Onboarden

Introductie|Uitgangspunten|Welke functionaliteit|Wat richt je in|Standaard|Aanvullende inrichting|Cursussen

Introductie

Onboarden is het proces waarbij (nieuwe) medewerkers naadloos worden opgenomen in jouw organisatie. Dit cruciale proces vormt de basis voor het succes van zowel de medewerker als de organisatie. Het effectief Onboarden zorgt ervoor dat je nieuwe collega zich in een mum van tijd helemaal thuis voelt, terwijl jij slechts minimale inspanningen hoeft te leveren om het proces te voltooien.

Bij het opstarten van onboarden vindt er een matching plaats: Is het een nieuw persoon, oud medewerker of nieuwe medewerker?Vervolgens start het Onboarden en kan je Aanvullende gegevens opvragen. Nadat de aanvullende gegevens aangeleverd zijn, kan de arbeidsovereenkomst gegenereerd en digitaal ondertekend worden.

Uitgangspunten:

• Vastlegging bij de bron: de verantwoordelijke start de mutatie op, waarna de sollicitant zijn/haar eigen gegevens aanvult.
• Minimaal aantal velden invullen door gebruik te maken van profielen en het overnemen van gegevens vanuit Werving & Selectie. 
• Automatisch starten van processen omtrent de indiensttreding van een nieuwe medewerker met behulp van draaiboektaken.
• Minimaal mailverkeer door directe vastlegging in het systeem. 

Uitgangspunten

• Vastlegging bij de bron: de verantwoordelijke start de mutatie op, waarna de sollicitant zijn/haar eigen gegevens aanvult.
• Minimaal aantal velden invullen door gebruik te maken van profielen en het overnemen van gegevens vanuit Werving & Selectie. 
• Automatisch starten van processen omtrent de indiensttreding van een nieuwe medewerker met behulp van draaiboektaken.
• Minimaal mailverkeer door directe vastlegging in het systeem. 

Onboarden is het proces waarbij (nieuwe) medewerkers naadloos worden opgenomen in jouw organisatie. Dit cruciale proces vormt de basis voor het succes van zowel de medewerker als de organisatie. Het effectief Onboarden zorgt ervoor dat je nieuwe collega zich in een mum van tijd helemaal thuis voelt, terwijl jij slechts minimale inspanningen hoeft te leveren om het proces te voltooien.

Bij het opstarten van onboarden vindt er een matching plaats: Is het een nieuw persoon, oud medewerker of nieuwe medewerker?Vervolgens start het Onboarden en kan je Aanvullende gegevens opvragen. Nadat de aanvullende gegevens aangeleverd zijn, kan de arbeidsovereenkomst gegenereerd en digitaal ondertekend worden.

Uitgangspunten:

• Vastlegging bij de bron: de verantwoordelijke start de mutatie op, waarna de sollicitant zijn/haar eigen gegevens aanvult.
• Minimaal aantal velden invullen door gebruik te maken van profielen en het overnemen van gegevens vanuit Werving & Selectie. 
• Automatisch starten van processen omtrent de indiensttreding van een nieuwe medewerker met behulp van draaiboektaken.
• Minimaal mailverkeer door directe vastlegging in het systeem. 

Onboarden - AFAS Open 2024

Tip van de consultant

Wanneer ga je live met de onboarden workflow? Geef een pilot groep toegang tot de nieuwe onboarden functionaliteit. Dit kun je prima naast je bestaande inrichting laten lopen! En geeft net de bevestiging die je nodig hebt om volledig over te gaan! Succes.

Ken je de AFAS versie van de pagina al? Check deze eerst voor je gaat bewerken!

Welke functionaliteit krijg je in

Profit

• Workflows voor onboarden
• Draaiboeken voor Aanvullende gegevens opvragen bij de sollicitant
• Workflows voor persoonsdocumenten

In- & OutSite

• Portal Onboarden
• Profielen voor onboarden
• Profielen voor persoonsdocumenten
   

Wat richt je in.

1. Profielen Onboarden

Maak nieuwe profielen aan voor onboarden. Gelukkig kun je deze nieuwe profielen baseren op bestaande indienst, herindienst en uitdienst profielen. Ga na welke indienst - en herindienst profielen met elkaar gecombineerd kunnen worden tot één onboardenprofiel.
De inrichting van de veldcontext(en) binnen de profielen zijn van essentieel belang! Koppel dus je juiste veldcontexten (eventueel gebaseerd op je bestaande veldcontexten) voor je verder gaat!

Naast veldcontexten kun je in het profiel van onboarden nog meer zaken inregelen: 

• Bepaal of je portaltoegang wilt geven en activeer dit in je profiel
• Koppel jouw OutSite portal voor de sollicitant
• Bepaal of je wil matchen binnen het onboarden proces
• Bepaal wanneer jij de medewerker toegang wilt geven tot InSite en/of Profit
• Heb je vacatures? Koppel dan jouw aangemaakte onboardings profiel aan de vacature(s)

Lees hier meer.

2. Workflow Onboarden

Laat je inspireren door de 4 verschillende workflows die AFAS standaard meelevert.

1. Onboarden (Profit)
2. Onboarden met contractvoorstel (Profit)
3. Onboarden zonder draaiboektaken (Profit)
4. Onboarden zonder dig ondertekenen (Profit)

Het mooie is dat je bij de inrichting van je onboarden workflow geen aparte processen hoeft te maken voor herindienst, sollicitant indienst. Als een dienstverband afgesloten moet worden, wordt dit ook geregeld! De onboarden workflow bepaalt dit voor jou!

• Ga aan de slag met de 4 meegeleverde profit worfklows van onboarden
• Kijk kritisch naar je documenten in de workflow. Zijn deze nog goed, of ga je vernieuwen op basis van de meegeleverde AFAS documenten?
• Heroverweeg als je nog niet met digitaal ondertekenen werkt, of dit niet een mooi moment is om dit gelijk te automatiseren en in te richten
• Kijk kritisch naar je berichtsjablonen in de workflow. Zijn deze nog goed, of ga je vernieuwen op basis van de meegeleverde AFAS berichtsjablonen?
• Koppel je ingerichte onboarden workflow(s) aan de desbetreffende onboarden profielen. Dit doe je in het profiel. Je kunt één workflow aan verschillende profielen hangen. Let op! Het moet een klantversie zijn (een kopie van de AFAS standaard)

Lees hier meer.

3. Aanvullende gegevens

Het opvragen van aanvullende gegevens heeft een nieuwe opzet gekregen. Daarom is het belangrijk dat je bepaalt welke gegevens en documenten binnen jouw organisatie opgevraagd moeten worden bij een nieuwe medewerker. Je kunt hierbij onderscheid maken tussen gegevens en documenten die bij iedereen van toepassing zijn of alleen voor bepaalde functies.
Je kunt de volgende gegevens opvragen bij een sollicitant:

• Aanvullende (persoons)gegevens
• Familie en opleidingen
• ID-bewijs, verblijfsvergunning en tewerkstellingsvergunning
• Rijbewijs en VOG
• Loonheffingsverklaring en geheimhoudingsverklaring
• Registraties (BIG, RGS, AGB, SKJ en V&VN)
• Ambtseed en diensttijdoverzicht
• Eigen (persoons)documenten

Heb je een keuze uit bovenstaande gegevens en documenten gemaakt? Dan kun je hiervoor profielen en workflows gaan inrichten. Voor elk gegeven en document zijn standaard workflows en profieltypes meegeleverd. Deze heb je nodig voor de koppeling in het draaiboek waarmee deze gegevens en documenten worden opgevraagd bij de nieuwe medewerker.

Lees hier meer.

4. Draaiboek

Voor onboarden zijn er 2 draaiboeken in te richten.

• Draaiboek Aanvullende gegevens sollicitant
• Draaiboek Aanvullende gegevens sollicitant vanuit functie

Met een draaiboek kun je een set van op te vragen gegevens en documenten samenstellen. Dit worden taken die vanuit de onboardenworkflow bij de sollicitant in de (OutSite) portal worden klaargezet. Je hebt de keuze tussen taken die onderdeel zijn van het onboardenprofiel en taken specifiek voor de functie van de nieuwe medewerker.

Koppel jouw draaiboek Aanvullende gegevens sollicitant aan jouw onboarden profielen.

Koppel jouw draaiboek Aanvullende gegevens sollicitant vanuit functie aan de functie bij de werkgever.

Lees hier meer.

5. In- en OutSite 

Je kunt nu aan de slag met het opmaken van de aanmaken- en beoordelen pagina's van elk afzonderlijk onboarden profiel. AFAS levert een standaard opmaak mee, maar je kunt ervoor kiezen om deze aan te passen naar de wensen van je eigen organisatie.  Voeg bijvoorbeeld toelichtingen en vrije velden toe en pas de indeling aan.

Let er wel op dat de opbouw van de pagina's een logische volgorde heeft en er geen verplichte velden ontbreken.

Daarnaast leveren we de standaard portalpagina 'Onboarden portal' uit. Hierop kun je onboarden starten en houd je inzicht in lopende onboarden workflows.
Je kunt een link naar deze portalpagina toevoegen op je eigen InSite.

Ken je de AFAS versie van de pagina al? Check deze eerst voor je gaat bewerken!

Lees hier meer.

6. Workflow Sollicitatie

De bestaande workflow Sollicitatie (-44) dient ook aangepast te worden als je met onboarden gaat werken. Alle ingewikkelde condities kunnen weg en er zijn nieuwe speciale acties bijgekomen. 

Laat je inspireren door de 2 verschillende workflows die AFAS standaard meelevert.

• Sollicitatie met e-mail portaltoegang (Profit)
• Sollicitatie zonder e-mail portaltoegang (Profit)

7. Autorisatie

Autoriseer de nieuwe functionaliteit onboarden (als je niet met de standaard autorisatierollen van AFAS werkt).

Richt daarnaast ook de autorisatiefilters op sollicitatie en sollicitant in.

Lees hier meer.

Dit vind je nu al standaard in Profit

We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?

Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?