Workflows worden automatisch voor je klaargezet.

Bereid je goed voor

Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat. 

1. Meerdere draaiboeken
   Heb je meer dan één draaiboek nodig voor bijvoorbeeld cursusmanagement? Als het takenpakket steeds hetzelfde is, niet. Maar als de taken van het type cursus afhankelijk zijn, denk dan na over de structuur. 
    
2. Meegeleverde profielen
   Er worden profielen meegeleverd, dat maakt de inrichting makkelijker. Heb je genoeg aan deze profielen of wil je zelf extra profielen aanmaken? Ga naar Algemeen / In- & OutSite / Profiel en filter bij Type profiel op Draaiboek.

Tip van de consultant

Heb je te maken met evenementen die bijvoorbeeld alleen in de ochtend, middag of avond worden gehouden, maak dan in ieder geval drie draaiboeken aan die je kunt gebruiken als vertrekpunt bij je sessie. 

Wat richt je in.

Raadpleeg de volgende help-items:

Inrichting cursusmanagement (CRM)
Inrichting indienst / uitdienst (HRM)
Inrichting periodeafsluiting (Financieel)

1. Profiel

Voor gebruik van het draaiboek maak je eerst een profiel aan van het type beoordelen en vervolgens een profiel van het type aanmaken. 

Binnen het profiel koppel je de workflow waarmee je de taken wilt afhandelen.

2. Draaiboek

Binnen het draaiboek leg je alle activiteiten vast in regels.

• CRM: Dit draaiboek koppel je aan een evenement.
• HRM: Dit draaiboek koppel je aan een indienst- of uitdienstprofiel.
• Financieel: Dit draaiboek koppel je aan een periodeafsluitingsplan.

Bij een evenement en periodeafsluitings-plan kun je een draaiboek en/of losse taken toevoegen. Bij indienst en uitdienst gebruik je de altijd taken die in het draaiboek zitten.

3. Draaiboekregel

Binnen het draaiboek leg je regels vast. Deze noemen we draaiboekregels. Bij elke regel leg je het profiel, de gebruikersgroep en de omschrijving vast.

Je kunt een vervolgtaak koppelen, dit is een extra actie die in de workflow beschikbaar komt. 

Bepaal wanneer de draaiboektaak gegenereerd moet worden. 

4. Workflow

(optioneel)

De standaard meegeleverde workflow zorgt ervoor dat de taken in je "to do" lijstje terecht komen en als je de taak uitgevoerd hebt kun je deze afhandelen.

5. Geplande taak

Plan altijd een de geplande taak Genereren draaiboektaken in, dan heb je er geen omkijken, De workflows worden automatisch gegenereerd o.b.v. de draaiboektaken. Voor indienst/uitdienst is deze geplande taak verplicht.

Voor periodeafsluitingen en evenementen kun je de workflows ook op ad-hoc basis genereren.