Debiteurbewaking
Registreer je afspraken over de betalingsachterstand.
Introductie
Alle afspraken die je maakt met de debiteuren over openstaande facturen leg je vast in het dossier. Als je dat via de debiteurbewaking doet heb je ook nog de mogelijkheid om de notitie te koppelen aan één specifieke factuur. Daarnaast beschi je over een workflow debiteurbewaking die ervoor zorgt dat er automatisch gewerkt kan worden met een bellijst voor de openstaande facturen. Deze workflow wordt gestart door middel van een signaal. Heeft de debiteur de factuur betaald, dan wordt de taak automatisch afgehandeld.
Let op: Vanaf Profit 6 hebben we hier standaard functionaliteit voor uitgeleverd. Klik hier om daar meer over te weten te komen.
Voordelen:
- Afspraken liggen in het dossier vast.
- Volledig digitaal.
- Bijlage wordt direct geopend.
Dossieritems insturen In- en OutSite | Kracht van workflows | Debiteurenbewaking |
Bereid je goed voor
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
- Type dossieritem
Controleer of het type dossieritem Debiteurbewaking al bestaat in je omgeving en er een workflow debiteurenbewaking is, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting. - Workflow taken
Welke gebruikersgroepen geef je rechten in de taak Openstaande factuur en Beoordelen factuur.
Werk je met meerdere medewerkers op de debiteuren afdeling , zodat je voor iedere taak een verantwoordelijke wilt gebruiken of is dat niet nodig? - Signaal filter
Bij hoeveel dagen vervallen wil je de factuur op de bellijst hebben? - Betaalafspraak
Bij het verplaatsen van de taak uit de bak met bellijst taken naar de betaalafspraken wordt de actiedatum standaard op van daag + 7 dagen gezet. Is dat juist, of wil je dat anders hebben?
Tip van de consultant
Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.
Om je een indruk te geven:
1. Dossieritem
Je voegt het type dossieritem debiteurbewaking toe in Profit.
Voor dit dossieritem stel je het volgende in:
- Einddatum (Actiedatum)
- Verantwoordelijke
- Toelichting
- Bestand koppelen
- Bijlage openen bij eigenschappen
- Dossieritem als vertrouwelijk markeren
Lees hier meer.
2. Bestemming
De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren.
Wij raden je aan om de volgende bestemmingen te selecteren:
- Verkooprelatie (verplicht)
- Verkooprelatie + verkoopfactuur (optioneel)
- Verkooprelatie + contact (optioneel)
Lees hier meer.
3. Workflow
Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow debiteurbewaking na te bouwen.
Lees hier meer.
4. Kenmerkcombinatie
Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.
Wij raden je aan om de volgende kenmerken te gebruiken:
- Kenmerk notitie zonder workflowkoppeling.
- Kenmerk Bellijst met workflowkoppeling.
Lees hier meer.
5. In & OutSite
Je kunt het type dossieritem ook in InSite en/of OutSite (klantportal) insturen.
Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je een omschrijving in meervoud op.
Lees hier meer.
6. Vrije velden
Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Vrije velden.
Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden altijd op vrije tabbladen.
Lees hier meer.
7. Profielen
We gebruiken voor dit type twee profielen. Eén voor de notitie en één voor de belllijst.
Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.
Lees hier meer.
10. Signaal
Met behulp van het signaal Debiteurenbewaking - Openstaande posten vervallen kun je automatisch de workflow starten. Bij de bestemming koppel je het kenmerk Bellijst.
Lees hier meer.
8. Activeren
Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina Debiteurenbewaking activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.
Lees hier meer.
9. Autorisatie
Een nieuw type dossieritem moet altijd worden geautoriseerd. Wij raden je aan om de volgende autorisatierol te gebruiken:
- Debiteur
- Controlling
- Filterautorisatie
- In & OutSite gebruikers
Inrichting van je site
We hebben nu een mooie workflow en documentsjabloon beschikbaar. Nu komt de laatste, maar zeker zo belangrijke stap: We moeten toffe pagina's maken waarop dit allemaal samenkomt. Je begint met het maken van een portalpagina. Dit is een blanco pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze moet het visitekaartje worden van de 'afdeling'.
Denk hierbij aan het tonen van nieuwsberichten, maar ook het tonen van lopende aanvragen of een knop waarmee je nieuwe aanvragen kan insturen.
1. Portal pagina
Deze pagina wordt je visitekaartje van de afdeling. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als afdeling wilt uitstralen!
Lees hier meer.
2. Overzichten maken
Bij het aanmaken van een dossieritem of documentsjabloon heeft Profit al een overzicht voor je aangemaakt waarin alle aanvragen of documenten getoond worden.
In dit geval raden we aan om een extra overzicht te maken waarin de bellijst en betaalafspraken te zien zijn.
Lees hier meer.
3. Plaatsen op je site
Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is voor de facilitaire dienst. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten of op een andere manier te zorgen dat medewerkers deze pagina weten te vinden!
Lees hier meer.