Beoordelen met of zonder procuratie.

Bereid je goed voor

Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat. 

1. Controleren
   Controleer of de workflow Inkooporder al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.

Tip van de consultant

• De workflow houdt rekening met de procuratie van de inkoopaanvraag of inkoopofferte. Als de inkooporder gelijk is aan de inkoopaanvraag dan hoeft er geen procuratie in de inkooporder plaats te vinden. Dit is dan al gebeurd in de inkoopaanvraag of inkoopofferte. Hiervoor zijn condities gebouwd.
• Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.

Wat richt je in.

1. Dossieritem

Je hebt het type dossieritem Inkooporder (Profit) in Profit.

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

• Dossieritem als vertrouwelijk markeren

Lees hier meer.

2. Workflow

Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow Inkooporder met procuratieschema of Inkooporder zonder procuratieschema na te bouwen.

Lees hier meer.

3. Inkooprelatieprofiel

Per inkooprelatieprofiel stel je in of de workflow wel of niet wordt gebruikt.

Hierdoor kun je bij bepaalde groepen inkooprelaties of bepaalde administraties wel en bij andere geen gebruik maken van de workflow. Bijvoorbeeld voor de inkooprelaties bij wie je inkoopt voor eigen verbruik (secundaire inkoop) wil je de inkooporders wél via de workflow laten beoordelen. Maar voor je inkooprelaties voor het inkoop-verkoopproces wil je dat niet.

Lees hier meer.

4. Instellingen

In de instellingen van Ordermanagement op het tabblad Beoordelen inkoop koppel je de workflow voor de inkooporder. 

Vink hier Inkooporder direct definitief maken aan om geautomatiseerd toegevoegde inkooporders (via bestelvoorstel) direct de status Definitief te geven.

Voor handmatige inkooporders stel je dit in de boekingslay-out in. 

Lees hier meer.

5. Boekingslay-out

Standaard heb je de beschikking over een inkooporder boekingslay-out. 

In de standaard staat, op het tabblad Instelling 2, het veld Direct definitief maken op Vraag stellen (i.p.v. altijd of nooit), zodat bij handmatig toevoegen eerst de vraag wordt gesteld of de inkooporder definitief gemaakt moet worden. Maak op basis van deze een nieuwe aan als je van de standaard wilt afwijken. 

Lees hier meer.

6. Statusbeoordeling

Een inkooporder heeft een status (actief, afgehandeld, deellevering, etc.) maar het beoordelen via de workflow heeft ook een status: Statusbeoordeling.

Voeg dit veld toe aan de weergave met inkooporders voor een beter inzicht in de status van de workflow.

 Lees hier meer.

7. Activeren

Activeer dit type pagina Inkooporders in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

8. Autorisatie

Na het activeren van het type pagina Inkooporders moet altijd worden geautoriseerd. Je voegt de pagina's voor het aanmaken en beoordelen toe aan de gewenste autorisatierollen.

Autoriseer ook de actie 'Definitief maken'. Gebruik hiervoor de standaard autorisatierollen, deze hebben rechten op de actie 'Definitief maken':

• Functioneel applicatiebeheer (Profit) 
• Inkoop (Profit) 
• Werkvoorbereiding (Profit)

9. Pagina's opmaken

Elke pagina die je toevoegt voor InSite (of OutSite) moet je eerst nog opmaken zodat alle informatie duidelijk is. Bijvoorbeeld een weergave, een actie of een gerelateerde verwijzing.

Voeg deze pagina toe aan InSite:

• Inkooporder (tonen)

Lees hier meer.