Inkoopovereenkomst

Overeenkomst ondertekenen en verstrekken.

 

Introductie

 

Het type dossieritem dat wordt gebruikt om de inkoopovereenkomsten door de projectleider te laten ondertekenen alvorens deze naar de inkooprelatie wordt gestuurd.

Je gebruikt dit type ook om de retour ontvangen getekende overeenkomsten op te slaan in het dossier. Het verschil wordt bepaald door het kenmerk. De workflow is voor het laten ondertekenen. Bij het vastleggen van het getekende exemplaar van de inkooprelatie gebruik je geen workflow.

Voordelen:

  • Volledig digitaal
  • Inzichtelijk op het project en dus op de locatie via de App.

Dossieritems insturen In- en OutSite

Kracht van workflows

 

Bereid je goed voor

Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat. 

  1. Controleren
    Controleer of het type dossieritem Inkoopovereenkomst al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.

Tip van de consultant

  • Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.

  • Werk je met de beoordeling van de inkooporder voordat deze verstuurd mag worden? Start dan een nieuwe workflow op via de inkooporder workflow (-130). Dit doe je via de instelling ‘Nieuw dossieritem’. Hierdoor hoef je niet handmatig voor ‘Aanmaken inkoopovereenkomst’ te kiezen, maar gebeurt dit direct vanuit de goedgekeurde inkooporder. Hiermee wordt automatisch het contractdocument gemaakt o.b.v. de beoordeelde inkooporder. Lees hier meer over het starten van een nieuwe workflow vanuit een andere workflow. Lees hier meer over het beoordelen van inkooporders.

  • Met de functionaliteit ‘Documenten genereren via workflow’ kunnen we via de workflow het contractdocument eenmalig inrichten zodat de contracten altijd voldoen aan een standaard opmaak. Handig en snel! Lees hier meer over het genereren van documenten via workflows.

Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:

 

Wat richt je in.

1. Dossieritem

Je voegt het type dossieritem Inkoopovereenkomst toe in Profit.

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

  • Dossieritems nummeren
  • Toelichting
  • Bestand koppelen
  • Kenmerken gebruiken
  • Alleen bestaande kenmerken toestaan
  • Dossieritem als vertrouwelijk markeren

Lees hier meer.

 

2. Bestemming

De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren. 

Wij raden je aan om de volgende bestemmingen te selecteren:

  • Bestemming (verplicht)
    Project
  • Bestemming (één van deze verplicht)
    Inkooprelatie
    Inkooprelatie + contact
    Inkooprelatie + inkooporder
    Inkooprelatie + contract

Lees hier meer.

3. Workflow

Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow Inkoopovereenkomst na te bouwen.

Lees hier meer.

4. Kenmerkcombinatie

Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.

Wij raden je aan om de volgende kenmerken te gebruiken:

  • Inkoopovereenkomst ter ondertekening (gekoppeld aan de workflow)
  • Getekende inkoopovereenkomst

Lees hier meer.

 

5. In & OutSite

Je kunt het type dossieritem ook in InSite en/of OutSite (klantportal) insturen. 

Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je een omschrijving in meervoud op. 

Lees hier meer.

6. Vrije velden

Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Vrije velden.

Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden altijd op vrije tabbladen.

Wij raden je aan om de volgende vrije velden toe te voegen:

  • Vrij veld

Lees hier meer.

7. Profielen

Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Profielen.

Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.

Wij raden je aan om de volgende profielen in te richten:

  • Profiel

Lees hier meer.

8. Activeren

Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina Inkoopovereenkomsten activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

9. Autorisatie

Een nieuw type dossieritem moet altijd worden geautoriseerd. Wij raden je aan om de volgende autorisatie te gebruiken:

  • Filterautorisatie
  • Autorisatierollen
  • In & OutSite gebruikers

10. Pagina's opmaken

Elke pagina die je toevoegt voor InSite (of OutSite) moet je eerst nog opmaken zodat alle informatie duidelijk is. Bijvoorbeeld een weergave, een actie of een gerelateerde verwijzing.

Lees hier meer.

11. Plaatsen op je site

Voor het insturen van het dossieritem in InSite  (en OutSite) moet je een menu-item, banner of hyperlink toevoegen.

Lees hier meer.

12. Signaal

Deze workflow wordt niet gestart door een signaal.

Met behulp van signalen kun je automatisch workflows starten.

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?