Projectaanvraag

Van aanvraag tot aanbieding

 

Introductie

 

Met projectaanvragen volg je uiteindelijk het proces van de aanvraag van een klant op, en maak je het proces van aanvraag tot aanbieding inzichtelijk. Hierdoor weet je zeker dat iedere projectaanvraag binnen de organisatie door de juiste mensen gezien wordt, en dat je de kostbare tijd ook daadwerkelijk besteed aan aanvragen die waarde toevoegen aan jouw bouwbedrijf. Tevens houd je hiermee goed inzicht in waar de calculatoren op dit moment mee bezig zijn.  Dit proces is standaard in de bouw template ingericht.

Voordelen:

  • Gestructureerde opvolging van een projectaanvraag zodat je zeker weet dat de juiste mensen binnen de organisatie de aanvraag beoordeeld hebben.
  • Een volledig overzicht van alle projectaanvragen die jouw organisatie binnenkomen, en zodoende ook weten welke aanvragen jullie gegund worden en welke niet.

Dossieritems insturen In- en OutSite

Kracht van workflows

 

Bereid je goed voor

Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Controleren
    Controleer of het type dossieritem Projectaanvraag al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.
  2. Aanmaken project
    Bepaal of je voor iedere aanvraag een project wilt aanmaken waar je de uren op wilt boeken, of dat je gebruik wilt maken van  forecast. Kies je voor de laatste maak je geen projectnummer aan tot het moment van gunning.

Tip van de consultant

  • Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.
  • Maak inzichtelijk hoe een projectaanvraag binnen jouw organisatie beoordeeld wordt. Bepaal welke groepen / personen hierbij een rol spelen. Standaard is hiervoor een workflow ingericht, zie afbeelding.

 

Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:

 

 

Wat richt je in.

1. Dossieritem

Je voegt het type dossieritem Projectaanvraag toe in Profit.

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

  • Dossieritems nummeren
  • Verantwoordelijke
  • Toelichting
  • Bestand koppelen
  • Vrije velden gebruiken

Lees hier meer.

 

2. Bestemming

De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren. 

Wij raden je aan om de volgende bestemmingen te selecteren:

  • Project (optioneel)
  • Verkooprelatie (één van deze verplicht)
  • Verkooprelatie + contact (één van deze verplicht)

Lees hier meer.

3. Workflow

Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow Projectaanvraag na te bouwen.

Lees hier meer.

4. Kenmerkcombinatie

Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.

Wij raden je aan om de volgende kenmerken te gebruiken:

  • Eén combinatie zonder kenmerk met koppeling naar workflow uit vorige stap.

Lees hier meer.

 

5. In & OutSite

Je kunt het type dossieritem ook in InSite en/of OutSite (klantportal) insturen. 

Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je een omschrijving in meervoud op. 

Lees hier meer.

6. Vrije velden

Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden altijd op vrije tabbladen.

Wij raden je aan om de volgende vrije velden toe te voegen:

  • Budget klant (numeriek veld)
  • Indienen voor (datum veld)

Lees hier meer.

7. Profielen

Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Profielen.

Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.

Wij raden je aan om de volgende profielen in te richten:

  • Profiel

Lees hier meer.

8. Activeren

Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina Omschrijving meervoud activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

9. Autorisatie

Een nieuw type dossieritem moet altijd worden geautoriseerd. Wij raden je aan om de volgende autorisatie te gebruiken:

  • Filterautorisatie
  • Autorisatierollen
  • In & OutSite gebruikers

10. Pagina's opmaken

Elke pagina die je toevoegt voor InSite (of OutSite) moet je eerst nog opmaken zodat alle informatie duidelijk is. Bijvoorbeeld een weergave, een actie of een gerelateerde verwijzing.

Lees hier meer.

11. Plaatsen op je site

Voor het insturen van het dossieritem in InSite  (en OutSite) moet je een menu-item, banner of hyperlink toevoegen.

Lees hier meer.

12. Signaal

Deze workflow wordt niet gestart door een signaal.

De workflow wordt gestart met het signaal [Naam signaal].

Met behulp van signalen kun je automatisch workflows starten.

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?