Instellingen die je maar één keer doet.

Voorbereiding

• Bepaal of je gebruik wilt maken van een vrij bestand of een vrij contactbestand.
• Bepaal of je de activeringen in één keer wil doorlopen of dat je dat bij het inrichten van de diverse processen doet.

Tip van de consultant

Bij de start van Profit voor jullie organisatie is het handig om direct alle benodigde activeringen aan te zetten. Vaak moet de omgeving geconverteerd worden en hoe minder data de omgeving bevat hoe sneller deze actie is uitgevoerd.

Bij het e-mailen is de inrichting van een SPF record noodzakelijk om te voorkomen dat er geen mail wordt verzonden of je mail direct als spambericht wordt gezien.

Wat richt je in.

1. Activering

Niet alle activeringen staan standaard aan. Per proces kan het voorkomen dat aanvullende activeringen gedaan moeten worden. In de help staan alle mogelijke activeringen beschreven. 

Lees hier meer.

2. Vrije bestanden

Een vrij bestand is een tabel die aan geen enkele andere tabel gekoppeld is. Je bent vrij om het bestand in te richten.

Naast de naam van het bestand moet je zelf alle velden van het bestand definiëren.

Elk record krijgt een uniek nummer, of je deze wilt tonen bepaal je met een vinkje.

Ook bepaal je direct of het bestand zichtbaar is binnen InSite of OutSite.

Lees hier meer.

3. E-mailserver

Profit kan e-mailberichten genereren en versturen. Dat kan via een eigen e-mailserver of via de AFAS Online e-mailserver.

Voor het gebruik van de AFAS Online server zijn uiteraard enkele richtlijnen van groot belang. Niet alleen voor je eigen omgeving, maar ook voor de overige omgevingen.

De afzender van de berichten moet een bestaande afzender zijn, maar geen persoonlijk e-mail adres. 

Lees hier meer.

Als je gebruik maakt van de AFAS Online mailserver verzend AFAS de e-mails die je vanuit Profit verstuurt namens jullie afzender. Dit zorgt ervoor dat de verstuurder (AFAS) niet overeen komt met de verzender (jullie). De oplossing is het aanmaken van een SPF record. Dit record stel je per afzender in. 

Lees hier meer.

4. Vrije contactbestanden

Het vrije contactbestand is een extra tabel onder de organisatie/persoon. Je geeft per bestand op waar deze naar voren moet komen en of deze ook in InSite en Outsite beschikbaar is.

De inhoud van de regel bepaal je weer volledig zelf met behulp van de management tool.

Lees hier meer.

5. Vrije autorisatierol

Voor het gebruik van OutSite zijn er binnen Profit drie vaste rollen, Beheerder klantportal, Medewerker klantportal en Sollicitant.

Naast deze rollen heb je drie vrije rollen die je een omschrijving geeft. Deze rollen zijn binnen een workflow te gebruiken omdat ze van het type portalgebruiker rol zijn.

Ook kun je aan deze rol autorisatie toevoegen zodat een deel van de OutSite portal specifiek voor deze rol is bestemd.

Lees hier meer.

6. Workflow

Deze instelling geeft gebruikers in deze autorisatierol alle rechten in de workflow. Per workflow bepaal je of je de default workflowmanager wilt gebruiken, of je koppelt een andere groep. 

Het advies is om zoveel mogelijk deze ene groep te gebruiken, met daarbij de aantekening dat er standaard niemand rechten heeft in deze groep.

Het afhandelen van taken omdat een medewerker ziek is of met vakantie los je op met de mogelijkheid van een vervanger. Hiervoor gebruik je niet de workflowmanager.

Lees hier meer.

7. Integratie agenda

Wil je gebruik maken van de Profit agenda, dan kun je de afspraken vanuit de verschillende onderdelen aan of uit zetten in de agenda. 

Door het rooster en de feestdagen te koppelen zie je daardoor gelijk de beschikbare weekindeling.

Lees hier meer.

8. Licentie informatie

Binnen je Profitlicentie heb je de beschikking over verschillende aantallen gebruikers, medewerkers en omgevingen. 

Wil je zien hoeveel van deze aantallen je gebruikt, dan raadpleeg je de licentie-informatie.

Lees hier meer.