Van budget tot betaling

Wat levert deze optimalisatiekans je op?

•  Volledig inzicht in je contracten en inkoopproces
•  Vooraf controle op inkoop
•  Rechtstreeks inkopen via de website van de leverancier middels OCI koppelingen

Hoeveel dagen consultancy heb je nodig?

+- 6 dagen

Functionaliteit

Financieel / Ordermanagement

Zit dit in mijn abonnement?

HRM/ Payroll | ERP

Wat gaan we precies inrichten?

Is het bij jullie ook zoeken naar de aanvrager en budgethouder van een inkoopfactuur? Worden er vaak producten ad-hoc besteld zonder controle? Als je van te voren strategisch nadenkt over inkoopprocessen waar je als organisatie mee te maken hebt, creëer je meer structuur, inzicht in de aankomende kosten en voorkom je onnodige fouten. Door inkoopprocessen strategisch in te richten kun je budgetten, leveranciers en contracten perfect vastleggen. Zo is het voor iedereen duidelijk wat de afspraken zijn.

Dit heb jij straks staan:

• Budgetten
  Als je gebruik maakt van het procuratieschema, kun je de goedkeuring van de aanvraag laten uitvoeren door de budgethouder en wordt de aanvraag ten laste van het budget geregistreerd.
  Uiteraard heb je als budgethouder direct zicht in de budgetruimte.
• Contractbeheer portal
  Heb je een leverancier die je vaker gebruikt, dan zou je daar een voorkeursleverancier van kunnen maken en de contractafspraken daarvan vastleggen. Bij het maken van de bestelling, kun je aangeven dat de bestelling gekoppeld moet worden aan het betreffende contract.
• Inkoopaanvraag portal
  De aanvraag loopt via een workflow en wordt omgezet naar offerte of order. Aanvragen doe je vanuit een productcatalogus, via een vrije aanvraag of via een OCI-koppeling. OCI is er om vanuit de webshop van de leverancier te bestellen en automatisch een inkoopaanvraag in Profit vast te leggen.
• Inkooporders
  Als de aanvraag is goedgekeurd kun je deze doorzetten naar de Inkooporder, zodat de bestelling bij de leverancier gedaan wordt.
  Dat kan per aanvraag of als je een inkoopafdeling hebt via Profit door daar de bestelling te maken van alle goedgekeurde aanvragen.
• Ontvangsten
  Zodra de goederen of diensten geleverd zijn kun je de levering daarvan registeren.
  Door middel van een goederenontvangst of het vrijgeven van de verplichting die gekoppeld is aan de inkooporder.
• Automatische e-factuur
  Het verwerken van de digitaal ontvangen inkoopfacturen is een proces op zich. Snelheid is daar van belang, want het is de start van het goedkeuren van de factuur via InSite en uiteindelijk het doen van de betaling aan de crediteur.
• Betaling
  De laatste stap in het proces is het betalen van de inkoopfactuur via een betaalopdracht. Je kunt ook een koppeling met de bank leggen, zodat betaalopdrachten direct klaar staan in de bank.

Aan de slag!