Payroll Mutaties IKB

Met Payroll Workflows voer je de payrollprocessen feilloos en efficiënt uit.




Introductie


Je kunt vaste en variabele loonmutaties door de medewerker laten vastleggen in InSite. Je legt hierdoor de verantwoordelijkheid in de lijn, de gegevens worden bij de bron vastgelegd en je hebt een betere audittrail. Je verhoogt de kwaliteit van de mutaties door conditionele controles in te bouwen en je dwingt een correcte beoordelingsroute af door te werken met condities. 

Hierdoor heb je minder administratieve handelingen en kun je bezig zijn met uitzonderingen, de controle van de salarisverwerking en verbeteringen doorvoeren.

Je beschikt hiervoor over een standaard meegeleverd type dossieritem.

Voor het starten van de workflow voor het IKB moet je zijn op de stamkaart van de medewerker in InSite.


Voordelen:

  • Registratie verloopt digitaal.
  • De kwaliteit van de mutaties wordt verhoogd door de mogelijkheid van conditionele controles.
  • Meer tijd voor controle van de salarisverwerking.


Dossieritems insturen

In- en OutSite

Payroll Workflows


Kracht van workflows



Voorbereiding


  • Controleer of de workflow Keuzebudget van het type dossieritem Loonmutatie (Profit) al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.

Tip van de consultant


Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.




Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:




Wat richt je in.

1. Dossieritem


Je hebt het type dossieritem Loonmutatie (Profit) in Profit.

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

  • Dossieritem als vertrouwelijk markeren

Lees hier meer.


2. Bestemming


Je kunt voor dit type dossieritem geen bestemming opvoeren.

De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren. 

Wij raden je aan om de volgende bestemmingen te selecteren:

  • Bestemming (verplicht)
  • Bestemming (optioneel)
  • Bestemming (één van deze verplicht)

Lees hier meer.

3. Workflow


Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflows Loonmutatie, PV en Toekennen bonus na te bouwen.

Lees hier meer.

4. Kenmerkcombinatie


Voor het vastleggen van dit type dossieritem gebruiken we geen Kenmerken.

Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.

Wij raden je aan om het volgende kenmerk te gebruiken:

  • Eén combinatie zonder kenmerk met koppeling naar workflow uit vorige stap.

Lees hier meer.


5. In & OutSite


Voor dit type dossieritem beschik je niet over het tabblad In & OutSite.

Je kunt het type dossieritem ook in InSite en/of OutSite (klantportal) insturen. 

Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je een omschrijving in meervoud op. 

Lees hier meer.

6. Vrije velden


Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Vrije velden.

Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden altijd op vrije tabbladen.

Lees hier meer.

7. Profielen


Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.

Bij een aantal profielen kun je naast de voorkeuren ook restricties opgeven waardoor het proces nog efficiënter werkt. 

Wij raden je aan de profielen te gebruiken die voor jouw organisatie van belang zijn. Je kunt denken aan:


Lees hier meer.

8. Activeren


Activeer de type pagina Medewerker loonmutaties in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

9. Autorisatie


Na het activeren van een type pagina Medewerker loonmutaties pas je altijd de autorisatie aan.
Je voegt de pagina's voor het aanmaken en beoordelen van mutaties toe aan de gewenste autorisatierollen.

Wij raden je aan om de volgende autorisatiemogelijkheden te gebruiken:

  • Filterautorisatie
  • Autorisatierollen
  • In & OutSite gebruikers


10. Pagina's opmaken


Elke pagina die je toevoegt voor InSite (of OutSite) moet je eerst nog opmaken zodat alle informatie duidelijk is. Bijvoorbeeld een weergave, een actie of een gerelateerde verwijzing.

Lees hier meer.

11. Plaatsen op je site


Voor het insturen van het dossieritem in InSite (en OutSite) voeg je een menu-item, banner of hyperlink toe.

Lees hier meer.

12. Signaal


Deze workflow wordt niet gestart door een signaal.

Met behulp van signalen kun je automatisch workflows starten.

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?