Bestelportal in OutSite

Klanten bestellen orders via de portal.

Introductie

 

Met de bestelportal in OutSite kan je ingelogde klant eenvoudig bestellingen bij je plaatsen op een manier die lijkt op het winkelen in een webshop, waarbij je artikelen toevoegt aan een winkelmandje. Nadat je klant heeft besteld, wordt de bestelling eerst automatisch ter beoordeling vastgelegd als verkoopaanvraag in Profit Windows en kan de backoffice deze beoordelen. Vervolgens wordt deze verkoopaanvraag, na bevestiging door de backoffice, een definitieve verkooporder in Profit. Dit proces verloopt zonder workflow.

Je klant kan op twee manieren in OutSite bestellen:

  • via het product in de productcatalogus.
  • door een verkooporder opnieuw te bestellen.

Je kunt deze twee manieren ook combineren.

Voordelen:

  • Klant bij het bestelproces betrekken.
  • Klant kan eenvoudig een verkooporder opnieuw bestellen.
  • Administratieve last van de backoffice verminderen.

Bestelportal via OutSite

AFAS Open 2020

 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Outsite
    Controleer of Ordermanagement in OutSite al is ingericht. Dit moet eerst ingericht zijn voordat je aan de slag kunt met de Bestelportal in OutSite.
  2. Artikelen
    Bepaal welke artikelen en via welke producten je wilt kunnen bestellen op de portal.
  3. Verkoopaanvraag
    Bepaal wie in je organisatie de verkoopaanvraag in Profit beoordeelt en bevestigt.

Tip van de consultant


De verkoopaanvraag is een functionaliteit die alleen beschikbaar is in OutSite. 

De bestelling wordt als verkoopaanvraag getoond in Profit met de statussen Concept en Te beoordelen, maar is eigenlijk in het gehele proces een verkooporder. Na het bevestigen van de verkoopaanvraag wijzigt de status in actief, waarna deze zichtbaar wordt als verkooporder.

Als de aanvraag is vervallen, dan is het een order met interne status Handmatig afgehandeld (externe status is vervallen) en zichtbaar in de verkooporder weergaven.

Welke functionaliteit krijg je in

OutSite


  • Orders en producten

Wat richt je in.

1. Activering


 

De activering Bestelportal in OutSite is optioneel en deze moet aan staan om met verkoopaanvragen te kunnen werken.

Lees hier meer.

 

 

 

2. Instellingen


 

In de instellingen van Ordermanagement op het tabblad Bestelportal OutSite stel je de administratie in waarin de verkooporders moeten worden aangemaakt die via de bestelportal worden besteld. 

Daarnaast kun je hier een andere bedankpagina instellen als je niet de standaard bedankpagina wilt gebruiken.

Als je met meerdere magazijnen werkt stel je hier ook het magazijn voor de verkooporders die worden vastgelegd via de bestelportal. Uit dit magazijn wordt de voorraad gereserveerd op het moment dat de verkoopaanvraag is bevestigd in Profit.

Lees hier meer.

3. Productgroep


 

 Je klant bestelt artikelen uit een productcatalogus en vult het winkelmandje.

Je deelt je assortiment in productgroepen in. Belangrijk hierbij is dat je Zichtbaar in OutSite (portal) en Beschikbaar voor verkooporders in OutSite aanvinkt bij de betreffende productgroepen die zichtbaar en beschikbaar mogen zijn om te bestellen in OutSite. 

 

 

4. Autorisatie

 


 

Zorg dat de contactpersoon van een organisatie mag bestellen via OutSite. Maak hierbij gebruik van de standaard meegeleverde autorisatierollen Besteller of Beheerder klantportal.

De standaard gebruikersgroep Verkoop (Profit) is geautoriseerd voor het menu Verkoopaanvraag en alle acties binnen dit menu.

Lees hier meer.

5. Activeren type pagina

 


 

Je activeert de typen pagina's Producten, Verkooporders, Pakbonnen en Facturen in de site.

Lees hier meer.

 

 

6. Pagina's opmaken OutSite


 

Door het activeren van de type pagina's Verkooporder en Product zijn de (overzicht)pagina's automatisch beschikbaar.

Plaats dit onderdeel op de gewenste plek in OutSite.  

Lees hier meer.

7. Berichtsjabloon


 

Bij het bevestigen van de verkoopaanvraag door de backoffice in Profit krijgt de contactpersoon die de order heeft besteld de bevestiging gemaild. 

Voor het versturen van dit e-mailbericht is een standaard berichtsjabloon met daarin een link naar de portal: Verkooporder t.b.v. OutSite (Profit).

Voor het laten vervallen van een verkoopaanvraag kun je ook een bericht versturen. De actie Vervallen kent een speciale eigen wizard. Het standaard berichtsjabloon is Order bestelportal vervallen (Profit).

Daarnaast is er een berichtsjabloon Signaal - Verkooporder langer dan 7 dagen in concept op bestelportal OutSite (Profit) welke is gekoppeld aan het gelijknamige signaal. 

Lees hier meer.

8. Standaard inrichting


 

(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat


 

Beschrijving


 

Advies


 

1. Productgroepen

Voor het kunnen bestellen heb je productgroepen nodig.

Maak de productgroepen aan of importeer deze bij grote aantallen.

2. Artikelen

Voor het vullen van de productgroepregels heb je artikelen nodig.

Maak de artikelen aan of importeer deze bij grote aantallen.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?

 

Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat


 

Type


 

Beschrijving


 

Klantportal

OutSite

Het afgeschermde deel van OutSite waar de klant met de rol besteller ook bestellingen bij jou kan plaatsen.

 

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?