Inkoop in de bouw

Goede inkoopbewaking is het resultaat van goede inkoop

Visie

Om goede inkoop te voeren, probeer je zoveel mogelijk vast te leggen in je systeem. Door de inkooporder in Profit te voorzien met de juiste informatie, genereert dit eenvoudig een inkooporder en/of inkoopovereenkomst. Hierna kan de inkoopovereenkomst snel de deur uit.

Door daarnaast ook nog een bewaking te doen op het retourkomen van een inkoopovereenkomst, borg je ook dat contracten terugkomen. Zo loop je geen onnodig risico. 

  • Vanuit de werkbegroting koop je je materialen en onderaanneming eenvoudig in.
  • Iedereen voert de juiste informatie in en is op het juiste manier in het proces betrokken.
  • Middels projectprofielen voeg je projecten versneld toe

  • Prestatiebonnen (ontvangsten) registreren via InSite of AFAS Pocket.

1. Inkoopoffertes

Middels inkoopoffertes kun je registreren welke budgetregels je wilt inkopen, maar je partij waar je deze inkoopt is nog niet bekend. Dit wordt ook wel het arresteren van regels genoemd. Zodra de partij bekend is waar wordt ingekocht, zet je de gearresteerde regels om naar de inkooporder, zodat de inkoop definitief gemaakt kan worden.

Vanuit de inkoopoffertes is het dan ook mogelijk om een offertevergelijking/prijsspiegel te maken. De prijsspiegel leveren we standaard uit in een analyse.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Wil je gebruik maken van inkoopoffertes in AFAS?
  • Hoe ga je nu om met inkoopoffertes?
  • Hoe vindt de uitvraag plaats?

2. Inkoopproces

Met de registratie van inkoop, wordt de administratie voorzien van de informatie omtrent nog te ontvangen kosten. Ook op het project wordt inzichtelijk hoe zich dit verhoudt ten opzichte van het inkoopbudget.

In AFAS ga je straks de inkoop registreren vanuit de begroting, of ga je inkoop registreren zónder inkoopbudget. Dit is van invloed op de inkoopbudgetten en inkoopresultaten.

Door in de inkoop aan te geven wat voor een soort inkoop het is (onderaanneming, leverantie, bestelbon) genereert het systeem voor jou straks standaard-inkoopcontracten als uitgangspunt. Het proces erachter (de workflow) is zo ingesteld dat eventuele tekstuele aanpassingen die op contractniveau mogelijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan afwijkende voorwaarden.

Voorbereidingen voor de workshop

Inkoopregistratie (inkooporder)

  • Wordt er per bewakingscode (op 1 budget) een order gemaakt of mogen meerdere bewakingscodes in een order zitten?

  • Wordt de inkoopfactuur afgeboekt op de inkooporder zonder prestatiebon (verplichting), of wordt er een prestatiebon (ontvangst) uitgeschreven?
  • Wie mag allemaal inkooporders aanmaken?

Inkoopovereenkomst

  • Welke type(n) inkoop zijn er? Standaard wordt meegeleverd Bestelbon (PDF) / Onderaannemers / Leverantie (Word, later PDF).
  • Welke informatie wordt nu allemaal vastgelegd op het contract?
  • Welke sjablonen kennen jullie nu?

Opvolging inkoopovereenkomst retour

  • Hoe ziet het proces van opvolging eruit als het contract niet getekend retour komt?
  • Ontvangt de crediteur een bericht dat deze de overeenkomst moet retourneren?

Ontvangst registratie (prestatiebon)

  • Wanneer mag de ontvangst aangemaakt worden? Denk aan contract retour ja of nee.
  • Wie mag de ontvangst aanmaken op een inkooporder?

3. Raamcontracten

In een raamcontract registreer je de jaarafspraken met de leverancier, denk bijvoorbeeld aan jaarlijkse prijslijsten of bepaalde werkzaamheden. Een raamcontract bevat een looptijd, dossier en maakt inzichtelijk welke inkoop er op het raamcontract is gedaan.

Daarnaast heeft een raamcontract een looptijd, die we automatisch voor jou, op het juiste moment, herinneren wat er mee moet gebeuren; verlengen of opzeggen? Zo voorkom je stilzwijgende verlenging en ben je in control over de lopende contracten.

Ook raamcontracten voor je secundaire inkoop, voor bijvoorbeeld kantoor inkopen, schoonmaak op kantoor of softwarelicenties leg je hierin vast.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Wie mag raamcontracten aanmaken?
  • Wat wordt er vastgelegd in de raamcontracten?
  • Hoe ga je om met de verlenging van een raamcontract?

Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?