Ondernemingsraad

Hebben jullie als organisatie een ondernemingsraad? Met behulp van deze pagina borg je deze processen en geef je zichtbaarheid aan de OR.

 

Introductie

Als ondernemingsraad wil je zichtbaar en benaderbaar zijn in jouw organisatie. Wij gaan je op deze pagina meenemen hoe je zelf in Profit hier hele mooie dingen voor kunt inrichten. Denk bijvoorbeeld aan een workflow waarmee medewerkers ideeën kunnen inbrengen of altijd inzage hebben in de behandelde of openstaande onderwerpen.

Daarnaast wil je na iedere OR-bijeenkomst een mooi verslag uitwerken. Deze kun je als OR-lid direct uitwerken. Na akkoord wordt deze direct bij alle medewerkers digitaal aangeboden.

Voordelen:

  • Borging van alle actiepunten via de workflow
  • Medewerkers hebben inzicht in alles wat de OR bespreekt, zowel openstaande punten als notulen
  • De OR is transparant!

Dossieritems raadplegen en vastleggen

Maak je eerste workflow

 

 

Bereid je goed voor


Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
 

  1. Type dossieritem
    Controleer of het type dossieritem Aanvraag OR al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.

Tip van de consultant


Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.

Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:

 

Wat richt je in.

 

Dossieritem met workflow

Met behulp van onderstaande stappen creëer je een workflow die door medewerkers kan worden ingestuurd. Ingestuurde workflows komen terecht bij groep OR-leden. Door jezelf als verantwoordelijke in te stellen bij een aanvraag, is onderling goed duidelijk wie welke aanvraag oppakt. 

1. Dossieritem

Je voegt het type dossieritem Aanvraag OR toe in Profit.

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

  • Verantwoordelijke
  • Toelichting
  • Bestand koppelen
  • Dossieritem als vertrouwelijk markeren

Lees hier meer.

 

2. Bestemming

De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren. 

Wij raden je aan om de volgende bestemming te selecteren:

  • Medewerker (verplicht)

Lees hier meer.

3. Workflow

Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow Aanvraag OR na te bouwen of als basis te gebruiken.

Lees hier meer.

4. Kenmerkcombinatie

Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.

Wij raden je aan om de volgende kenmerken te gebruiken:

  • Eén combinatie zonder kenmerk met koppeling naar workflow uit vorige stap.

Lees hier meer.

 

5. In & OutSite

Je kunt het type dossieritem ook in InSite insturen. 

Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je een omschrijving in meervoud op: "Aanvragen OR". 

Lees hier meer.

6. Vrije velden

Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Vrije velden.

Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden altijd op vrije tabbladen.

Lees hier meer.

7. Profielen

Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Profielen.

Je gebruikt profielen om voorkeurswaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.

Lees hier meer.

10. Signaal

Deze workflow wordt niet gestart door een signaal.

Met behulp van signalen kun je automatisch workflows starten.

Lees hier meer.

8. Activeren

Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina Aanvragen OR activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

9. Autorisatie

Ons advies is om een aparte rol voor de OR aan te maken, waar je onderstaande autorisatie aan kunt toekennen:

  • Filterautorisatie
  • Pagina's InSite / OutSite

Extra voordeel: Deze rol kun je direct gebruiken in je workflow, zodat taken direct bij deze gebruikers uitkomen!

Documentsjabloon

Om informatie te kunnen delen gaan we in deze stap een documentsjabloon toevoegen. Voordeel hiervan is dat je bij de inrichting instelt wie deze documenten mag aanmaken en goedkeuren. Na publicatie komen de documenten automatisch in het nieuwsoverzicht bij de juiste medewerkers terecht. Zowel via InSite als via AFAS Pocket. 

1. Documentsjabloon

Je voegt het documentsjabloon OR Bericht toe in Profit.

Voor dit sjabloon stel je het volgende in:

  • Beschikbaar op InSite
  • Toelichting
  • Bestand koppelen
  • Workflow document beoordelen

Lees hier meer.

 

2. Autorisatie

Voor ieder documentsjabloon kun je aangeven wie deze mag aanmaken, beoordelen en lezen. Voor dit documentsjabloon adviseren wij:

  • Lezers - Medewerker
  • Auteurs - Autorisatiegroep OR
  • Beoordelaars - Autorisatiegroep OR

Lees hier meer.

3. Activeren

Als je het documentsjabloon zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina Aanvragen OR activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

Inrichting van je site

We hebben nu een mooie workflow en documentsjabloon beschikbaar. Nu komt de laatste, maar zeker zo belangrijke stap: We moeten toffe pagina's maken waarop dit allemaal samenkomt. Je begint met het maken van een portalpagina. Dit is een blanco pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze wordt het visitekaartje van de OR.
Denk hierbij aan het tonen van je OR nieuwsberichten, maar ook het tonen van lopende OR aanvragen of een knop waarmee je nieuwe aanvragen kunt insturen. 

1. Portalpagina

Deze pagina wordt je visitekaartje van de OR. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als OR wilt uitstralen!

Lees hier meer.

2. Overzichten maken

Bij het aanmaken van een dossieritem of documentsjabloon heeft Profit al een overzicht voor je aangemaakt waarin alle aanvragen of documenten getoond worden.
In dit geval raden we aan om een extra overzicht te maken waarin alle openstaande aanvragen te zien zijn. 

Lees hier meer.

3. Plaatsen op je site

Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is over de OR. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten of op een andere manier te zorgen dat medewerkers deze pagina weten te vinden!

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?