Wat wordt er georganiseerd voor de vrijwilligers?
Voor de vrijwilligers die willen deelnemen aan diverse activiteiten kun je jezelf direct inschrijven voor een toekomstig evenement.
Denk hierbij aan het vastleggen van het evenement, locaties, begeleiders inplannen tot aan het inschrijven van de deelnemers. De vrijwilliger schrijft zichzelf in middels het vrijwilligersportaal.
Wanneer je een vergoeding vraagt voor deelname aan het evenement, dan is ook het facturatieproces volledig ingericht. Er is een factuurlay-out aanwezig die rekening houdt met jouw logo en adresgegevens. De financiële mutaties kunnen direct worden verwerkt, doordat de journalisering al volledig is ingericht.
Dossieritems vastleggen |
Maak je eerste workflow |
Sitebeheer |
Met behulp van onderstaande stappen creëer je een OutSite-portal. Gebruik een kopie van een bestaande meegeleverde site en zorg voor een mooie opmaak. Omdat het een portal betreft waarop je klanten laat inloggen is het mooi om dezelfde stijl als de website te kiezen.
Maak een nieuwe OutSite site door een bestaande over te nemen en aan te vullen.
Lees hier meer.
Voor een portal wil je altijd werken met ingelogde gebruikers. Ingelogde gebruikers krijgen toegang tot afgeschermde pagina's van de vrijwilligersportal.
Lees hier meer.
De vrijwilliger kan zijn eigen gegevens onderhouden en bepalen voor welke onderdelen hij/zij zich wil inzetten.
Hier kan ook het wachtwoord voor het inloggen gewijzigd worden.
Hier kun je zien aan welke activiteiten er is meegedaan.
Alle informatie over de locaties, met openingstijden.
Van een aantal evenementen wil de organisatie graag jouw mening weten. Deze evaluaties zijn waardevol en geven de organisatie de mogelijkheid om verbetering door te voeren.
Binnen de portal worden verschillende workflows gekoppeld aan het vrijwilligersdossier type. Bij de verschillende acties krijg je een bevestiging met een directe link naar het ingestuurde onderdeel. Zo blijf je eenvoudig op de hoogte van de voortgang.
De mogelijkheid om je vraag te stellen aan onze organisatie.
Om informatie te kunnen delen gaan we in deze stap een documentsjabloon toevoegen. Voordeel hiervan is dat je bij de inrichting instelt wie deze documenten mag aanmaken en goedkeuren. Na publicatie komen de documenten automatisch in het nieuwsoverzicht.
Op deze site gebruiken we geen documentsjabloon, maar wil je deze functionaliteit wel gebruiken volg dan de volgende stappen.
Je voegt het documentsjabloon toe in Profit.
Voor dit sjabloon stel je het volgende in:
Lees hier meer.
Voor ieder documentsjabloon kun je aangeven wie deze mag aanmaken, beoordelen en lezen. Voor dit documentsjabloon adviseren wij:
Lees hier meer.
Als je het documentsjabloon zichtbaar maakt in OutSite moet je dit sjabloon activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.
Lees hier meer.
We hebben nu een mooie workflow en documentsjabloon beschikbaar. Nu komt de laatste, maar zeker belangrijke stap: we moeten toffe pagina's maken waarop dit allemaal samenkomt. Je begint met het maken van een portalpagina. Dit is een blanco pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze wordt het visitekaartje van het bedrijf.
Denk hierbij aan het tonen van nieuwsberichten, maar ook het tonen van lopende aanvragen of een knop waarmee je nieuwe aanvragen kunt insturen.
Deze pagina wordt je visitekaartje van het bedrijf. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als organisatie wilt uitstralen!
Lees hier meer.
Bij het aanmaken van een dossieritem of documentsjabloon heeft Profit al een overzicht voor je aangemaakt waarin alle aanvragen of documenten getoond worden.
In dit geval raden we aan om een extra overzicht te maken waarin alle openstaande aanvragen te zien zijn.
Lees hier meer.
Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is over de vrijwilliger. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten of op een andere manier te zorgen dat vrijwilliger deze pagina weten te vinden!
Lees hier meer.