Bewakingscodes

Bewakingscodes helpen je grip te houden op onderdelen van de werkbegroting.

Introductie

 

Je gebruikt bewakingscodes om, het op door jouw gewenste, inzicht te verkrijgen in de financiële voortgang van je project. In Profit worden de bewakingscodes als items van een bepaald itemtype opgenomen. Bewakingscodes zijn altijd óf van het itemtype werksoort of kosten. Dit is van belang voor onder andere de journalisering.

Bewakingscodes van het type:

  • arbeid zijn in Profit werksoorten.
  • materiaal, materieel en onderaanneming zijn in Profit kosten.

De bewakingscode bevat de instelling ‘meerdere inkooporders’. Hiermee kan de gebruiker inrichten of werkbegrotingsregels meerdere keren ingekocht mag worden en hoe dit vervolgens verwerkt wordt in de cijfers van de werkbegroting.  Aan de instelling ‘meerdere inkooporders’ wordt de optie inkoop -en uitvoerresultaat terug in begroot toegevoegd.


Let op: Alle calculatiecodes zoals deze in het calculatieprogramma gehanteerd worden dienen bij voorkeur aanwezig te zijn bij het inlezen van de calculatie zodat deze niet aangemaakt hoeven te worden bij het inlezen. In de demo omgeving maken we gebruik van de standaard STABU codering. In de template omgeving zijn geen codes aanwezig. De STABU codering is in excelbestand te downloaden.

Voordelen:

  • Met de juiste bewakingscodes kan je op projecten eenvoudig je financiële voortgang bekijken op de verschillende niveau's.
  • Vanuit de werkbegroting kun je inkopen vastleggen op bewakingscodes en zodoende direct inzicht verkrijgen in het inkoopresultaat.
  • Door uren en standopnames te boeken op bewakingscodes kun je direct zien hoe de voortgang van je project ten opzichte van de gecalculeerde uren.

Bereid je goed voor


Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat. 

  1. Niveau van rapportage
    Bepaal op welk niveau je financieel inzicht wilt hebben in je projecten. In de template wordt hier een standaard “codeboek” voor uitgeleverd. Deze is gebaseerd op de STABU hoofdstukken en paragrafen. Voor ieder type projectkosten dient een aparte bewakingscode aangemaakt te worden.
  2. Onderscheid bewakingscode/itemcode
    Bepaal of je een onderscheid wilt maken tussen calculatieregel (itemcode) en bewakingscode (bewakingscode). Vaak wordt deze code gelijk gehouden, maar het is mogelijk om af te wijken hiervan. Voorbeeld is dat de calculatieregel op code 22001 (Betonsteen Met Mortel , type materiaal) maar dat de bewakingscode 221 (metselwerk) is. 

Tip van de consultant


Wil je toch nog een nieuwe bewakingscode toevoegen, doe dat dan altijd voor alle vier de type projectkosten, ook al denk je deze nooit te gaan gebruiken. Misschien heb je ze nu niet nodig, maar over een paar jaar wel.

Welke functionaliteit krijg je in

Wat richt je in.

1. Bewakingscode


 

Voeg de bewakingscode toe voor de verschillende type projectkosten (MAMO). Houd hierbij rekening met het gegeven dat voor ieder type projectkosten een aparte bewakingscode moet worden toegevoegd.

Wil je een deel of volledige gebruik maken van de STABU codering download dan het excelbestand, pas de regels aan waar nodig en importeer de gegevens.

Lees hier meer.

2. Kosten


 

Voeg de kostensoorten toe voor de verschillende codes die gebruikt worden voor het opstellen van de calculatie.

Uiteindelijk kan men in de werkbegroting op kostencode selecteren om de inkopen mee te plaatsen.

Lees hier meer.

3. Werksoort


 

Voeg de werksoorten toe voor de verschillende codes die gebruikt worden voor het opstellen van de calculatie.

Voor het daadwerkelijk boeken van de uren wordt vaak gebruikt gemaakt van een tweetal werksoorten, namelijk gewerkte uren en gewerkte uren inleen.

Vervolgens wordt een bewakingscode meegegeven zodat deze in de werkbegroting op de juiste plek terecht komt.

Lees hier meer.

4. Standaard inrichting


 

(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat


 

Beschrijving


 

Advies


 

1. Bewakingscode

De bewakingscodes op basis van STABU zijn in een excelbestand aanwezig. Wil je daarvan afwijken kun je andere codes invoeren en regels verwijderen uit het bestand. 

Gebruik de STABU codering en importeer het bestand.

2. Kosten

De kostencodes zijn nodig om de inkoop te kunnen doen.

Voeg deze handmatig toe. Voor grote aantallen is er een import beschikbaar.

3. Werksoort

Voor het vastleggen van uren wordt gebruik gemaakt van werksoorten. 

Voeg deze handmatig toe. Voor grote aantallen is er een import beschikbaar.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?