Project in InSite

Projectmedewerkers kunnen met Project Self Service (PSS) in InSite gegevens van projecten, teams en nacalculatie (uren) benaderen.

Introductie

 

In InSite kun je projecten raadplegen, uren boeken, accorderen en gereedmelden. Je hoeft Profit Windows hier niet voor op te starten!

Voordat de gebruikers van InSite bij de Projectenportal kunnen, voeg je het menu aan de site toe en activeer je de typen pagina's voor Projecten in de site.

Je kunt als sitebeheerder instellen wat een gebruiker van een project mag zien volgens een autorisatiemodel voor Projecten in InSite en OutSite.

  • Voor geïnteresseerden kun je een basispagina voor projecten beschikbaar te stellen. De basispagina dient tevens als bron voor de pagina’s voor teamleden en de rol die ze spelen binnen het team.
  • Voor teamrollen kun je per teamrol instellen of voor deze rol de basispagina zichtbaar is of dat er voor de betreffende rol een specifieke projectpagina aangemaakt moet worden.

Teamleden, zowel medewerkers (InSite/Profit) als contacten (OutSite), krijgen hierdoor beter inzicht in de projecten waar ze bij betrokken zijn. Zij zien direct wie binnen het project voor welk onderdeel verantwoordelijk is (de teamrollen) en de voortgang.

Voordelen:

  • Projectmedewerkers beheren, wijzigen en raadplegen zelf hun projecten.
  • Iedereen boekt zijn/haar eigen nacalculatie (uren) en declaraties.
  • Projecten onderhoud je op een efficiënte, snelle wijze in InSite.
  • Projectgegevens deel je digitaal met je medewerkers en relaties.
  • Projectteams koppel je aan één of meer Projecten. 
  • Workflowtaken toekennen aan teamleden op basis van hun teamrol.
  • In het digitaal projectdossier is alle documentatie met medewerkers en relaties eenvoudig op te slaan en terug te vinden. 

 

PSS inrichten

PSS gebruik

AFAS Open 2020

AFAS Open 2020

 

 

 

Voorbereiding


  • Bedenk van tevoren hoe je de autorisatie wilt inrichten. Je kunt als sitebeheerder, via een autorisatiemodel, instellen wat een gebruiker van een project mag zien. Ook kun je als Sitebeheerder bepalen hoe de projecteigenschappenpagina voor de projectgroepmanagers, de geïnteresseerde en de teamleden uitziet.
  • Bepaal of je medewerkerautorisatie via projecten wilt laten verlopen, zodat een projectleider als leidinggevende de autorisatie krijgt op teamleden.
  • Bepaal of je het toevoegen van projecten en teamleden via de workflow wilt laten lopen.

Tip van de consultant


Voor de functionaliteit Aanmaken project in InSite voeg je projectprofielen toe. Voor elk projectprofiel dat je toevoegt wordt een profielspecifieke pagina gegenereerd in InSite.

Welke functionaliteit krijg je in

Wat richt je in.

1. Type pagina activeren


 

Voor de Projectenportal activeer je de typen pagina projecten en projectcumulatieven.

Je activeert nacalculatie als je de functionaliteit uren boeken beschikbaar wilt stellen.

Activeer teams, voorcalculatie en projectactiviteiten voor het vastleggen van voortgang.

Lees hier meer.

 

2. Projectprofiel


 

Met een projectprofiel kun je het gedrag van velden en de voorkeurwaarden van een aantal gegevens van een project vastleggen. Je legt hiermee een soort basisproject met een basisinrichting vast. Hiermee versnel en vereenvoudig je het toevoegen van gelijksoortige projecten.

Optioneel koppel je aan het profiel een workflow zodat het aanmaken van een project via een workflow loopt en deze eerst beoordeeld kan worden. 

 

 

3. Projectpagina


 

(optioneel)

Je beschikt standaard over een basispagina voor projecten voor de geïnteresseerde gebruiker in InSite. Deze basispagina toont informatie met projectgegevens over alle teamrollen heen. Je kunt als sitebeheerder de basis projectpagina wijzigen.

Via de basispagina kunnen geïnteresseerden projecten bekijken. De basispagina dient ook als bron voor de pagina’s voor teamleden en de rol die ze spelen binnen het team.

Lees hier meer.

 

4. Teamrol pagina


 

 (optioneel)

Je kunt als sitebeheerder per teamrol een specifieke projectpagina inrichten en onderhouden in InSite. Op deze pagina leg je vast welke projectgegevens in InSite zichtbaar zijn voor teamleden met deze rol.

Lees hier meer.

 

5. Projectgroepmanager


 

(optioneel)

Je kunt aan een projectgroep een aparte functie, de projectgroepmanager toekennen. De projectgroepmanagers kunnen in InSite projecten in detail inzien, ondanks dat ze geen directe rol hebben in het team van het project.

Dit geldt bijvoorbeeld voor directieleden of afdelingsmanagers. 

Een ingelogde gebruiker ziet als projectgroepmanager alle projectgegevens op een pagina van een project in InSite waarvan hij/zij projectgroepmanager is. Dezelfde gebruiker ziet een standaard pagina met minder projectgegevens op een pagina van een project in InSite als deze niet gekoppeld is aan zijn/haar projectgroep en de gebruiker hiervan geen projectgroepmanager is.

Lees hier meer.

6. Nacalculatie boeken


 

 

Per boekingslay-out die je hebt voor Nacalculatie of Declaratie beschik je in InSite over een eigen werkblad. Je kunt deze werkbladpagina('s) voor nacalculatie/uren per regel en per week naar wens aanpassen en onderhouden. 

Als je gebruik maakt van één boekingslay-out voor Nacalculatie/Uren boeken/declaraties, dan wordt in InSite direct de werkbladpagina geopend. Gebruik je meerdere boekingslay-outs en beschik je dus over meerdere werkbladpagina's, dan kun je per werkbladpagina een aparte inrichting en autorisatie realiseren.

Lees hier meer.

7. Standaard inrichting


 

(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat


 

Beschrijving


 

Advies


 

1. Projectprofiel

Om het opvoeren van een project te vereenvoudigen maak je gebruik van een projectprofiel.

Maak deze eerst handmatig aan.

2. Projectgroep 

Dit is een verplicht veld voor het groeperen van je projecten.

Maak deze handmatig aan.

3. Team

Werk je in standaard teams of werk je per project met een specifiek team.

De standaard teams maak je eerst handmatig aan.

4. Verkooprelatie

Om de projecten te factureren moet je de juiste verkooprelatie koppelen.

Maak deze handmatig aan, of bij grote aantallen is er een import beschikbaar.

5. Medewerker

De projectleider, of teamlid zijn medewerkers binnen Profit.

Maak deze handmatig aan, of bij grote aantallen is er een import beschikbaar.

6. Projectstatus

Maak vooraf eventueel meer projectstatussen aan.

Maak deze eerst handmatig aan.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?

 

Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat


 

Type


 

Beschrijving


 

Projectportal

Inrichting

Voor de Projecten is er een portal ingericht in InSite.

 

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?