VCA registratie

Vastleggen van de VCA registratie.

 

Introductie

 

Nederland werkt veiliger met VCA

Met ruim 1,5 miljoen gediplomeerde professionals en 15.000 gecertificeerde bedrijven is VCA al meer dan 25 jaar dé standaard in veilig, gezond en duurzaam werken. VCA staat voor Veiligheid, Gezondheid en Milieu Checklist Aannemers. Met een VCA-diploma of -certificaat leg je de basis om iedere dag weer veilig en gezond aan de slag te gaan.

Middels deze inrichting registreer je de VCA certificaten bij jouw inkoopcontacten.

Voordelen:

  • Zekerheid dat de VCA certifcaten op orde zijn.
  • Makkelijk inzicht bij jouw contactpersonen
  • Via het dossier inzicht in de historie

 

Inrichting registraties

 

Bereid je goed voor


Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
 

  1. Type dossieritem
    Controleer of het type dossieritem VCA registratie al bestaat in je omgeving. In dit geval is de inrichting op deze pagina waarschijnlijk vanuit een template al voor je gedaan.
  2. Historie
    Welke gegevens heb je nu al vastgelegd? Zorg dat je deze informatie verzameld, zodat je dit makkelijk kan toevoegen in Profit.

Tips van de consultant


Het is standaard niet mogelijk om de gegevens los van het dossier in te vullen. Laat dit ook zo, want met het dossier heb je gelijk inzicht in de historie, heb je altijd een bijlage en kan je de juiste invoer afdwingen.

Vraag een nieuwe demo of template omgeving aan om de inrichting in detail te bekijken.

Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:

 

Wat richt je in.

 

Dossieritem met workflow en vrije inrichting op contactpersoon

Met behulp van onderstaande stappen creëer je een workflow die gebruikt kan worden om de VCA registratie van te leggen in het dossier en gelijk de vrije velden bij de contactpersoon te vullen.

1. Dossieritem

Je voegt het type dossieritem VCA registratie toe in Profit.

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

  • Bestand koppelen
  • Vrije velden gebruiken

Lees hier meer.

2. Bestemming

De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren. 

Wij raden je aan om de volgende bestemmingen te selecteren:

  • Inkooprelatie (Verplicht)
  • Inkooprelatie + contact (Verplicht)

Lees hier meer.

3. Vrije velden

Voor dit type dossieritem gebruiken we vrije velden, het is aan te raden om de velden met precies de zelfde namen aan te maken op het dosseritem en op de contactpersoon.

Voeg de volgende vrije velden toe op het dossieritem en de contactpersoon:

  • Type VCA (Tabelkoppeling met een vrije tabel)
  • Geldig t/m (Datum)
  • VCA nummer (Tekstveld)

Lees hier meer.

4. Workflow

Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem kan je zelf een logisch proces bepalen. In de template wordt de hebben we een workflow die direct automatisch afgehandeld wordt.

Maak gebruik van de mogelijkheid waarde toekennen in de workflow om de velden van het dossieritem over te nemen naar de contactpersoon.

Lees hier meer.

5. Kenmerkcombinatie

Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.

Wij raden je aan om de volgende kenmerken te gebruiken:

  • Eén combinatie zonder kenmerk met koppeling naar workflow uit vorige stap.

Lees hier meer.

6. In & OutSite

Je kunt het type dossieritem ook in InSite en/of OutSite (klantportal) insturen. 

Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je een omschrijving in meervoud op. 

Lees hier meer.

7. Profielen

Maak een instuurprofiel voor een VCA registratie. Met daarbij de juiste velden zichtbaar en verplicht.

Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.

Lees hier meer.

8. Activeren

Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina VCA registratie activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

9. Autorisatie

Ons advies is om de rol Inkoop (Bouw) (Profit) te autoriseren voor de functionaliteit VCA registratie

Lees hier meer

10. Banner toevoegen

Voeg een banner toe, op de stamkaart van de inkooprelatie, die verwijst naar de naar het nieuwe instuurprofiel. Hiermee kan je vanuit InSite eenvoudig de registratie toevoegen.

Lees hier meer.

11. Overzicht maken

De vrije velden worden via de workflow automatisch bij de contactpersoon gevuld. Nu is het mooi om een aparte overzichtpagina waar de VCA gegevens zichtbaar zijn per contactpersoon.

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?