Leg de ambtseed vast met behulp van een workflow!

Bereid je goed voor

Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
 

1. Type dossieritem
   Controleer of het type dossieritem Ambtseed al bestaat in je omgeving. In dit geval is de inrichting op deze pagina al voor je gedaan vanuit een template omgeving.

Tip van de consultant

Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.

Wat richt je in.

1. Dossieritem

Je voegt het type dossieritem Ambtseed toe in Profit.

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

• Bestand koppelen
• Als vertrouwelijk markeren
• Document koppelen 
• Direct converteren naar PDF

Lees hier meer.

2. Bestemming

De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren. 

Wij raden je aan om de volgende bestemmingen te selecteren:

• Medewerker (Verplicht)

Lees hier meer.

3. Workflow

Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow Ambsteed te gebruiken.

De workflow zal eerst ter ondertekening langs de medewerker gaan. Daarna zal de personeelsadministratie het ondertekende document controleren en vastleggen in het dossier.

Lees hier meer.

4. Kenmerkcombinatie

Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.

Wij raden je aan om de volgende kenmerken te gebruiken:

• 1 combinatie zonder kenmerk met koppeling naar workflow uit vorige stap.

Lees hier meer.

5. In & OutSite

Je kunt het type dossieritem ook in InSite insturen. 

Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je de omschrijving in meervoud op: Ambtseden.

Lees hier meer.

6. Vrije velden

Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden altijd op vrije tabbladen.

Maak een vinkveld 'Ambtseed' op de functie en een vinkveld 'Ambtseed' op de medewerker. 

Via een signaal wordt gekeken naar het vinkveld op de functie, is er een ambtseed nodig. Wanneer deze is aangevinkt wordt met de registratie van de workflow het vinkveld 'ambtseed' op de medewerker aangevinkt. 

Lees hier meer.

7. Profielen

Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Profielen.

Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.

Lees hier meer.

10. Signaal

Met behulp van een signaal wordt de workflow automatisch gestart.

Het signaal is aangemaakt met een filter op het vrije veld op functie 'Ambtseed' Ja en het vrije veld op medewerker 'Ambtseed' Nee. Er wordt verdicht op medewerker, dus wanneer er meerdere functies naar voren komen zal er maar 1 regel getoond worden. Het signaal start een workflow op met de medewerker als bestemming.

Lees hier meer.

8. Activeren

Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina Ambtseden activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

9. Autorisatie

Ons advies is om een de rol personeelsadministratie te verreiken met het vrije veld 'Smbtseeed' op medewerkersniveau. De rol HRM applicatiebheer te verreiken met het vrije veld 'Ambtseed' op de functie. 

De InSite functionaliteit 'Ambtseden' kan worden toegevoegd aan de autorisatierol 'Medewerker (Profit)'.

Lees hier meer