Bestel je vaker bij dezelfde leverancier dan kun je de contractafspraken vastleggen in een contract.
Heb je een leverancier waar je vaker een bestelling plaatst, dan zou je deze als voorkeursleverancier kunnen aanmerken en de contractafspraken daarvan vastleggen. Bij het maken van een bestelling kun je dan verwijzen naar een bestaand contract. Door het vastleggen van een verantwoordelijke op het contract, wordt de contactverlenging of beëindiging via de workflow gerealiseerd waarbij je direct een opzegbrief binnen de workflow kunt genereren.
Bij het toevoegen van een contact ga je werken met een profiel, zodat je een aantal velden vooraf kunt invullen. Hierdoor kun je bijvoorbeeld alle huur- of onderhoudscontracten van de gebouwen de facilitair manager als verantwoordelijke laten invullen. Je hebt daarbij gelijk een workflow waarbij het nieuwe contract wordt beoordeeld door de verantwoordelijke. Binnen het contract wordt gewerkt met contractregels, zodat de verlenging als nieuwe regel toegevoegd kan worden op het moment van verlenging.
Contractbeheer | Contracten uitnutten | Contractbeheer 2.0 |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Het proces van verlengen en opzeggen loopt via meegeleverde signalen en workflow, pas hooguit de dagen van de signalen aan.
Leg het getekende contract als bijlage vast in het dossier bij het contract.
Je kunt bij opzeggen een dossieritem "Uitgaande post" toevoegen met het document Opzegbrief contract financieel (Profit), hiermee verstrek je een brief of mail aan de leverancier. Lees hier meer.
Je kunt de vaste activa die verzekerd zijn aan het betreffende verzekeringscontract koppelen.
Alle contracten krijgen een uniek volgnummer wat niet meer aan te passen is.
Het is dus van belang om de nummering te controleren of aan te passen voordat het eerste contract wordt opgevoerd.
Waar je dat kunt instellen lees je hier.
Per administratie leg je een percentage en bedrag van de afwijking vast. Als je een combinatie van die twee invult, dan wordt eerst het maximumverschil berekend op basis van het percentage.
Als je een reservering of verplichting afboekt en het restbedrag is kleiner dan het grensbedrag, krijg je de vraag of je het verschil wilt afboeken. Kies je voor ja, dan zal de verplichting of reservering volledig afgeboekt worden en op afgehandeld gezet worden. Je krijgt de vraag niet als het verplichtingsbedrag helemaal wordt opgebruikt.
Laat je de velden leeg, dan komt de vraag nooit naar voren.
Lees hier meer.
De vrije tabel Type contract kun je vooraf vullen met de door jouw organisatie gebruikte contacten.
Denk daarbij aan:
Voor het opvoeren van de contracten via InSite kun je gebruik maken van een profiel. Hierdoor ben je in staat om vooraf de standaard velden in te voeren. Denk daarbij aan huurcontacten van gebouwen altijd op grootboekrekening Huren. De verplichting automatisch evenredig verdeeld over de maanden van het contract.
Lees hier meer.
(optioneel)
De standaard meegeleverde workflow voor contractverlenging wordt gestart vanuit een signaal. De verantwoordelijke van het contract krijgt een taak om te beoordelen of het contract verlengd of opgezegd moet worden.
Lees hier meer.
(optioneel)
Het signaal voor de contractverlenging start, bij het verlopen van of stilzwijgende verlenging van het contract, 60 dagen voor de opzegdatum. De opzegdatum is de einddatum contract min de opzegtermijn.
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Inkooprelaties | Een contract wordt aangegaan met een inkooprelatie of crediteur. Deze zal dus bekend moeten zijn voordat er een contract opgevoerd kan worden. | Zorg ervoor dat de financieel verantwoordelijke de benodigde stamgegevens in Profit heeft staan. |
2. Medewerkers | Deze zijn nodig om als verantwoordelijke opgevoerd te worden op het contract. | Zorg dat de personeelsadministratie alle medewerkers heeft opgevoerd. |
3. Grootboekrekeningen | Vanuit het contract kan er een verplichting worden aangemaakt. Daarvoor is er een koppeling naar het grootboek nodig. | Zorg ervoor dat de financieel verantwoordelijke het meegeleverde grootboekschema heeft aangevuld of aangepast. |
4. Contracten | Alle lopende contracten met de verschillende leveranciers kunnen worden vastgelegd. Voor de toekomstige periodes wordt een voorstel voor de verplichting gemaakt. | Vaak worden deze gegevens handmatig toegevoegd omdat er geen data voorhanden is. Is die er wel, bedenk dan dat importeren ook een mogelijkheid is. |