Declaraties

Boek als medewerker zelf je onkosten. 

Visie

Op het gebied van Payroll is, naast de salarisstrook, het onderdeel declaraties het meest zichtbare onderdeel voor de medewerkers. Als er werkgerelateerde kosten gemaakt worden (bijvoorbeeld reis-, lunch- of hotelkosten), wil de medewerker deze op een snelle en eenvoudige manier kunnen declareren. Dit kan bij AFAS zowel via InSite als via de Pocket app, waarbij je met de laatstgenoemde gemakkelijk een foto van het bonnetje kunt maken en deze gelijk kunt meesturen als bewijsmateriaal. 

De visie van AFAS is dat deze mutaties door de medewerker zelf worden ingevoerd en gecontroleerd worden door de leidinggevende. Het is mogelijk om het controleproces te versnellen door declaraties van een bepaald type of van bedragen onder de €25 op basis van vertrouwen automatisch goed te laten keuren. De salarisadministrateur zit niet in het proces, maar kan steekproefsgewijs mutaties achteraf controleren. 

Je kunt declaraties op verschillende manieren boeken: 

  • Losse declaraties | Dit zijn enkelvoudige declaraties waarvoor één boeking genoeg is. Denk aan VOG-registratie, representatiekosten of studiekosten. Per declaratiesoort kun je een aparte grootboekrekening koppelen of meerdere declaratiesoorten laten landen op dezelfde grootboekrekening. Dit is afhankelijk van hoe je de financiële verantwoording wilt borgen.
  • Verzameldeclaratie | Hierin geef je meerdere declaraties in één boeking door. Dit kunnen declaraties van één declaratiesoort zijn, maar hierin kunnen ook meerdere declaraties gecombineerd worden. Denk aan een vliegticket dat je direct samen met hotelkosten declareert.  Verzameldeclaraties kunnen alleen via InSite ingestuurd worden, niet via de Pocket app.

Uitgangspunten: 

  • Vastlegging door en inzicht voor de medewerker zelf, dus geen mailtjes heen en weer. 
  • Korte processen om de doorlooptijd van een declaratie te verkorten. 
  • Grote kosten worden via een voorschot tussentijds uitbetaald, zodat de medewerker niet lang op het geld hoeft te wachten. 
  • Controlerende in plaats van administrerende rol van de salarisadministratie. 

Bekijk de volgende video om een goed beeld te krijgen bij wat er omtrent de declaraties in de analysesessie naar voren gaat komen.

 

1. Bepaal de declaratiesoorten

AFAS levert standaard een aantal declaratiesoorten uit. Deze kunnen via de maandelijkse salarisbetaling uitbetaald worden of tussentijds via een voorschot. Meer informatie over de voorschottenfunctionaliteit vind je hier.

Voorbereidingen voor de analysesessie

  • Welke declaratiesoorten zijn aanwezig binnen de organisatie? 
  • Welke declaraties zouden gecombineerd kunnen worden, zodat je ze gezamenlijk via één mutatie/verzameldeclaratie in kunt sturen? Denk hierbij bijvoorbeeld aan reis-, hotel- en parkeerkosten.

2. Bepaal de workflow

Bepaal wie er een rol spelen in het goedkeuren van de ingestuurde declaraties. Het is hierbij mogelijk om declaraties tot een zelf in te stellen grensbedrag automatisch goed te laten keuren. 

Voorbereidingen voor de analysesessie

  • Zijn er declaratiesoorten die tot een bepaald grensbedrag automatisch uitbetaald mogen worden om zo de workload met betrekking tot kleinere declaraties te verkleinen? 
  • Tot en met welke datum in de maand worden declaraties nog in diezelfde maand uitbetaald, oftewel: wat is de einddatum van het declaratieproces? 

3. Voorschotten

AFAS biedt de mogelijkheid om declaraties tussentijds als voorschot via de financiële administratie uit te betalen. Dit is vooral bedoeld om medewerkers sneller uit te betalen dan de maandelijkse salarisbetaling. Kijk dit Help artikel om meer te weten te komen over deze functionaliteit.

Voorbereidingen voor de analysesessie

  • Welke declaratiesoorten mogen via een voorschot tussentijds uitbetaald worden?

4. Einddatum urenregistratie

De einddatum urenregistratie bepaalt tot en met wanneer declaraties meegenomen worden in de salarisbetaling en in welke maand de declaraties gejournaliseerd worden. Meer informatie over dit veld vind je hier.

Voorbereidingen voor de analysesessie

  • Op welke datum moet de einddatum urenregistratie ingesteld worden?

Aanleversjabloon

Download hier het aanleversjabloon om de declaratiesoorten aan te leveren. 

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?