Weet precies wat er open staat.
Helaas is het zo dat niet alle klanten hun factuur direct voldoen. Sterker nog, er is helaas een aantal die de factuur helemaal niet betaalt of pas betaalt als er een aanmaning wordt verstuurd. Het versturen van de aanmaning is een proces dat regelmatig dient te gebeuren en onderdeel uitmaakt van de dagelijkse of wekelijkse procedures. Uiteraard gaat dit digitaal en kan de verzonden aanmaning worden opgenomen in het digitale dossier.
Aanmaningen inrichten |
Aanmaningen versturen |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Het verstrekken van de eerste en tweede aanmaning kun je prima in je dagelijkse werkzaamheden meenemen, of zelfs één maal per week. Voor de derde aanmaning wil je de post beoordeeld hebben, dus zou je deze eens per twee weken kunnen verstrekken.
Gebruik de weergave Ouderdomsanalyse om te bekijken wat er openstaat.
De rapporten worden vertaald, dus de taal bij de debiteur is leidend voor een Nederlandse, Franse, Engelse of Duitse aanmaning.
Het rekeningoverzicht geeft een overzicht van alle openstaande facturen van de debiteur, zonder te kijken naar de status van de aanmaning.
Door het vinkje niet-vervallen facturen ook meenemen aan te zetten is het overzicht compleet. Je gebruikt dit overzicht om de klant te informeren over wat er open staat in onze administratie.
Er wordt geen status van bijgehouden en je kunt het overzicht op elk gewenst moment verstrekken.
Lees hier meer.
Het verstrekken van de eerste aanmaning is het logisch gevolg van het uitblijven van een betaling. Deze zou ongezien gemaild kunnen worden naar de klant. Als je dagelijks factureert is het advies om ook de eerste aanmaning dagelijks te verzenden en bij voorkeur binnen 4 dagen na het vervallen van de factuur.
De tweede aanmaning is strenger van tekst en kan bijvoorbeeld éénmaal per week worden verstrekt maar als dat een te groot aantal is kun je deze ook dagelijks verstrekken.
Tot slot de derde aanmaning wat vaak ook de ingebrekestelling is. Die wil je zelf beoordelen voordat je deze verstrekt aan de klant. Er is ook een derde aanmaning met incassokosten, waarin de berekening van de wettelijke incassokosten is opgenomen.
Lees hier meer.
Om het beheer van de klanten die extra aandacht nodig hebben van de debiteurenbeheerder kun je gebruik maken van de tabel status bewaking op de stamkaart van de debiteur.
Lees hier meer.
Als onderdeel van het volledig betalen van de factuur kun je met de relatie afspreken dat er een gespreide betaling plaats gaat vinden.
Het vastleggen van de betaaltermijn doe je per factuur.
Let op:
Bij het verstrekken van de aanmaning wordt er gekeken naar de vervallen termijnen en niet naar het totaal van de factuur.
Lees hier meer.
(optioneel)
Met de Mollie kopelling is het mogelijk om een betaallink te versturen bij een factuur of aanmaning.
Door op deze betaallink te klikken kan de verkooprelatie deze direct betalen bij Mollie. Hiermee heb je een eenvoudige en laagdrempelige manier voor je relaties om te betalen.
(optioneel)
Het is mogelijk om de rente te berekenen op de aanmaning. Over maximaal 1 jaar wordt de rente berekend vanaf de vervaldatum of vanaf de laatste deelbetaling.
Op het tabblad aanmaning bij de financiële instelling geef je ook het aantal rentevrije dagen op en de grootboekrekening waar de berekende rente op geboekt moet worden op het moment dat de klant de openstaande post inclusief de rente betaalt.
Lees hier meer.
(optioneel)
Heeft de klant per ongeluk een factuur dubbel betaald, of is er door het verstrekken van een creditnota een negatief saldo ontstaan, dan kun je dit eenvoudig terugbetalen.
Het terugbetalen moet dan wel op het tabblad terugbetaling bij de bankrekening zijn opgegeven.
Lees hier meer.
Voor het vastleggen van alle communicatie rondom de openstaande posten is er een dossieritem beschikbaar.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.