Tijdelijke rol
Je hebt niet de functie, maar hebt tijdelijk de rol van.
Introductie
Binnen de autorisatiegroep geef je op dat de rol gevuld kan worden op basis van een functie. Samen met de workflow medewerker tijdelijke autorisatierol (Profit) ben je dan in staat om het uitdelen van rechten automatisch én beoordeeld door een manager te laten verlopen. Je legt als het ware het uitdelen van rechten in de lijn zonder tussenkomst van een applicatiebeheerder. De laatste stap in de workflow zorgt voor het aanpassen van de autorisatie. Door er een begindatum en een einddatum aan te koppelen wordt met het uitvoeren van de actie automatisch vullen groepen de wijziging doorgevoerd.
Voordelen:
- Per autorisatiegroep instelbaar.
- Autorisatie zonder tussenkomst van applicatiebeheerder.
- Aanpassen van de groep kan via een geplande taak.
Gebruikersgroepen vullen | Workflows |
Bereid je goed voor
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
- Autorisatie
Bepaal bij welke autorisatierollen je de mogelijkheid wilt bieden om de rol op basis van functie ook tijdelijk uit te kunnen voeren. - Geplande taak
Bepaal op welke tijdstippen je de autorisatiegroepen wilt vullen via een geplande taak.
Tip van de consultant
Door de verantwoordelijkheid van het toekennen van rechten bij de leidinggevende te leggen en het proces via een geplande taak te automatiseren, is er na de inrichting geen actie van de applicatiebeheerder meer nodig.
Om je een indruk te geven:
Op de medewerker stamkaart de sectie voor de autorisatierollen.
1. Dossieritem
Je hebt het type dossieritem Medewerker tijdelijke autorisatierol (Profit) in Profit.
Voor dit dossieritem stel je het volgende in:
- Dossieritem als vertrouwelijk markeren
Lees hier meer.
2. Autorisatie
Na het activeren van het type pagina Medewerker tijdelijke rollen moet altijd worden geautoriseerd. Je voegt de pagina's voor het aanmaken en beoordelen toe aan de gewenste autorisatierollen.
Standaard zijn de pagina's gekoppeld aan de rol manager (Profit) en Medewerker (Profit).
Om tijdelijke rechten toe te kennen moet er bij de groepen het vinkje tijdelijke gebruikersgroep op medewerker toestaan aan staan.
3. Workflow
Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow Medewerker tijdelijke autorisatierol na te bouwen.
Lees hier meer.
4. Profielen
Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.
Op het profiel maak je door middel van nieuwe context ook de vrije velden zichtbaar.
Lees hier meer.
5. Vrije velden
Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Vrije velden.
Je kunt werken met vrije velden op het gekoppelde profiel. Deze blijven binnen de workflow aanwezig, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst de vrije velden via de context op het profiel.
Lees hier meer.
6. Activeren
Activeer dit type pagina Medewerker tijdelijke rollen in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.
Lees hier meer.
7. Pagina's opmaken
Elke pagina die je toevoegt voor InSite (of OutSite) moet je eerst nog opmaken zodat alle informatie duidelijk is. Bijvoorbeeld een weergave, een actie of een gerelateerde verwijzing.
Lees hier meer.
8. Plaatsen op je site
Voor het insturen van het dossieritem in InSite (en OutSite) moet je een menu-item, banner of hyperlink toevoegen.
Lees hier meer.
9. Geplande taak
Met de geplande taak autorisatiegroepen o.b.v. selectie actualiseren worden de rechten binnen de autorisatietool gevuld.
Lees hier meer.