Van offerte tot factuur.
Itembeheer | Voorraad | Inkoop | Verkoop | Productie | Prijzen en kortingen | Intercompany
Visie
Ordermanagement biedt de mogelijkheid om volledige controle te krijgen over je orderstromen. Profit dekt het volledige proces van inkoop, verkoop, voorraadbeheer en productie van goederen. Hierbij staat de klant centraal, zonder de leverancier uit het oog te verliezen.
De basis leg je met artikel- en voorraadbeheer. Hierdoor zal Profit bestelvoorstellen voor je genereren, waardoor je grip hebt op je inkopen. Het verkoopproces loopt hierdoor gestroomlijnder, omdat beide processen met elkaar geïntegreerd zijn.
Uitgangspunten:
Alle goederen en diensten die je in- of verkoopt leggen we vast met items. Deze items worden gebruikt in het orderproces. Van alle items zijn artikelen de enige waar je voorraad kunt bijhouden, de andere types kunnen dit niet. Als een artikel uit meerdere onderdelen bestaat, maak je er een samengesteld artikel van. Een artikel kan ook een partij- of serienummer meekrijgen.
Alle artikelen worden gekoppeld aan een artikelgroep. Hiermee kun je het assortiment verdelen en artikelen met hetzelfde kenmerk groeperen. Naast de groeperende functie leg je per artikelgroep ook een grootboekrekening vast voor de omzet, de inkoop en voor eventuele voorraadboekingen.
Naast artikelen kun je ook werksoorten vastleggen. Dit gebruik je voor werkzaamheden die medewerkers tegen een bepaald tarief uitvoeren. Het item kosten gebruik je voor zaken die je aan een klant wilt doorbelasten, transportkosten bijvoorbeeld. Tot slot kun je voor standaard teksten die je bijvoorbeeld op een factuur wilt opnemen gebruikmaken van tekstartikelen.
Van artikelen en samenstellingen kun je voorraad bijhouden. Dit kan in aantallen, maar ook in financiële waarde op je balans. Voorraad-journalisering heet dit in Profit. Dit zorgt voor een integratie tussen ordermanagement en je financiële administratie.
Op artikelniveau geef je aan of je voorraad wilt bijhouden. Via voorraadprofielen bepaal je hoeveel voorraad je wilt hebben en wanneer je een artikel wilt inkopen. Dit zorgt voor grip op je voorraadbeheer en inkoopproces.
De voorraad wordt opgeslagen in een magazijn, eventueel op een locatie. In het magazijn worden je artikelen opgeslagen bij ontvangst en worden de artikelen verstuurt als je ze verstuurd naar je klant. Artikelen kunnen ook verplaatst worden tussen verschillende magazijnen. Met de magazijnverplaatsing heb je inzicht welke goederen op welk moment in het magazijn liggen.
Voordat je goederen kunt verkopen, moeten deze eerst ingekocht worden. Het volledige inkoopproces is geborgd in Profit. Denk hierbij aan het maken van een inkooporder vanuit een aanvraag, offerte of bestelvoorstel. Bij binnenkomst van de goederen kan een ontvangst gemaakt worden. De ontvangst kan gematcht worden met de inkoopfactuur. Confronteren heet dit. Hierdoor kan de factuur goed beoordeeld en snel betaald kan worden.
Is er sprake van de inkoop van diensten? Dan zul je hiervan geen ontvangst registreren, maar zal een inkoopverplichting aangegaan worden. Zodra de inkooporder gemaakt is, wordt hier (al dan niet na goedkeuring) direct een verplichting van aangemaakt, zodat de inkoopfactuur snel betaald kan worden.
Bij het verkopen van artikelen kunnen meerdere stappen doorlopen worden. Op deze manier kan een offerte uiteindelijk omgezet worden naar een verkoopfactuur. Hierbij komt ook een verkooporder kijken en een pakbon om de voorraad af te boeken. Het is ook mogelijk om met een balie-/directfactuur te werken, hierbij wordt de voorraad direct afgeboekt.
Via het productieproces kun je van verschillende grondstoffen of artikelen een nieuw artikel maken. Produceer je vaker hetzelfde artikel, dan leg je het vast via een samengesteld artikel.
Bij je artikelen leg je prijzen vast. Profit kent een hiërarchie, zodat altijd de juiste prijs wordt bepaald. We gaan uit van de basisprijs die bij het artikel vastligt, maar er kunnen aanvullend ook actieprijzen, prijslijsten en prijzen per verkooprelatie vastgelegd worden.
Naast prijzen kennen we ook kortingen. Korting kan uitgedrukt worden in een percentage of een bedrag. Ook kortingen kennen een hiërarchie. Het is namelijk mogelijk om een basiskorting vast te leggen, maar je kunt aanvullend ook actiekortingen, kortingsgroepen en kortingen per relatie vastleggen.
Met intercompany handelt Profit het in- en verkoopproces tussen administratie geautomatiseerd af. Je gebruikt dit wanneer je inkoopt en verkoopt tussen de eigen voorraad en administraties.