Richt het inschrijvingsproces van cursussen in!
Het inschrijven van een deelnemer voor een cursus of evenement kan op verschillende manieren. Bij voorkeur doet de deelnemer dat zelf. De medewerker via InSite, de externe deelnemer via de klantportal en de anonieme deelnemer via de website. Als de cursus vol is kun je via een invulformulier toch gegevens achterlaten op de cursus. Valt er dan een deelnemer uit, heb je een reservelijst voorhanden.
Nadat je een bevestigingsmail hebt gekregen en een herinneringsmail een week geleden is het dan eindelijk zover. Je komt een cursus of evenement volgen. Uiteraard willen we weten of je geweest bent. Daarom leggen we je aanwezigheid vast. Bij een meerdaagse cursus moet je je alle dagen present melden.
Deze registratie is voor ons ook van belang in geval van evacuatie bij calamiteiten.
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Als je anoniem inschrijven via de website toestaat, dan moet je daar in de backoffice rekening mee houden, want je wilt alleen de serieuze inschrijvingen registreren.
Heb je grote evenementen, dan is het importeren van deelnemers een optie, waarbij direct een persoon aan de database wordt toegevoegd.
De activering van cursusadministratie moet aan staan om met de cursussen te kunnen werken.
Controleer dit of zet deze aan.
De basis voor elke inschrijving is de cursus zelf. Hier leg je een aantal standaard kenmerken vast, waar je bij het aanmaken van het evenement of sessie nog van kunt afwijken. Denk daarbij aan docent en locatie.
Hoe je een cursus toevoegt lees je hier.
De sessie is de datum waarop het evenement plaatsvindt. Er zullen eendaagse cursussen zijn, maar ook een meerdaagse cursus is mogelijk.
Wil je weten hoe je een sessie toevoegt, lees hier meer.
De plaats waar je het evenement of de cursus gaat verzorgen noemen we de locatie.
Omdat je de locaties ook wilt kunnen reserveren vanuit de agenda geef je de locatie op bij de inrichting onder de agenda. Je kunt daar ook het maximum aantal plaatsen opgeven.
(optioneel)
Voor de anonieme inschrijving vanaf de website is er een workflow beschikbaar , zodat je via de backoffice eerst de deelnemer kunt beoordelen en goedkeuren voordat deze definitief wordt ingeschreven.
(optioneel)
Wil je dat de cursussen in een vooraf bepaalde volgorde worden gevolgd, dan ga je daarvoor gebruik maken van cursustrajecten.
Lees hier meer.
(optioneel)
De cursus is gevolgd en de deelnemer kun je een certificaat van deelname verstrekken.
Lees hier meer.
(optioneel)
Je hebt de mogelijkheid om met kortingsvouchers te werken. Deze moet je activeren voordat je ze kunt gebruiken.
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Locaties | De beschikbare ruimtes zul je vooraf moeten aanmaken. | Maak ze met de hand aan. |
2. Cursus | Maak de type cursus aan die je verzorgt. | Maak ze met de hand aan , bij grote aantallen kies je voor importeren. |
3. Evenement | Maak de evenementen aan die je gepland hebt. | Maak ze met de hand aan, bij grote aantallen kies je voor importeren. |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Cursusadministratie | Activering | Deze staat aan in de template. |
Locaties | Inrichting | Er zijn twee voorbeeld locaties aangemaakt. |
Integratiesoort | Inrichting | De integratiesoort voor de cursus is aanwezig voor de tien administraties van de omgeving. |