Van budget tot betaling

Je hele inkoopproces geautomatiseerd met AFAS.


Is het bij jullie ook zoeken naar de aanvrager en budgethouder van een inkoopfactuur? Worden er vaak producten ad-hoc besteld zonder controle? Als je van te voren strategisch nadenkt over inkoopprocessen waar je als organisatie mee te maken hebt, creëer je meer structuur, inzicht in de aankomende kosten en voorkom je onnodige fouten. Door inkoopprocessen strategisch in te richten kun je budgetten, leveranciers en contracten perfect vastleggen. Zo is het voor iedereen duidelijk wat de afspraken zijn.

Belangrijkste onderdelen

De belangrijkste onderdelen


1. Budgetteren

Zonder budget geen goede financiële administratie. Stap één is, bepalen hoeveel geld je wilt reserveren voor je inkoopproces. Zo kun het ten alle tijden vergelijken met de realiteit en stel je signalen in zodat je direct weet of kosten hoger uitvallen dan gepland. Daarbij is het in je voordeel om een budgethouder te registreren zodat de beoordelingen en inzichten geborgd worden in de software.

2. Contractbeheer

Selecteer de leveranciers voor je inkoopproces en maak hier duidelijke afspraken mee. In de software leg je het gemaakte contract vast en beheer je deze. Maak ook direct aan je medewerkers duidelijk dat dit de leveranciers zijn waarbij ze diensten of producten mogen afnemen.

3. CRM dossier

Maak het inkoopproces makkelijk voor je medewerkers. Ga werken met OCI-koppelingen, digitale workflows en borg de afspraken die je met de leverancier hebt gemaakt. Zo zorg je ervoor dat het product of de dienst altijd voor dezelfde prijs en met dezelfde kwaliteit geleverd wordt. Op het moment dat de aankoop gedaan is wordt er direct een financiële verplichting aan gemaakt. Je weet immers al dat de factuur gaat komen. Zodra de factuur geaccordeerd is, wordt deze direct gematcht met de verplichting en het gekoppelde budget en wordt de betaling verwerkt.


Stappenplan

Stappenplan

Wat ga je doorlopen als je dit proces gaat inrichten in AFAS?

1. Standaard inkoopprocessen uitdenken binnen jullie organisatie

Denk daarbij ook aan het eventuele procuratieschema en verplichtingenadministratie.

2. Budgetten en budgethouders in kaart brengen

Welke budgetten zijn er binnen de organisatie en wie is waar verantwoordelijk voor? Dit is o.a. belangrijk voor het goedkeuren van de factuur en de workflow die daarvoor moet worden ingericht.

3. Inkoopportaal vormgeven

Wat voor inkopen worden er gedaan? Waar doet jullie organisatie allemaal inkopen en welke OCI koppelingen kunnen worden ingericht. 



Wat levert het op?

Wat levert het op?


  • Vooraf inzicht in de kosten
  • Het gemak van een standaard beoordelingsproces
  • Inzicht in lopende aanvragen
  • Inzicht in lopende contracten
  • Matching inkoopfactuur
  • Historie van aanvragen
  • Verantwoordelijke per contract
  • Prijsafspraken maken met leveranciers
  • Inzage in het gehele proces middels dashboards
Ontmoet de Succesmanager

Nog geen Succesmanager?

Ben je geïnteresseerd en wil je meer weten? Wij helpen je daar graag bij door bij je langs te komen. We spreken dan samen de optimalisatiekans(en) door en komen tot een plan.