Beheer openstaande posten

Weet precies wat er open staat.

Introductie

 

Helaas is het zo dat niet alle klanten hun factuur direct voldoen. Sterker nog, er is helaas een aantal die de factuur helemaal niet betaalt of pas betaalt als er een aanmaning wordt verstuurd. Het versturen van de aanmaning is een proces dat regelmatig dient te gebeuren en onderdeel uitmaakt van de dagelijkse of wekelijkse procedures. Uiteraard gaat dit digitaal en kan de verzonden aanmaning worden opgenomen in het digitale dossier. 

Voordelen:

  • Met de status bewaking zijn de debiteuren goed te monitoren.
  • Aanmaning versturen ten opzichte van de vorige aanmaning en volledig digitaal.
  • Aanmaningsrun per type aanmaning. Dus eerst alle eerste aanmaningen, dan alle tweede en vervolgens de run met derde aanmaningen.

Aanmaningen inrichten

 

Aanmaningen versturen

 

Bereid je goed voor

 



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
 

  1. Inventariseren
    Op welke manieren houd jij je openstaande posten in de gaten? Op welk moment stuur jij een herinnering/aanmaning naar de klanten die te laat zijn met betalen?
  2. Frequentie
    Hoe vaak stuur je een herinnering/aanmaning en welke tijd zit er tussen de verschillende aanmaningsbrieven?
  3. Inhoud
    Denk alvast na over de teksten die op de aanmaningsbrieven en berichtsjablonen (begeleidende mail) gezet moet worden.
  4. Wettelijke incassokosten
    Bepaal of de wettelijke incassokosten inclusief of exclusief btw moet worden doorbelast aan de debiteur.

Tip van de consultant



Het verstrekken van de eerste en tweede aanmaning kun je prima in je dagelijkse werkzaamheden meenemen, of zelfs één maal per week. Voor de derde aanmaning wil je de post beoordeeld hebben, dus zou je deze eens per twee weken kunnen verstrekken. 

Gebruik de weergave Ouderdomsanalyse om te bekijken wat er openstaat.

De rapporten worden vertaald, dus de taal bij de debiteur is leidend voor een Nederlandse, Franse, Engelse of Duitse aanmaning.

Welke functionaliteit krijg je in

Wat richt je in.

1. Rekeningoverzicht


Het rekeningoverzicht geeft een overzicht van alle openstaande facturen van de debiteur, zonder te kijken naar de status van de aanmaning.

Door het vinkje niet-vervallen facturen ook meenemen aan te zetten is het overzicht compleet. Je gebruikt dit overzicht om de klant te informeren over wat er open staat in onze administratie.

Er wordt geen status van bijgehouden en je kunt het overzicht op elk gewenst moment verstrekken. 

Lees hier meer.

2. Aanmanen


Het verstrekken van de eerste aanmaning is het logisch gevolg van het uitblijven van een betaling. Deze zou ongezien gemaild kunnen worden naar de klant. Als je dagelijks factureert is het advies om ook de eerste aanmaning dagelijks te verzenden en bij voorkeur binnen 4 dagen na het vervallen van de factuur.

De tweede aanmaning is strenger van tekst en kan bijvoorbeeld éénmaal per week worden verstrekt maar als dat een te groot aantal is kun je deze ook dagelijks verstrekken.

Tot slot de derde aanmaning wat vaak ook de ingebrekestelling is. Die wil je zelf beoordelen voordat je deze verstrekt aan de klant. Er is ook een derde aanmaning met incassokosten, waarin de berekening van de wettelijke incassokosten is opgenomen. 

Lees hier meer.

3. Status bewaking


Om het beheer van de klanten die extra aandacht nodig hebben van de debiteurenbeheerder kun je gebruik maken van de tabel status bewaking op de stamkaart van de debiteur.

Lees hier meer.

4. Betaaltermijn


Als onderdeel van het volledig betalen van de factuur kun je met de relatie afspreken dat er een gespreide betaling plaats gaat vinden. 

Het vastleggen van de betaaltermijn doe je per factuur. 


Let op:

Bij het verstrekken van de aanmaning wordt er gekeken naar de vervallen termijnen en niet naar het totaal van de factuur.

Lees hier meer.

5. Mollie koppeling


(optioneel)

Met de Mollie kopelling is het mogelijk om een betaallink te versturen bij een factuur of aanmaning.

Door op deze betaallink te klikken kan de verkooprelatie deze direct betalen bij Mollie. Hiermee heb je een eenvoudige en laagdrempelige manier voor je relaties om te betalen.

 

6. Renteberekening


(optioneel)

Het is mogelijk om de rente te berekenen op de aanmaning. Over maximaal 1 jaar wordt de rente berekend vanaf de vervaldatum of vanaf de laatste deelbetaling.

Op het tabblad aanmaning bij de financiële instelling geef je ook het aantal rentevrije dagen op en de grootboekrekening waar de berekende rente op geboekt moet worden op het moment dat de klant de openstaande post inclusief de rente betaalt.

Lees hier meer.

7. Terugbetalen


(optioneel)

Heeft de klant per ongeluk een factuur dubbel betaald, of is er door het verstrekken van een creditnota een negatief saldo ontstaan, dan kun je dit eenvoudig terugbetalen.

Het terugbetalen moet dan wel op het tabblad terugbetaling bij de bankrekening zijn opgegeven.

Lees hier meer.

 

 

8. Dossier


 

Voor het vastleggen van alle communicatie rondom de openstaande posten is er een dossieritem beschikbaar. 

 

 

 

9. Standaard inrichting


(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?