Iemand waar je altijd terechtkunt.
In principe kun je alles kwijt aan een vertrouwenspersoon. Bij een vertrouwenspersoon zijn dit voornamelijk dingen die je niet kwijt kunt bij je leidinggevende. Bijvoorbeeld dingen juist over je leidinggevende of voorvallen met betrekking tot ongewenst gedrag.
Vanuit AFAS vinden we het enorm belangrijk dat deze rol is ingevuld in je organisatie. Uiteraard geef je deze rol op InSite een mooie plek, zodat alle medewerkers hier alle informatie over kunnen vinden.
Goed om te weten:
Je weet inmiddels dat we alles via de workflow verwerken. Dat werkt namelijk heerlijk! Voor de rol van vertrouwenspersonen hebben we dit bewust niet gedaan. Een workflow die is ingestuurd kan namelijk altijd worden bekeken door gebruikers met veel rechten. Denk aan gebruikers met de rol Applicatiebeheer. Voor deze rol willen we bewust niets vastleggen in Profit. Wij adviseren hiervoor om een aparte mailbox in te richten.
Op deze pagina delen we hoe je dit voor elkaar kunt krijgen.
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS-consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Om informatie te kunnen delen gaan we in deze stap een documentsjabloon toevoegen. Voordeel hiervan is dat je bij de inrichting instelt wie deze documenten mag aanmaken en goedkeuren. Na publicatie komen de documenten automatisch in het nieuwsoverzicht bij de juiste medewerkers terecht. Zowel via InSite als via AFAS Pocket.
Je voegt een documentsjabloon Nieuwsbericht vertrouwenspersoon toe in Profit.
Voor dit sjabloon stel je het volgende in:
Lees hier meer.
Voor ieder documentsjabloon kun je aangeven wie deze mag aanmaken, beoordelen en lezen. Voor dit documentsjabloon adviseren wij:
Lees hier meer.
Als je het documentsjabloon zichtbaar maakt in InSite moet je dit sjabloon activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.
Lees hier meer.
We hebben nu een mooi documentsjabloon beschikbaar.
Nu komt de laatste, maar zeker zo belangrijke stap: We moeten toffe pagina's maken waarop dit allemaal samenkomt. Je begint met het maken van een portalpagina. Dit is een blanco pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze wordt het visitekaartje worden van het bedrijf. Denk hierbij aan het tonen van nieuwsberichten.
Deze pagina wordt je visitekaartje van de afdeling. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als afdeling wilt uitstralen!
Lees hier meer.
Bij het aanmaken van een dossieritem of documentsjabloon heeft Profit al een overzicht voor je aangemaakt waarin alle aanvragen of documenten getoond worden.
In dit geval raden we aan om een extra overzicht te maken waarin alle openstaande aanvragen te zien zijn.
Lees hier meer.
Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is over de Vertrouwenspersonen van jouw organisatie. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten of op een andere manier te zorgen dat medewerkers deze pagina weten te vinden!
Lees hier meer.