Contracten centraal vastleggen en beheren. De analysesessie.
Visie
Heb je een leverancier waar je vaker een bestelling plaatst, dan zou je deze als voorkeursleverancier kunnen aanmerken en de contractafspraken daarvan vastleggen. Bij het maken van een bestelling kun je dan verwijzen naar een bestaand contract. Door het vastleggen van een verantwoordelijke op het contract, wordt de contactverlenging of beëindiging via de workflow gerealiseerd waarbij je direct een opzegbrief binnen de workflow kunt genereren.
Bij het toevoegen van een contact ga je werken met een profiel, zodat je een aantal velden vooraf kunt invullen. Hierdoor kun je bijvoorbeeld alle huur- of onderhoudscontracten van de gebouwen de facilitair manager als verantwoordelijke laten invullen. Je hebt daarbij gelijk een workflow waarbij het nieuwe contract wordt beoordeeld door de verantwoordelijke. Binnen het contract wordt gewerkt met contractregels, zodat de verlenging als nieuwe regel toegevoegd kan worden op het moment van verlenging.
Uitgangspunten:
Portaal
Op het contractenportaal is het mogelijk om bestaande contracten in te zien. Deze contracten zijn met overzichten makkelijk in te delen. Op deze manier zijn de verschillende type contracten in aparte overzichten te plaatsen. Daarnaast is het mogelijk om op het portaal nieuwe contracten toe te voegen of contractdocumenten te koppelen aan bestaande contracten.
Profiel
Op de pagina van een contract is het mogelijk om verschillende velden te raadplegen en wijzigen. Het is mogelijk om per type contract aan te geven welke velden er zichtbaar zijn, ingevuld of gewijzigd mogen worden.
Welke type contracten kent men?
Wat moet er allemaal ingevuld worden op een contract?
Om grip te houden op de contracten is het belangrijk om deze te laten controleren. Het is mogelijk om nieuwe contracten te laten beoordelen door bijvoorbeeld een verantwoordelijke of contracteigenaar. Daarnaast kunnen ook aanpassingen, verlengingen of opzeggingen beoordeeld worden via dezelfde workflow.
Wie mag een contract wijzigen?
Hoe moet de goedkeuring eruit zien van bestaande of nieuwe contracten?
Met signalen is het mogelijk om op basis van gegevens of een datum een signaal af te laten gaan. Hiermee kun je een signaal of taak in InSite genereren, waarbij de ontvanger van het signaal actie moet ondernemen.
Signalen zijn belangrijk om te bewaken of contracten niet uit de tijd of budget lopen. Een voorbeeld van een standaard signaal is die op basis van de opzegdatum. Een bepaalde periode voor de opzegdatum krijgt de contractverantwoordelijke een signaal om actie te ondernemen, zodat het contract tijdig wordt verlengd of opgezegd.
Welke signaleringen moeten er komen?
Zijn er datumvelden waarop een signaal moet komen?
AFAS Profit biedt een volledig digitaal dossier voor inkooprelaties en financiële contracten. Je beheert alle documenten (we noemen deze 'dossieritems' in Profit) op één centrale plek. Het dossier is toegankelijk via Profit Windows en InSite.
Het dossier is een uitgelezen kans om je papieren archief op te ruimen en alles te digitaliseren, zodat je er altijd over kunt beschikken. Middels kenmerken is het mogelijk om documenten te ordenen, zodat deze makkelijk terug te vinden en analyseren zijn.
Het dossier heeft twee toepassingen:
Welke contractdocumenten wil je vastleggen?
Welke kenmerken moeten vastgelegd kunnen worden bij een document?
Het dashboard geeft inzicht in uitgaven aan lopende en toekomstige contracten. Je ziet hoeveel contracten stilzwijgend worden verlengd en wanneer. Ook heb je inzicht in de contractsoorten en verantwoordelijken. Verder wordt er ingezoomd op verzekeringscontracten en de zaken die daarmee verzekerd zijn.
Sinds Profit 7 (november 2025) wordt het dasbhoard uitgeleverd in Power BI. Lees hier meer over op de klantportal: https://klant.afas.nl/thema/power-bi