Wat ga je leveren van deze bestelling?
Binnen het thema van offerte tot factuur is de order de logische stap na de goedgekeurde offerte. De klant heeft de offerte goedgekeurd en je kunt vanuit de offerte direct de order aanmaken. Op dat moment wordt er ook voorraad gereserveerd en is je vrije voorraad lager. Je bent in staat om een orderbevestiging te sturen naar de klant. Indien je direct een bestelling krijgt waar geen offerte naar de klant verzonden hoeft te worden, ga je beginnen met het invoeren van de order en slaat de stap van de offerte over. Het verwerken van de order is een belangrijke keuze. De meest gebruikte vorm is pakbon, factuur na levering, maar aanbetalen, levering na aanbetaling en factuur, levering na vooruitbetaling zijn opties die gekozen kunnen worden. Zend je promotiemateriaal naar een klant, dan is pakbon, geen factuur ook een perfecte keuze.
Dossier op order |
Ordermanagement naar OutSite |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Als je start, doorloop het proces dan in een testomgeving. Er zitten standaard drie artikelen in de template, dus je kunt direct aan de slag.
Binnen het profiel stel je de lay-out van de order in en het berichtsjabloon waarmee deze wordt verzonden.
Standaard heb je de beschikking over een order boekingslay-out.
Maak op basis van deze een nieuwe aan als je van de standaard wilt afwijken. Denk daarbij met name aan de algemene instellingen in de boekingslay-out.
Voor voorkeurswaarde in de veldinstellingen gebruik je de rechtermuis op het veld zelf.
De meegeleverde standaardlay-out is al opgemaakt met de gegevens van de administratie. Wil je toch een andere indeling, maak dan een nieuwe lay-out op basis van de standaard en pas deze aan.
Uiteraard moet je dan wel je nieuwe lay-out koppelen in het verkooprelatieprofiel.
Binnen de verkooprelatie geef je aan welk profiel de relatie heeft. Werk je maar met één profiel, zet die dan als standaardwaarde in het veld verkooprelatieprofiel.
Uiteraard wordt de order via de mail naar de klant verzonden. De opmaak van deze mail regel je in het berichtsjabloon.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Grootboekrekeningen | Voor de journalisering van de geld- en de goederentransacties heb je grootboekrekeningen nodig. Vaak per artikelgroep een eigen rekening voor de omzet en de kostprijs. De overige rekeningen voor alle artikelgroepen slechts één rekening. | Overleg dit met de financiële administratie en maak de rekeningen aan of importeer deze. |
2. Artikelgroepen | De schakel tussen de artikelen en het grootboek. | Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
3. Artikelen | Je volledige assortiment leg je vast in artikelen. | Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
4. Verkooprelaties | De klanten waaraan je artikelen verkoopt. | Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
5. Lopende orders | Bij de start van het jaar moet je weten wat je gaat doen met lopende orders. Zorg je ervoor dat er geen lopende orders zijn, zodat je blanco kunt starten of moet je de lopende orders handmatig invoeren. | Voer een test in de testomgeving uit en zorg dat je geen lopende offertes hebt op het moment van starten. |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Order | Berichtsjabloon | Voor het mailen van de offerte naar de klant. |
Order | Layout | Standaard opgemaakt met afbeelding, naw gegevens. |
Artikelgroepen | Data | Er zitten artikelgroepen met daaraan gekoppelde grootboekrekeningen in. |