De bestelling komt binnen en dan?

Bereid je goed voor

Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

1.  Autorisatie
   Bepaal wie de ontvangsten registreert en waar dit in de organisatie plaatsvindt.
2. Maximale afwijking verplichtingen
   Bij gebruik van verplichtingen bepaal je wat de maximale afwijking van de verplichting mag zijn t.o.v. de inkoopfactuur, zodat de inkoopfactuur niet nog een keer beoordeeld hoeft te worden.

Tip van de consultant

Zorg dat alle medewerkers betrokken zijn bij de vereenvoudiging van het administratieve proces rondom de secundaire inkoop. Door de bestelling goed te keuren wordt de inkoopfactuur een logisch gevolg van de bestelling en hoeft daardoor niet meer beoordeeld te worden.

Wat richt je in.

1. Inkooprelatieprofiel

Binnen het profiel moet je een aantal zaken goed instellen om de E-factuurregels goed te kunnen verwerken.

1. Er moet een verplichting aangemaakt worden, waarbij de verzamelmethode per orderregel is.
2. De regels moeten afgehandeld worden bij het vrijgeven van de verplichting.
3. De verplichting standaard laten blokkeren voor betaling, want je wilt controle uitvoeren voordat de factuur betaald wordt.

Lees hier meer.

2. Ontvangst

De ontvangst van de secundaire inkoop laat je door de besteller doen. De leveranciers die goederen leveren voor het primaire proces geef je een ander profiel, waarbij er geen verplichting aangemaakt wordt bij de inkooporder.

Let op:

Doordat er geen verplichting wordt aangemaakt is het beschikbare budget te hoog. Dit wordt veroorzaakt door de tijd die zit tussen het goedkeuren van de bestelling en het ontvangen van de factuur.