Een goede instroom zorgt voor betrokkenheid bij nieuwe medewerkers en dat ze snel effectief en efficiënt inzetbaar zijn.
Vanuit Werving & Selectie/Sollicitant Self Service is de sollicitant inmiddels aangenomen. Van daaruit start het instroomproces om de medewerker een zachte landing binnen de organisatie te geven.
Bij instroom van nieuwe medewerkers gaat het in eerste instantie om een correcte vastlegging van de dienstverbandgegevens. Instroom bij AFAS is echter meer. Onder instroom vallen ook andere processen die ertoe moeten leiden dat een nieuwe medewerker goed landt in de organisatie. Hiervoor levert AFAS draaiboektaken uit die op vaste momenten gedurende een indiensttreding worden afgetrapt.
De visie van AFAS op instroom is dat deze gestart worden door de leidinggevende. Deze is direct verantwoordelijk voor de medewerker en heeft de informatie die nodig is bij de invoer. Ondersteund door het gebruik van profielen en de al door de sollicitant ingevulde gegevens wordt de leidinggevende door het systeem geleid bij het instroomproces.
Uitgangspunten:
Kijk de volgende video om een goed beeld te krijgen van wat er in de workshop Instroom besproken gaat worden:
Vanuit het proces Werving & Selectie wordt de sollicitant indienst gemeld met behulp van indienstprofielen. Om instroom eenvoudig te houden voor leidinggevenden gebruiken we indienstprofielen, voor instroom ook wel 'type medewerkers'. Deze helpen de instuurder, omdat velden voorgedefinieerd kunnen worden. Dit vergemakkelijkt en versnelt de indiensttreding.
De indienstprofielen zijn gedefinieerd. Per indienstprofiel bepaal je hoe het proces loopt, oftewel wat de workflow is. Dit kan één workflow zijn, maar dit kan ook een andere workflow zijn afhankelijk van het gekozen indienstprofiel.
De nieuwe medewerker is inmiddels ingevoerd. Hierna zijn er aanvullende processen die automatisch gestart moeten worden bij indiensttreding van een nieuwe medewerker. Hiervoor is het draaiboek (met draaiboektaken) in het leven geroepen.
Instroom zonder het gebruik van Werving & Selectie is bij AFAS ook mogelijk. Hiervoor is "pre-boarding" in het leven geroepen. In het kort betekent dit dat OutSite puur wordt gebruikt vanaf het moment dat al bekend is dat iemand aangenomen gaat worden. De sollicitant gaat dan de aanvullende gegevens aanleveren en de arbeidsovereenkomst ondertekenen via OutSite. Bij het aanvullen van gegevens gaat het onder andere om de BSN, IBAN en het identiteitsbewijs. Kortom: geen werving via AFAS, maar wel de kracht van het zelf aanvullen van gegevens en ondertekenen via OutSite.