Automatisch starten van processen van een nieuwe medewerker met behulp van draaiboektaken.
Onboarden biedt de mogelijkheid om bij de sollicitant aanvullende gegevens uit te vragen. Denk hierbij aan (persoons)gegevens, identiteitsbewijs, opleidingen, etc.
Na het invoeren van deze gegevens door de sollicitant en akkoord door de beoordelaar worden de gegevens opgeslagen in Profit.
Met een draaiboek kun je een set van op te vragen gegevens en documenten samenstellen. Dit worden taken die vanuit de onboardenworkflow bij de sollicitant in de (OutSite) portal worden klaargezet. Je hebt de keuze tussen taken die onderdeel zijn van het onboardenprofiel en taken specifiek voor de functie van de nieuwe medewerker.
De standaard meegeleverde Onboarden Workflows houden rekening met deze extra stap in de workflow. De uitvraag wordt vanuit de workflow gestart en het onboarden proces wordt pas vervolgd zodra de benodigde informatie is aangeleverd door de sollicitant:
Eén keer inrichten.
Alle acties via workflow af te handelen.
Taken niet naar één persoon maar naar een gebruikersgroep.
Draaiboeken en persoonsdocumenten | Aanvullende gegevens |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Bepaal wie de aangeleverde gegevens moet controleren, voordat deze geregistreerd worden in het systeem.
Bij elke draaiboektaak regel bepaal je of de taak afgerond moet zijn bij onboarden. Denk van te voren na of het opgevraagde item dus een verplicht item is, en dus aangeleverd/geaccordeerd moet zijn vóór de workflow onboarden doorgezet kan worden. Of dat deze niet verplicht is en dus niet bepalend is voor de vervolgstap van de onboarden workflow.
Een sollicitant moet over de juiste gegevens en documenten beschikken voordat hij als medewerker aan de slag kan gaan. Bij het uitvragen van aanvullende gegevens krijgt de sollicitant de mogelijkheid om dit zelf aan te leveren. Denk aan:
Voor elk gegeven en document zijn workflows en profieltypen beschikbaar die je koppelt in het draaiboek.
Lees hier meer.
Naast het opvragen van gegevens, bied het draaiboek ook de mogelijkheid om standaard documenten als bijlage te genereren.
Dit zijn de:
Dit zijn documenten die de sollicitant moet ondertekenen, maar om deze documenten te kunnen genereren zijn er eerst persoonsgegevens nodig. De taken voor aanvullende gegevens moet dus eerst binnen zijn voordat de documenten gegenereerd kunnen worden.
De standaard meegeleverde Onboarden workflows houdt hier al rekening mee!
Lees hier meer.
Heb je een keuze gemaakt uit de op te vragen gegevens en documenten? Dan kun je hiervoor profielen gaan inrichten.
Voor elk gegeven en document zijn standaard workflows en profieltypes meegeleverd.
Loop deze dus na naar wens zodat dit aansluit bij jouw wensen en behoeften.
Het komt voor dat je ook eigen (persoons)documenten hebt of specifieke registraties. Die kun je zoals je gewend bent zelf maken door eigen profielen aan te maken.
Een geregistreerde registraties zijn officiële erkenningen voor professionals in bepaalde vakgebieden. Denk aan een ABG, BIG, VOG, SKJ, V&VN, RGS.
De profielen heb je nodig voor de koppeling in het draaiboek waarmee deze gegevens en documenten worden opgevraagd bij de nieuwe medewerker.
Naast de standaard profielen voor aanvullende gegevens kun je ook kiezen uit profielen van het type 'Dossier' die zichtbaar zijn op In- en OutSite. Na het selecteren van een vrij dossieritem worden de vervolgpagina voor InSite en OutSite gevuld.
Lees hier meer.
Binnen de onboarden workflows worden de aanvullende gegevens separaat uitgevraagd. Dit wordt gestart door de speciale actie ‘Aanvullende gegevens uitvragen’, die in de workflows standaard is opgenomen. Wanneer de uitgevraagde gegevens compleet zijn, wordt de speciale actie: ‘Draaiboek documenten genereren’ gestart.
Deze wordt bewust erna geplaatst, omdat de aanvullende gegevens eerst compleet moeten zijn zoals BSN en bankrekening. Dit is zodat de documenten met alle gegevens opgesteld kunnen worden.
Je beoordeelt de ingestuurde items per onderdeel. Want voor elk gegeven en document zijn standaard workflows meegeleverd.
Controleer deze en pas aan naar wens.
Lees hier meer.
Een draaiboek is een bundel taken rond onboarden. Voor elk gegeven dat je wilt uitvragen bij de sollicitant, maak je een draaiboektaak aan binnen het draaiboek.
Let op! Koppel jouw eigen draaiboek 'Aanvullende gegevens sollicitant' aan jullie eigen Onboarden profielen.
Lees hier meer.
Naast het algemene draaiboek die je voor iedere sollicitant gebruikt, kan je ook een aanvullend draaiboek op functie inrichten. Met dit draaiboek kan je functie specifieke documenten opvragen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een rijbewijs voor chauffeurs of een BIG-registratie voor een verpleegkundige.
Let op! Koppel jouw eigen draaiboek 'Aanvullende gegevens sollicitant vanuit functie' aan de betreffende functie in de eigenschappen van de werkgever.
Lees hier meer.
Binnen het draaiboek leg je regels vast. Deze noemen we draaiboekregels. Bij elke regel leg je het profiel, de gebruikersgroep en de omschrijving vast.
Je kunt ervoor bijvoorbeeld voor kiezen de vervolgpagina direct te starten als je wilt dat de sollicitant direct naar de gekozen vervolgpagina gaat, je bepaalt wanneer de draaiboektaak gegenereerd moet worden en je stelt in of de taak afgerond moet zijn bij onboarden.
Lees hier meer.
Plan altijd een de geplande taak 'Genereren draaiboektaken' in. Dan heb je er geen omkijken naar. De workflows worden automatisch gegenereerd o.b.v. de draaiboektaken.
Voor onbaorden en uitdienst is deze geplande taak verplicht.
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Onboarden sollicitant | Aanvullende gegevens sollicitant | Vooringericht met draaiboekregels - instapklaar |
Onboarden functie | Aanvullende gegevens sollicitant vanuit functie | Vooringericht met een voorbeeld draaiboekregel - instapklaar |
| Onboarden sollicitant PNIL | Aanvullende gegevens sollicitant | Vooringericht met draaiboekregels - instapklaar |
| Onboarden sollicitant stagiair | Aanvullende gegevens sollicitant | Vooringericht met draaiboekregels - instapklaar |