Zorg jij ervoor dat je gegevens up-to-date zijn?
Met employee Self Service (ESS) zorg jij als medewerker voor je eigen gegevens binnen de organisatie. Het uitvoeren van een medewerkersmutatie begint al op de eerste werkdag. Je wordt gevraagd om je eigen gegevens aan te vullen, je familie beheren en je adres te controleren.
Volgens de visie van AFAS is de medewerker zelf verantwoordelijk voor het doorvoeren van wijzigingen die de persoonlijke gegevens van de medewerker aangaan. Wijzigt bijvoorbeeld het bankrekeningnummer? Dan stuurt de medewerker deze mutatie zelf in via InSite of de Pocket app. Na (een eventuele) goedkeuring wordt de mutatie automatisch in het systeem verwerkt. Dit bespaart de personeelsadministratie en/of leidinggevende veel tijd, aangezien deze alleen nog een controlerende en geen administrerende functie hebben in deze processen.
Uitgangspunten:
Bekijk de volgende video om een goed beeld te krijgen bij wat er omtrent ESS in de analysesessie naar voren gaat komen.
De template bevat een flink aantal ESS-processen die standaard uitgeleverd worden op de stamkaart.
De meeste ESS-processen worden conform de standaardinrichting automatisch afgehandeld omdat het over data gaat waar de medewerker zelf voor verantwoordelijk is.
Bij het toevoegen van je familie leg je niet alleen je partner en je kinderen vast.
Je bepaalt ook wie het contact is in geval van nood.
Zorg dan in ieder geval dat alle gegevens juist zijn ingevuld.
Je eigen gegevens, zoals e-mailadres, burgerlijke staat en je naamgebruik kun je zelf onderhouden en aanpassen.
Zorg ervoor dat dit altijd up-to-date is. Daarnaast kunnen alle vrije velden die de werkgever vastlegt ook gemuteerd worden.
Het proces loopt via een workflow zodat personeelszaken ook op de hoogte is. Het adres is datumafhankelijk, dus als je nu al weet dat je over 3 maanden de sleutel van je nieuwe huis krijgt, dan kun je de verhuizing nu al vastleggen.
Wat kan en mag je allemaal zien? Naast je personalia, bankrekening en familiegegevens is het wel handig als je ook je loonstrook en jaaropgave digitaal kunt zien. Dit kan in InSite, maar is ook in AFAS Pocket beschikbaar.
De medewerker heeft standaard toegang tot zijn/haar eigen gegevens. Hier is geen aanvullende inrichting voor nodig.
Voor een huurwoning, een lening of bij een hypotheekaanvraag voor een koopwoning heeft de medewerker een werkgeversverklaring nodig. Via dit proces vraagt de medewerker dit zelf aan.
Binnen de zorg zijn er functies waarbij een BIG-registratie vereist is. Zodra de sollicitant wordt aangenomen ontstaat er een taak in de sollicitantenportal om dit te registreren.
De BIG-registratie verloopt. Er is een signaal actief die 60 dagen voorafgaand aan de vervaldatum een taak gegenereerd om de registratie te vernieuwen.
Binnen de zorg zijn er functies waarbij een SKJ-registratie vereist is. Zodra de sollicitant wordt aangenomen ontstaat er een taak in de sollicitantenportal om dit te registreren.
De SKJ-registratie verloopt. Er is een signaal actief die 60 dagen voorafgaand aan de vervaldatum een taak gegenereerd om de registratie te vernieuwen.
Binnen de zorg zijn er functies waarbij een AGB-registratie vereist is. Zodra de sollicitant wordt aangenomen ontstaat er een taak in de sollicitantenportal om dit te registreren.
Binnen de zorg zijn er functies waarbij een RGS-registratie vereist is. Zodra de sollicitant wordt aangenomen ontstaat er een taak in de sollicitantenportal om dit te registreren.
De RGS-registratie verloopt. Er is een signaal actief die 60 dagen voorafgaand aan de vervaldatum een taak gegenereerd om de registratie te vernieuwen.
Binnen de zorg zijn er functies waarbij een V&VN-registratie vereist is. Zodra de sollicitant wordt aangenomen ontstaat er een taak in de sollicitantenportal om dit te registreren.
Binnen het onderwijs zijn er functies waarbij registratie van referenties vereist is. Zodra de sollicitant wordt aangenomen ontstaat er een taak in de sollicitantenportal om dit te registreren.
Binnen het onderwijs zijn er functies waarbij de registratie van diploma's vereist is. Zodra de sollicitant wordt aangenomen ontstaat er een taak in de sollicitantenportal om dit te registreren.
Binnen het onderwijs zijn er functies waarbij een geheimhoudingsverplichting vereist is. Zodra de sollicitant wordt aangenomen ontstaat er een taak in de sollicitantenportal om dit te registreren.
Binnen het onderwijs zijn er functies waarbij een registratie van het ABP jaaroverzicht vereist is. Zodra de sollicitant wordt aangenomen ontstaat er een taak in de sollicitantenportal om dit te registreren.
Binnen het onderwijs zijn er functies waarbij een registratie van een recente salarisstrook vereist is. Zodra de sollicitant wordt aangenomen ontstaat er een taak in de sollicitantenportal om dit te registreren.
Binnen het onderwijs zijn er functies waarbij een registratie van nevenwerkzaamheden vereist is. Zodra de sollicitant wordt aangenomen ontstaat er een taak in de sollicitantenportal om dit te registreren.
Binnen de overheid zijn er functies waarbij registratie van referenties vereist is. Zodra de sollicitant wordt aangenomen ontstaat er een taak in de sollicitantenportal om dit te registreren.
Binnen de overheid zijn er functies waarbij de registratie van diploma's vereist is. Zodra de sollicitant wordt aangenomen ontstaat er een taak in de sollicitantenportal om dit te registreren.
Binnen de overheid zijn er functies waarbij registratie van het rijbewijs vereist is. Zodra de sollicitant wordt aangenomen ontstaat er een taak in de sollicitantenportal om dit te registreren.
Binnen de overheid zijn er functies waarbij een registratie van het ABP jaaroverzicht vereist is. Zodra de sollicitant wordt aangenomen ontstaat er een taak in de sollicitantenportal om dit te registreren.
Binnen de overheid zijn er functies waarbij een registratie van een recente salarisstrook vereist is. Zodra de sollicitant wordt aangenomen ontstaat er een taak in de sollicitantenportal om dit te registreren.
Binnen de overheid zijn er functies waarbij een registratie van nevenwerkzaamheden vereist is. Zodra de sollicitant wordt aangenomen ontstaat er een taak in de sollicitantenportal om dit te registreren.
Binnen de overheid zijn er functies waarbij een geheimhoudingsverplichting vereist is. Zodra de sollicitant wordt aangenomen ontstaat er een taak in de sollicitantenportal om dit te registreren.