Waarom zou je nog papieren facturen verwerken?
Het verwerken van de inkoopfacturen is een tijdrovende bezigheid en behoort tot de dagelijkse werkzaamheden van de administratie. Bij grote hoeveelheden facturen is het verkorten van de doorlooptijd dan ook een serieuze zaak. In de meest ideale situatie krijg je van al je crediteuren een E-factuur die je direct op regelniveau kunt verwerken, matchen met je verplichting of automatisch confronteren. Na het journaliseren van de factuur zal er nog een goedkeuring plaats moeten vinden voordat er de betaling gedaan kan worden. Het tijdig inboeken is dus van essentieel belang. Voor het automatisch verwerken heb je naast een pdf van de factuur ook een UBL-bestand nodig. Dat is de digitale vertaling van de pdf in uniform formaat.
E-verbinding | Verwerken | Verwerken plus |
E-factuur inrichten | Inkoopfactuur boeken |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Het boeken van E-facturen is maar een onderdeel van de keten. Het verstrekken van de factuur is het startpunt, dus zet bij alle debiteuren de voorkeur verstrekking op UBL verstrekking.
AFAS heeft een koppeling met E-verbinding, via dit platform komen de inkoopfacturen automatisch in Profit binnen. Dit is een activering in Profit.
Je kunt inkoopfacturen automatisch vanuit de mailbox in Profit inlezen.
Het communicatieprofiel (MUBL) voor het automatisch inlezen van de inkoopfacturen uit de mailbox moet worden gedeblokkeerd en ingericht.
Daarnaast kun je een geplande taak opgeven om dit dagelijks automatisch te laten gebeuren.
Lees hier meer over het communicatieprofiel.
De integratiesoort zorgt voor het verwerken van de journaalpost nadat je de E-factuur automatisch hebt geboekt.
Daarbij is het mogelijk om de omschrijving van de e-factuur ook toe te voegen. (Je gebruikt dan code 7.)
Je kunt de verwerking van de journalisering zelf starten via de menukeuze, maar dit kan ook via een geplande taak.
Binnen het profiel moet je een aantal zaken goed instellen om de E-factuurregels goed te kunnen verwerken.
Lees hier meer.
Voor de verwerking is de matching van belang.
Voor het verwerken van de inkoopfacturen heb je een dagboek inkoop nodig. Aan dit dagboek zit de teller voor de inkoopfacturen gekoppeld. Bij het boekstuknummer leg je het factuurnummer vast die de leverancier op de factuur zet en deze gaat mee als kenmerk bij de betaling.
Lees hier meer.
Voor de nummering van de inkoopfacturen is een aparte teller aanwezig.
Bij voorkeur laat je het administratienummer en jaartal terugkomen in het nummer. Door de reeks een begin en einddatum te geven wordt het nummer toegekend op basis van de factuurdatum.
Lees hier meer.
Zorg ervoor dat je de medewerkers die belast zijn met het boeken van de inkoopfacturen recht geeft op de menukeuze E-factuur onder de crediteur.
De actie aanmaken nieuwe inkooprelatie is direct te starten in het boekingsscherm als het een nieuwe leverancier is. Werk je echter met inkoopaanvragen of verplichtingen dan kan bij het boeken van de factuur nooit voorkomen dat er een nieuwe leverancier is.
Lees hier meer.
(optioneel)
De standaard meegeleverde workflows zijn voorzien van conditionele afhandeling met als laatste stap de verantwoordelijke budgethouder.
Bij de kenmerkcombinatie koppel je de juiste flow.
Lees hier meer.
(optioneel)
De beoordeling van de inkoopfactuur kun je op basis van een bedrag door meerdere medewerkers laten beoordelen via het procuratieschema.
De instelling voor de procuratiegrondslag geldt voor de gehele omgeving.
De grensbedragen leg je vast per administratie.
(optioneel)
Werk je met een maandafsluiting en wil je achteraf een inkoopfactuur wijzigen in een geblokkeerde periode, bijvoorbeeld omdat de factuur voor een andere kostenplaats of project is? Dan kun je dit wijzigen met een aparte autoriseerbare actie. Zonder dat het impact heeft op rapportages over de afgesloten periode.
De wijziging wordt opgeslagen in de geblokkeerde periode. Het verschil wordt via een systeemboeking tegengeboekt in de geblokkeerde periode en via een systeemboeking opgeboekt in de eerste niet geblokkeerde periode.
Voor het nalezen van de inrichting van de E-factuur in de help raadpleeg je deze link.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Dagboek | Alle inkoopfacturen worden in dit dagboek geboekt. | Gebruik maar één dagboek ook als je naast de binnenlandse ook buitenlandse crediteuren hebt. |
2. Crediteuren | Bij het opvoeren van een leverancier of crediteur moet er minimaal één bankrekening worden opgevoerd om de betaling van de factuur op te kunnen doen. | Zorg dat naast de NAW-gegevens ook de voorkeur tegenrekening, de valuta en de bankrekening gevuld zijn. |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
E-factuur inkoop | Integratiesoort | In de tien administraties is integratiesoort 23 ingericht en worden de boekingen in dagboek 10 gedaan met als omschrijving bron + nummer + naam factuurrelatie. |