Verklaring omtrent gedrag

Je kan zelf de VOG in het dossier plaatsen.

Introductie

 

Indien je voor je functie een geldige verklaring omtrent gedrag nodig hebt, dan is het logisch dat je de registratie al bij je sollicitatie vastlegt. Je legt het nummer en de vervaldatum  vast en uiteraard een digitale kopie voeg je als bestand toe. In praktijk blijkt dat het vaak nog niet mogelijk is om de VOG direct te uploaden bij het indienst proces omdat het aanvragen van VOG enige tijd in beslag neemt. Daarom is het ook mogelijk om je VOG zelf toe te voegen aan je dossier doordat er op je InSite pagina voor je persoonlijke gegevens een knop is waarmee je de VOG-registratie kunt toevoegen. Deze laatste optie wordt ook gebruikt wanneer je bestaande VOG verloopt en je een nieuwe moet aanleveren. De medewerker wordt hierop geattendeerd via een signaal dat wordt afgetrapt een maand voordat er een jaar is verstreken ten opzichte van de uitgiftedatum.

Het aanleveren van een VOG brengt kosten met zich mee. Doordat dit valt onder personeelskosten worden de kosten voor het aanvragen van je VOG vergoed. Deze vergoeding kun je via een declaratie indienen.

Voordelen:

  • Registratie verloopt digitaal.
  • Bij de functie geef je aan of er een verplichte VOG-registratie is.
  • (Her)registratie loopt via dezelfde flow, en wordt een maand voor de vervaldatum gestart.

Dossieritems insturen In- en OutSite

Kracht van workflows

 

Voorbereiding

  • Controleer of het type dossieritem Verklaring omtrent gedrag al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.

Tip van de consultant

  • Zorg ervoor dat het proces voor het aanleveren van de VOG duidelijk is bij de medewerkers, en zij na het aanleveren van de VOG ook het originele document langs komen brengen, zodat de personeelsadministratie het document direct fysiek kan controleren en kan afhandelen.

  • Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.

 

Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:

 

Wat richt je in.

1. Dossieritem

Je hebt het type dossieritem Verklaring omtrent gedrag in Profit.

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

  • Dossieritem als vertrouwelijk markeren

Lees hier meer.

 

2. Bestemming

Je kunt voor dit type dossieritem geen bestemming opvoeren.

De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren. 

Wij raden je aan om de volgende bestemmingen te selecteren:

  • Bestemming (verplicht)
  • Bestemming (optioneel)
  • Bestemming (één van deze verplicht)

Lees hier meer.

3. Workflow

Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow Verklaring omtrent gedrag na te bouwen.

Lees hier meer.

4. Kenmerkcombinatie

Voor het vastleggen van dit type dossieritem gebruiken we geen Kenmerken.

Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.

Wij raden je aan om de volgende kenmerken te gebruiken:

  • Eén combinatie zonder kenmerk met koppeling naar workflow uit vorige stap.

Lees hier meer.

 

5. In & OutSite

Je kunt het type dossieritem ook in InSite en/of OutSite (klantportal) insturen. 

Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je een omschrijving in meervoud op. 

Lees hier meer.

6. Vrije velden

Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Vrije velden.

Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden altijd op vrije tabbladen.

Lees hier meer.

7. Profielen

Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Profielen.

Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.

Wij raden je aan om de volgende profielen in te richten:

  • Profiel

Lees hier meer.

8. Activeren

Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina Verklaringen omtrent gedrag activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

9. Autorisatie

Een nieuw type dossieritem moet altijd worden geautoriseerd. Wij raden je aan om de volgende autorisatie te gebruiken:

  • Filterautorisatie
  • Autorisatierollen
  • In & OutSite gebruikers

10. Pagina's opmaken

Elke pagina die je toevoegt voor InSite (of OutSite) moet je eerst nog opmaken zodat alle informatie duidelijk is. Bijvoorbeeld een weergave, een actie of een gerelateerde verwijzing.

Lees hier meer.

11. Plaatsen op je site

Voor het insturen van het dossieritem in InSite  (en OutSite) moet je een menu-item, banner of hyperlink toevoegen.

Lees hier meer.

12. Signaal

Omdat de VOG een beperkte geldigheid heeft, wordt er voor de verlenging van de VOG gebruik gemaakt van het signaal Medewerker: Verklaring omtrent gedrag vernieuwen (Profit).

Met behulp van signalen kun je automatisch workflows starten.

Lees hier meer.

Branche specifieke inrichting.

 

Voor de onderstaande branche is er extra inrichting aanwezig/noodzakelijk.

Branche Zorg en Welzijn

Kosten van de VOG automatisch vergoeden.

Voor een overgrote meerderheid van de functies in de zorgbranche is het verplicht om als medewerker in bezit te zijn van een geldig verklaring omtrent gedrag (VOG). Je kunt de aangevraagde VOG  zowel direct uploaden bij het indienst melden als via de ESS functionaliteit in InSite. Doordat een VOG ook weer verloopt vul je bij het uploaden een afgiftedatum. Een maand voordat er een jaar is verstreken ten opzichte van de uitgiftedatum is er een signaal dat wordt afgetrapt om de medewerker te attenderen op het aanvragen van een nieuwe VOG.

Daarnaast is het ook van belang dat de kosten voor het aanvragen van een VOG op een juiste en efficiënte manier worden vergoed.  Daarvoor is er een aanvullende inrichting gedaan door middel van vrije velden op de medewerker die automatisch worden gevuld bij het goedkeuren van de VOG door de personeelsadministratie. Deze waarden worden vervolgens gebruikt bij het looncomponent Verklaring omtrent gedrag om de maand en jaar van uitbetaling te vullen. De vergoeding is een vaste waarde die ook op datzelfde component is ingevuld. 

 

Voordelen:

  • Na indienen van de VOG hoeft er niets gedeclareerd te worden.
  • Betaling automatisch bij de volgende verloning.

Voorbereiding

  • Controleer of het type dossieritem Waarde toekennen al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.
  •  Bepaal of voor jouw organisatie een maand voor de vervaldatum een goed moment is om een nieuw VOG aan te vragen.

Tip van de consultant

  • Zorg ervoor dat het proces voor het aanleveren van de VOG duidelijk is bij de medewerkers, en zij na het aanleveren van de VOG ook het originele document langs komen brengen, zodat de personeelsadministratie het document direct fysiek kan controleren en kan afhandelen, waardoor de gemaakte kosten direct worden vergoed.

 

1. Vrije velden op medewerker

Op de medewerker zijn drie velden toegevoegd om ervoor te zorgen dat de goedgekeurde VOG ook in dezelfde maand wordt betaald met het salaris.

  • Maand afgifte VOG (numeriek)
  • Jaar afgifte VOG (numeriek)
  • VOG gecontroleerd (J/N veld)

Lees hier meer.

 

 

2. Workflow

 

In de workflow Waarde toekennen die wordt opgestart na goedkeuring door de personeelsadministratie worden de vrije velden gevuld met de huidige maand en jaar en met een Ja voor de controle.

Deze workflow wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat de gemaakte kosten van de VOG verklaring worden vergoed aan de medewerker.

Lees hier meer.

 

3. Payroll inrichting

 

Bovengenoemde vrije velden worden als parameter gebruikt in het looncomponent Verklaring Omtrent Gedrag. Wanneer de parameter maand afgifte VOG en jaar afgifte VOG gelijk zijn aan het huidige periodenummer en boekjaar wordt de VOG vergoeding uitbetaald.

Kortom, zodra de VOG akkoord is   worden de kosten voor het aanvragen van de VOG vergoed aan de medewerker in de lopende salarisverwerkingsperiode.

Het component heeft de formule:

IF (AND ( [I] = [K] ; [J] = [L] ) ; [D] ; 0 )

Waarbij:

  • I= Maand afgifte VOG
  • K= Huidig periodenummer
  • J= Jaar afgifte VOG
  • L= Huidig boekjaar
  • D= Bedrag VOG

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?