Vraag via klantportal

De mogelijkheid om klanten of leveranciers vragen te laten stellen.

 

Introductie

 

Het proces klinkt eenvoudig. Er wordt een vraag gesteld via de website en je moet antwoord geven. Dat kan natuurlijk heel persoonlijk door te bellen of een e-mail te sturen, maar als het een klant of leverancier betreft is het beter om via de ingelogde portal gebruiker antwoord te geven. De workflow komt via InSite in het overzicht mijn taken en je hebt de mogelijkheid om een ander verantwoordelijk te maken voor de beantwoording van de vraag.

Doordat je gebruik kunt maken van kenmerken is het gemakkelijk om de beantwoording bij verschillende afdelingen in de takenlijst te krijgen. Zo kun je verkoopvragen door de verkoopafdeling laten beantwoorden en de algemene vragen bij de marketingafdeling.

Voordelen:

  • Proces digitaal naar diverse onderdelen in je organisatie.
  • Registratie via het OutSite.
  • Afhandeling via InSite.

Dossieritems insturen In- en OutSite

Kracht van workflows

 

Voorbereiding

  • Controleer of het type dossieritem Vraag via klantportal al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.

Tip van de consultant

  • Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.

Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:

 

Wat richt je in.

1. Dossieritem

Je voegt het type dossieritem Vraag via klantportal toe in Profit.

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

  • Dossieritems nummeren
  • Verantwoordelijke
  • Toelichting
  • Beschikbaar voor invulformulier
  • Kenmerken gebruiken
  • Alleen bestaande toestaan

Lees hier meer.

 

2. Bestemming

De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren. 

Wij raden je aan om de volgende bestemmingen te selecteren:

  • Bestemming (verplicht)
  • Bestemming (optioneel)
  • Bestemming (één van deze verplicht)

Lees hier meer.

3. Workflow

Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow Vraag via klantportal na te bouwen.

Lees hier meer.

4. Kenmerkcombinatie

Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.

Wij raden je aan om de volgende kenmerken te gebruiken:

  • Algemeen
  • Abonnementenadministratie
  • Verkoop
  • Opleidingen

Of je gebruikt afdelingen die gebruikt moeten gaan worden om de vragen te beantwoorden. 

Lees hier meer.

 

5. In & OutSite

Je kunt het type dossieritem ook in InSite en/of OutSite (klantportal) insturen. 

Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je een omschrijving in meervoud op. 

Lees hier meer.

6. Vrije velden

Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Vrije velden.

Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden altijd op vrije tabbladen.

Wij raden je aan om de volgende vrije velden toe te voegen:

  • Vrij veld

Lees hier meer.

7. Profielen

Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.

Wij raden je aan om de volgende profielen in te richten:

Aanmaken vraag via klantportal -

  • Algemeen
  • Abonnementenadministratie
  • Verkoop
  • Opleidingen

Lees hier meer.

8. Activeren

Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina Vragen via klantportal activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

9. Autorisatie

Een nieuw type dossieritem moet altijd worden geautoriseerd. Wij raden je aan om de volgende autorisatie te gebruiken:

  • Autorisatierol: Medewerker (profit)
  • Filterautorisatie
  • In & OutSite gebruikers

 

10. Pagina's opmaken

Elke pagina die je toevoegt voor InSite (of OutSite) moet je eerst nog opmaken zodat alle informatie duidelijk is. Bijvoorbeeld een weergave, een actie of een gerelateerde verwijzing.

Lees hier meer.

11. Plaatsen op je site

Voor het insturen van het dossieritem in InSite  (en OutSite) moet je een menu-item, banner of hyperlink toevoegen.

Lees hier meer.

12. Signaal

Deze workflow wordt niet gestart door een signaal.

Met behulp van signalen kun je automatisch workflows starten.

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?