Van archiefkast naar digitaal dossier

Inkomende en uitgaande post - mee met de tijd mee en af van papierstromen in je organisatie met de standaard documentoplossingen in AFAS.


Archiefkasten vol dossiers en documenten en niemand weet waar de stukken zich precies bevinden of zijn opgeslagen. Niet meer van deze tijd! Profit biedt dé mogelijkheid om de (stoffige) archiefkast in te ruilen voor een veilig en gestructureerd digitaal dossier, waarbij: stukken efficiënt worden opgeslagen, documenten via workflows worden verstuurd, er met één druk op de knop standaard brieven gegenereerd worden inclusief rechtsgeldige digitale handtekening. Kortom, efficiënte vastlegging en optimaal inzicht in jouw documentstromen!

We verwachten dat je 2 dagen ondersteuning vanuit AFAS nodig hebt om de template in te richten.

Belangrijkste onderdelen

De belangrijkste onderdelen


1. HR documenten

Vanuit het systeem gegenereerde documenten zoals arbeidscontracten en bevestigingsbrieven. Deze documenten zijn met één druk op te knop te genereren en worden direct in het dossier opgeslagen.

2. Workflows

Het digitaal gestructureerde beoordelingsproces van de documenten. Hierbij wordt inzichtelijk wie wanneer welke documenten heeft beoordeeld en wat het standaard proces is.

3. CRM dossier

Alle contactmomenten en afspraken geborgd in het dossier van de relatie. Zo is voor elke medewerker altijd inzichtelijk wat de historie en situatie van de klant is.

4. Inzicht

Het dossier dashboard is de perfecte tool om inzicht te hebben in de dossierstromen. Het geeft inzicht in aantallen van dossieritems, openstaande dossieritems en doorlooptijd in de workflow.


Stappenplan

Stappenplan

Wat ga je doorlopen als je dit proces gaat inrichten in AFAS?

1. Breng de dossierstructuur inclusief het proces in kaart

Denk hierbij bij aan ‘Hoe ziet jouw dossierstructuur er uit? Wie mag wat inzien? Wie mag wat toevoegen?

2. Bepalen of document als template kan dienen

Typ jij iedere arbeidsovereenkomst of offerte met de hand uit of is het mogelijk om deze documenten in een standaard Word of PDF document met één druk op de knop te genereren.

3. Bepalen van verschillende processen

Voor bepaalde dossieritems is vastlegging voldoende. Achter andere dossieritems hangt een proces waarbij beoordeling nodig is en sommige documenten dienen digitaal ondertekend te worden. Bepaal per dossieritem of het vastgelegd dient te worden, of dat het aan een workflow gekoppeld dient te worden of dat digitaal ondertekening nodig is. Werk voor de betreffende dossieritems de workflow uit. Houd hierbij rekening met de beslispaden en hou het simpel. Kijk ook eens kritisch welk proces digitaal ondertekend dient te worden? Of is een bevestigingsbrief voldoende?

4. Inrichten van signalen

Wil je op de hoogte worden gehouden wanneer de geldigheid van er een dossieritem dreigt te verlopen of wanneer er een dossier aan het dossier wordt toegevoegd? Profit genereert hier automatisch signalen voor.


Wat levert het op?

Wat levert het op?


  • Veilig en compleet (personeels)dossier dat altijd & overal inzichtelijk is
  • Bespaar op fysieke archiefruimte
  • Goed voor milieu en portemonnee
  • Eenvoudig en snel zoeken naar het juiste document
  • Een digitaal personeelsdossier dwingt een vaste structuur af, waardoor dossiers overzichtelijker worden en documenten sneller zijn terug te vinden
  • Medewerkers en leidinggevenden hebben inzage in het digitaal dossier, maar kunnen zelf ook documenten uploaden (via een workflow) in InSite
  • Eénmalige vastlegging
  • Dossiers zijn veilig voor fysieke gevaren, zoals brand en water
  • Eenvoudig taken en actieve berichtenondersteuning
Ontmoet de Succesmanager

Geïnteresseerd?

Ben je geïnteresseerd in een optimalisatiekans en wil je meer weten? Je kunt een vrijblijvende aanvraag doen om een afspraak te maken met een succesmanager. Maar je kunt ook direct een offerte-aanvraag doen voor deze optimalisatiekans!