Je verstrekt rapporten (facturen, loonstroken etc. ) via e-mail of drukt deze af.
Vanuit Profit verstuur je verschillende rapporten, zoals offertes, orders, facturen, loonstroken, jaaropgaven etc. aan je verkooprelaties en/ of inkooprelaties. In Profit noemen we dit verstrekken. We kennen de volgende type verstrekkingsmethodes:
Per processtap (order, pakbon, factuur, loonstrook etc.) is een rapport beschikbaar wat je kunt verstrekken. Je kunt dit per stuk of massaal doen. Als je verstrekt via de output-wizard kun je het rapport direct als pdf opslaan in het dossier van de betreffende verkooprelatie.
Bij het verstrekken per e-mail/portal zul je ook eenmalige instellingen moeten doen zoals het instellen van de mailserver en de afzender. Hierbij kun je gebruik maken van de mailserver van AFAS Online of je eigen mailserver. Gebruik je die van AFAS Online dan richt je het zogeheten SPF-record in.
De verstrekking loopt via AFAS Online via de wachtrij. Het voordeel van deze wachtrij is dat je gewoon lekker verder kunt werken.
Controleer via de historie van de verzonden berichten of de verstrekking goed is gegaan. Je krijgt hier ook een melding van vanuit de wachtrij.
Digitale verstrekkingswijze | Berichtsjabloon | Facturering via eVerbinding |
Verstrek je rapporten altijd via de output-wizard zodat je deze direct op kunt slaan in het dossier van de betreffende relatie. E-mails kun je persoonlijk maken door in het berichtsjabloon de instuurder als afzender in te stellen. In de tekst van het berichtsjabloon geef je automatisch de naam van je contactpersoon mee door het gebruiken van tags (velden). Zorg dat je altijd een contactpersoon van je relatie gebruikt in de verstrekking.
Ga voor digitalisering en werk MVO, zet dan alle voorkeursinstellingen op e-mail + e-factuur.
Richt je mailserver in als je kiest voor digitalisering en je kiest voor het e-mailen van rapporten. Hierbij wordt geen gebruik gemaakt van het (op je eigen computer geïnstalleerde) e-mailprogramma. Je legt in Profit diverse instellingen vast, waaronder de te gebruiken e-mailserver.
Hierbij kun je gebruik maken van de mailserver van AFAS Online of je eigen mailserver. Gebruik je die van AFAS Online dan richt je het zogeheten SPF-record in.
Lees hier meer.
Bij het verzenden van e-mailberichten geef je een afzender mee. Bij de bepaling van de afzender volgt Profit een bepaald trappetje:
Per type rapport kan je dus een afwijkende afzender instellen.
Lees hier meer.
Voor het verstrekken van rapporten per e-mail maak je gebruik van berichtsjablonen. Elke type rapport/taak kent zijn eigen berichtsjabloon.
Per berichtsjabloon kun je een afzender meegeven.
Binnen het sjabloon geef je de talen op, zodat de e-mail per taal verstuurd kan worden.
Lees hier meer.
Tip!
Maak je berichtsjablonen persoonlijk door de instuurder als afzender in te stellen. Maak direct je berichtsjablonen mooi op door te werken met afbeeldingen.
Rapporten kun je per stuk en/of massaal verstrekken.
Verstrek rapporten altijd via de output-wizard. Middels deze wizard sla je het betreffende rapport (pdf) direct op in het dossier van betreffende relatie.
Ook kun je deze wizard kiezen voor een afwijkende verstrekking. Mocht je een keer een speciale tekst mee willen sturen, dan kun je hier een apart berichtsjabloon voor inrichten en via deze wizard selecteren.
Lees hier meer.
Let op!
Voor het verstrekken van loonstroken en jaaropgaven is een aparte beschrijving beschikbaar.
Lees hier meer.
De verstrekking van rapporten wordt automatisch in de wachtrij geplaatst. Dit taakverwerking via de wachtrij wordt op de achtergrond uitgevoerd. Nadat je een taak gestart hebt, komt deze in de wachtrij terecht, je kunt ondertussen gewoon verder werken in Profit. Je hoeft niet te wachten op de afronding van de taak.
Lees hier meer.
Let op!
Als je rapporten print, dan dien je de wachtrij nog af te handelen.
Verzonden berichten kun je controleren. Profit logt alle verzonden e-mailberichten, een beheerder kan de logging raadplegen. Dit is handig als bijvoorbeeld een klant belt, omdat een bericht niet is aangekomen.
Er is ook een signaal voor berichten die een fout geven bij het verzenden. Op deze manier kun je zelf al actie ondernemen en je relatie nog beter bedienen.
Leer hier meer.
Facturen aan verkooprelaties kun je ook verstrekken via de OutSite-portal. De verkooprelatie logt dan in de klantportal om de factuur op te halen.
Hiervoor geef je bij de verkooprelatie de verstrekkingswijze 'Portal + e-mail' op.
In het verkooprelatieprofiel geef je aan in welke OutSite de factuur beschikbaar moet komen. Heb je één OutSite, dan hoef je dit niet in te stellen.
Lees hier meer.
Om e-factureren nog eenvoudiger en toegankelijker te maken ondersteunt AFAS 'Simplerinvoicing'. In Profit kun je voor 'simplerinvoicing' gebruik maken van de koppeling met eVerbinding.
eVerbinding is een platform voor een veilige digitale uitwisseling van financiële documenten voor het MKB.
In Profit kun je verkoopfacturen verstrekken via eVerbinding en kun je inkoopfacturen ophalen vanuit dit platform.
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Verkooprelaties | Bij het importeren van verkooprelaties kun je de voorkeur verstrekkingswijze, e-mailadres en/of voorkeur contactpersoon importeren. Het is ook mogelijk om de afwijkende verstrekking en/of de bijbehorende contactpersoon te importeren. Hiervoor moet de contactpersoon wel in Profit aanwezig zijn. | Importeer eerst contactpersonen en gebruik het id van het geïmporteerde contact. |
2. Inkooprelaties | Bij het importeren van inkooprelaties kun je de voorkeur verstrekkingswijze, e-mailadres en/of voorkeur contactpersoon importeren. Het is ook mogelijk om de afwijkende verstrekking + bijbehorende contactpersoon te importeren. Hiervoor moet de contactpersoon wel in Profit aanwezig zijn. | Importeer eerst contactpersonen en gebruik het id van het geïmporteerde contact. |
3. Contactpersonen | Bij de verstrekking van rapporten maak je gebruik van contactpersonen. Contactpersonen kun je importeren en koppelen aan de betreffende relatie. | Zorg dat je altijd een e-mailadres importeert. Vaak zijn contactdata niet volledig. Converteer deze dan handmatig. |