Vertaal je jaarstrategie naar cijfermatige doelstellingen.
Als organisatie bepaal je voor het komende jaar een strategie met bijbehorende activiteiten vervolgens kun je dit met een budget cijfermatig in beeld brengen. Budgetteren helpt je om de gemaakte plannen te beoordelen en zo nodig bij te sturen.
Bij het budgetteren kun je kiezen voor twee verschillende methodes:
Het verbruik van het budget komt tot stand doordat er bijvoorbeeld inkoopaanvragen worden gedaan die ten laste van een budget plaatsvinden. Deze worden dan beoordeeld door een budgethouder. Deze kun je vastleggen op de grootboekrekening maar als je werkt met verbijzondering ook op de verbijzonderingscode.
De budgethouder heeft ook de mogelijkheid om en deel van het budget toe te wijzen aan een reservering en daar één van de medewerkers aan te koppelen. We spreken dan van een deelbudgethouder.
Deelbudgethouder |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Maak de budgethouders verantwoordelijk voor het budget en zorg voor een goede training voorafgaand aan de ingebruikname. Maak voor de budgethouders ook de mogelijkheid duidelijk voor het gebruik van deelbudgethouders.
Voor het budget bij een omzetrekening vul je het bedrag negatief in (voorafgegaan door een minteken).
Gebruik zo min mogelijk grootboekrekeningen. Bijvoorbeeld één rekening energiekosten in plaats van drie aparte rekeningen voor gas, water en elektra.
Op het budget tabblad vul je de instellingen in voor:
Open het Extra tabblad en vul daar de budgetteren instellingen in:
Wil je aantallen, bedragen of bedragen en aantallen budgetteren?
Kies de periodeverdeeltabel om de verdeling binnen het boekjaar op te geven.
Werk je met verplichtingen om je budget uit te nutten dan is het aan te raden om aan te vinken dat je verplicht bent om via het inkoopboek een verplichting af te boeken.
Maak een budgetscenario aan die je de naam Voorkeur budget meegeeft.
Wil je meer scenario's, voeg ze dan per administratie toe.
Voorbeelden zijn:
Let op: Je kunt per administratie maar één scenario opgeven die als default wordt gebruikt op diverse overzichten en dashboards.
Lees hier meer.
(optioneel)
De standaardtabel is een normaal verdeling, dus jaarbudget gedeeld door 12 is het maandbudget.
Je zult meerdere verdeeltabellen aan moeten maken als je seizoensinvloeden wilt laten terugkomen in het beschikbare budget per periode.
Lees hier meer.
(optioneel)
Werk je met budgetten per afdeling dan werk je met verbijzondering. Je boekt dan niet alleen de kosten op een grootboekrekening, maar ook op een aanvullende code van de afdeling.
(optioneel)
De budgethouder heeft een belangrijke taak in het bewaken van zijn/haar afdelingsbudget. In de workflows voor de goedkeuring van inkoopaanvragen en inkoopfacturen heeft hij/zij ook beoordelingsrol.
Lees hier meer.
(optioneel)
De budgethouder heeft de mogelijkheid om bij het reserveren van het budget een medewerker verantwoordelijk te maken. Dan spreken we van een deelbudgethouder. Deze krijgt voor het toegewezen deel dezelfde rechten als de budgethouder.
De deelbudgethouder is uiteraard ook opgenomen in de workflows van de inkoopofferte en de inkooporder.
Lees hier meer.
(optioneel)
Vaak liggen er allerlei moeilijke berekeningen vast aan het uiteindelijke jaarbudget en worden deze in Excel gedaan.
Maak de excel dan zo dat er een bestand in CSV formaat kan worden gegenereerd die te gebruiken is om te importeren.
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
(optioneel)
Je kunt memoriaalboekingen beoordelen via de workflow. Hiermee houd je grip op boekingen die mogelijk 'interen' op een budget.
Lees hier meer.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Grootboekrekeningen | Om budgetten te kunnen opvoeren moet je grootboekrekeningen hebben waarbij de code voor budgetteren staat ingevuld. | Zorg ervoor dat het grootboekschema vanuit de financieel verantwoordelijke is opgevoerd, waarbij zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van de meegeleverde standaard. |
2. Opvoeren budgetten | Voer per budgetscenario /jaar/periode/grootboekrekening /verbijzondering je budget op. Dit op basis van de gekozen periodeverdeeltabel. | Bij voorkeur importeer je de gegevens omdat het vaak veel regels zijn. |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke branche onderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Daarbij moet je denken aan aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, Insite-inrichting, autorisatie, en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Drie budgetscenario's | Inrichting | Naast het voorkeur budget ook het groei- en krimpscenario in alle aanwezige administraties. |