CSR

Corporate Social Responsibility oftewel CSR. Op dit portaal vind je alles wat je moet weten over CSR, kan je een aanvraag insturen en alle aanvragen inzien en zie je het laatste nieuws.

 

Introductie

Vervuiling, sociale ongelijkheid, klimaatverandering… deze wereld kan zoveel beter! Daar zijn we ons gelukkig steeds meer bewust van. CSR is ook een onderwerp dat ons allemaal aangaat en we met z'n alle moeten aanpakken. Het mooie van dit portaal is dat alle informatie daar samenkomt. Je vindt informatie over CSR, wat is het eigenlijk en hoe gaan wij er mee om? Er kunnen aanvragen ingestuurd worden, het laatste nieuws wordt gedeeld en je hebt een overzicht wie er in het CSR team zitten.

Wil jij extra inspiratie over doelstellingen en concrete voorbeelden, bekijk dan onze AFAS met Liefde pagina! 

Voordelen:

  • Één overzichtspagina die de medewerker informeert over CSR.
  • Laagdrempelig aanvragen insturen voor alle medewerkers, zowel via InSite als via AFAS Pocket.
  • Gestructureerd informatie delen via documentmanagement.

Dossieritems raadplegen en vastleggen

Maak je eerste workflow

 

Bereid je goed voor


Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
 

  1. Type dossieritem
    Controleer of het type dossieritem Corporate Social Responsibility aanvraag al bestaat in je omgeving. In dit geval is de inrichting op deze pagina al voor je gedaan vanuit een template omgeving.

Tip van de consultant


Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.

Voor CSR hebben we ook standaard rapportage beschikbaar in de vorm van een dashboard. De resultaten in dit dashboard zijn gebaseerd op gegevens die je standaard kan vastleggen in Profit. 

Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:

 

 

Wat richt je in.

1. Dossieritem

Je voegt het type dossieritem Corporate Social Responsibility aanvraag toe in Profit.

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

  • Dossieritems nummeren
  • Verantwoordelijke
  • Toelichting
  • Bestand koppelen

Lees hier meer.

 

2. Bestemming

Voor dit type dossieritem gebruiken we geen specifieke bestemming.

De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren. 

Lees hier meer.

3. Workflow

Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow Corporate Social Responsibility aanvraag te gebruiken.

Lees hier meer.

4. Kenmerkcombinatie

Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.

Wij raden je aan om de volgende kenmerken te gebruiken:

  • 1 combinatie zonder kenmerk met koppeling naar workflow uit vorige stap.

Lees hier meer.

 

5. In & OutSite

Je kunt het type dossieritem ook in InSite en/of OutSite (klantportal) insturen. 

Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je de omschrijving in meervoud op: Corporate Social Responsibility aanvragen.

Lees hier meer.

6. Vrije velden

Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden altijd op vrije tabbladen.

Lees hier meer.

7. Profielen

Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.

Wij raden je aan om de volgende voorkeurswaarden in het profiel vast te leggen:

  • Verantwoordelijke op 'Niet zichtbaar' zetten.

Lees hier meer.

8. Activeren

Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina (Corporate Social Responsibility aanvragen) activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

9. Autorisatie

Ons advies is om de functionaliteit welke aangemaakt wordt bij het toevoegen va het vrije type dossieritem te autoriseren voor de standaard autorisatierol:

  • Medewerker (Profit)

Verder kan je een vrije (persoonlijke) autorisatierol aanmaken, namelijk: CSR team. Deze rol kan je in de workflow gebruiken en je kan de medewerkers in een overzicht op het portaal tonen. 

Lees hier meer

Documentsjabloon

Om informatie te kunnen delen aan de organisatie gaan we in deze stap een documentsjabloon toevoegen. Voordeel hiervan is dat je bij de inrichting instelt wie deze documenten mag aanmaken en goedkeuren. Na publicatie komen de documenten automatisch in het nieuwsoverzicht bij de juiste medewerkers terecht. Zowel via InSite als via AFAS Pocket. 

1. Documentsjabloon

Je voegt het documentsjabloon CSR toe in Profit. Voor dit sjabloon stel je het volgende in:

  • Type portal voor In & Outsite 
  • Bron document is alles toegestaan
  • Reacties mogelijk in InSite

Lees hier meer.

2. Autorisatie

Voor ieder documentsjabloon kun je aangeven wie deze mag aanmaken, beoordelen en lezen. Voor dit documentsjabloon adviseren wij:

  •  Lezers - Medewerker
  • Auteurs - CSR team

Lees hier meer.

3. Activeren

Als je het documentsjabloon zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina CSR activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

Inrichting van je site

We hebben nu een mooie workflow en documentsjabloon beschikbaar. Nu komt de laatste, maar zeker zo belangrijke stap: We moeten toffe pagina's maken waarop dit allemaal samenkomt. Je begint met het maken van een portalpagina. Dit is een blanco pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze moet het visitekaartje worden van de 'afdeling'.
Denk hierbij aan het tonen van nieuwsberichten, maar ook het tonen van lopende aanvragen of een knop waarmee je nieuwe aanvragen kan insturen. 

1. Portal pagina

Deze pagina wordt je visitekaartje van de afdeling. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als afdeling wilt uitstralen!

Lees hier meer.

2. Overzichten maken

Bij het aanmaken van een dossieritem of documentsjabloon heeft Profit al een overzicht voor je aangemaakt waarin alle aanvragen of documenten getoond worden.

In dit geval raden we aan om een extra overzicht te maken waarin alle openstaande aanvragen te zien zijn.  

Daarnaast kan je ook een overzicht aanmaken waar je de teamleaden in laat tonen, zodat je direct ziet wie je kan benaderen. 

Lees hier meer.

3. Portal pagina

Om de weergave van de nieuwsberichten en teamleaden leuk te tonen op de afdelingspagina kan je gebruik maken van een weergavesjabloon. 

Lees hier meer.

4. Plaatsen op je site

Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is over CSR. De laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten of op een andere manier te zorgen dat medewerkers deze pagina weten te vinden!

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?