Instroom

Een goede instroom zorgt voor betrokkenheid bij nieuwe medewerkers en dat ze snel effectief en efficiënt inzetbaar zijn.

Visie

Vanuit Werving & Selectie/Sollicitant Self Service is de sollicitant inmiddels aangenomen. Van daaruit start het instroomproces om de medewerker een zachte landing binnen de organisatie te geven. 

Bij instroom van nieuwe medewerkers gaat het in eerste instantie om een correcte vastlegging van de dienstverbandgegevens. Instroom bij AFAS is echter meer. Onder instroom vallen ook andere processen die ertoe moeten leiden dat een nieuwe medewerker goed landt in de organisatie. Hiervoor levert AFAS draaiboektaken uit die op vaste momenten gedurende een indiensttreding worden afgetrapt.

De visie van AFAS op instroom is dat deze gestart worden door de leidinggevende. Deze is direct verantwoordelijk voor de medewerker en heeft de informatie die nodig is bij de invoer. Ondersteund door het gebruik van profielen en de al door de sollicitant ingevulde gegevens wordt de leidinggevende door het systeem geleid bij het instroomproces.

Uitgangspunten:

  • Vastlegging bij de bron: de leidinggevende voert mutaties met betrekking tot instroom.
  • Minimaal aantal velden invullen door gebruik te maken van profielen en het overnemen van gegevens vanuit Werving & Selectie. 
  • Automatisch starten van processen omtrent de indiensttreding van een nieuwe medewerker met behulp van draaiboektaken.
  • Verminderd mailverkeer door directe vastlegging in het systeem. 
  • Workflow gestuurd werken, dus geen losse lijstjes meer door bijvoorbeeld gebruik van het draaiboek bij in- en uitdiensttredingen. 
  • HR gaat van administreren naar regisseren. 

Kijk de volgende video om een goed beeld te krijgen van wat er in de workshop Instroom besproken gaat worden: 

 

1. Bepaal de indienstprofielen

Vanuit het proces Werving & Selectie wordt de sollicitant indienst gemeld met behulp van indienstprofielen. Om instroom eenvoudig te houden voor leidinggevenden gebruiken we indienstprofielen, voor instroom ook wel 'type medewerkers'. Deze helpen de instuurder, omdat velden voorgedefinieerd kunnen worden. Dit vergemakkelijkt en versnelt de indiensttreding.

Voorbereiding voor de workshop

  • Bepaal welke indienstprofielen ingericht moeten worden, oftewel welke soorten medewerkers jullie kennen.

2. Bepaal de workflow

De indienstprofielen zijn gedefinieerd. Per indienstprofiel bepaal je hoe het proces loopt, oftewel wat de workflow is. Dit kan één workflow zijn, maar dit kan ook een andere workflow zijn afhankelijk van het gekozen indienstprofiel.
 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Bepaal per indienstprofiel welke workflow er van toepassing is.
  • Bepaal bij welke indienstprofielen er vanuit AFAS een document gegenereerd en digitaal ondertekend moet worden.

3. Draaiboek

De nieuwe medewerker is inmiddels ingevoerd. Hierna zijn er aanvullende processen die automatisch gestart moeten worden bij indiensttreding van een nieuwe medewerker. Hiervoor is het draaiboek (met draaiboektaken) in het leven geroepen.
 

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Bepaal welke secundaire/aanvullende processen ingericht moeten worden in het draaiboek indiensttreding. Denk hierbij aan bepaalde afdelingen die op de hoogte gesteld moeten worden van de indiensttreding of acties die een medewerker/leidinggevende moet uitvoeren aan de hand van de indiensttreding.

4. Instroom zonder Werving & Selectie

Instroom zonder het gebruik van Werving & Selectie is bij AFAS ook mogelijk. Hiervoor is "pre-boarding" in het leven geroepen. In het kort betekent dit dat OutSite puur wordt gebruikt vanaf het moment dat al bekend is dat iemand aangenomen gaat worden. De sollicitant gaat dan de aanvullende gegevens aanleveren en de arbeidsovereenkomst ondertekenen via OutSite. Bij het aanvullen van gegevens gaat het onder andere om de BSN, IBAN en het identiteitsbewijs. Kortom: geen werving via AFAS, maar wel de kracht van het zelf aanvullen van gegevens en ondertekenen via OutSite.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Bepaal welke extra gegevens via "pre-boarding" uitgevraagd moeten worden bij de nieuwe medewerker.

Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?