'gewone' medewerker, zodat hij/zij ook toegang heeft tot AFAS Pocket app en AFAS InSite, maar dan betaal je per vrijwilliger het standaard tarief per gebruiker. 
• Kan een vrijwilliger ook een medewerker zijn?
  Dat kan, maar dan is het niet te voorkomen dat je twee medewerkers (met eigen code) moet aanmaken. 
• Kan de vrijwilliger zijn beschikbaarheid opgeven?
  Je kan de beschikbaarheid van de vrijwilliger vastleggen in het rooster. Helaas kan de vrijwilliger dit niet zelf aanpassen, maar je kan hiervoor wel een workflow inrichten, zodat bijvoorbeeld de vrijwilligerscoördinator dit kan aanpassen via InSite.
• Wat als de vrijwilliger op meerdere locaties werkzaam is?
  Je kan met formatieverdeling een vrijwilliger 'verdelen' over meerdere locaties (afdelingen, oe's).

Bekijk meer van de jaarplanner