Levering (ontvangst)

De bestelling komt binnen en dan?

Introductie

 

Voor de levering kan je kiezen om een ontvangst aan te maken of om de verplichting vrij te geven. Deze verplichting laat je standaard blokkeren voor betaling en bij het vrijgeven van de verplichting voor betaling worden ook de gekoppelde inkooporderregels afgehandeld. Wanneer vervolgens de inkoopfactuur wordt geboekt en gekoppeld aan deze (vrijgegeven) verplichting zal de inkoopfactuur niet meer door de inkoopfactuur workflow gaan. Voorwaarde is wel dat het totaalbedrag van de factuur binnen de ingestelde afwijkingen blijft. 

Voordelen:

  • Goedkeuring door je organisatie voordat er iets besteld is.  
  • Geen inkoopafdeling nodig want de bestelling is onderdeel van de workflow.
  • Levering registreren via InSite door het vrijgeven van de verplichting voor betaling of de ontvangst binnenboeken.

Bereid je goed voor

Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1.  Autorisatie
    Bepaal wie de ontvangsten registreert en waar dit in de organisatie plaatsvindt.
  2. Maximale afwijking verplichtingen
    Bij gebruik van verplichtingen bepaal je wat de maximale afwijking van de verplichting mag zijn t.o.v. de inkoopfactuur, zodat de inkoopfactuur niet nog een keer beoordeeld hoeft te worden.

    Tip van de consultant

    Zorg dat alle medewerkers betrokken zijn bij de vereenvoudiging van het administratieve proces rondom de secundaire inkoop. Door de bestelling goed te keuren wordt de inkoopfactuur een logisch gevolg van de bestelling en hoeft daardoor niet meer beoordeeld te worden.

    Welke functionaliteit krijg je in

    InSite

    • Mijn verplichtingen
    • Ontvangsten

    Wat richt je in.

    1. Inkooprelatieprofiel

     

    Binnen het profiel moet je een aantal zaken goed instellen om de E-factuurregels goed te kunnen verwerken.

    1. Er moet een verplichting aangemaakt worden, waarbij de verzamelmethode per orderregel is.
    2. De regels moeten afgehandeld worden bij het vrijgeven van de verplichting.
    3. De verplichting standaard laten blokkeren voor betaling, want je wilt controle uitvoeren voordat de factuur betaald wordt.

    Lees hier meer.

    4. Standaard inrichting

    (checklist)

    Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

    • Autorisatie gecontroleerd
    • Rapportlay-out volledig
    • Berichtsjabloon in orde
    • Dashboard actief
    • Workflow gecontroleerd
    • Signalen gedeblokkeerd
    • Proces in testomgeving doorlopen

    2. Ontvangst

     

    De ontvangst van de secundaire inkoop laat je door de besteller doen. De leveranciers die goederen leveren voor het primaire proces geef je een ander profiel, waarbij er geen verplichting aangemaakt wordt bij de inkooporder.

    Let op:

    Doordat er geen verplichting wordt aangemaakt is het beschikbare budget te hoog. Dit wordt veroorzaakt door de tijd die zit tussen het goedkeuren van de bestelling en het ontvangen van de factuur. 

    3. Pakbon registratie ontvangst

    Registreer hier de ontvangst van de pakbon. Je moet bij deze registratie een bijlage koppelen.

    Je koppelt een banner op de pagina Ontvangst.

     

    Dit vind je nu al standaard in Profit


    We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

    Beschikbare cursussen


    Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?