Flex binnen AFAS
Visie | Jouw organisatie | Het proces | Klant & Klantovereenkomst | Itemset & Inlenersbeloning | Itembeheer | Prijsafspraak | Plaatsing | Plaatsing- en Opdrachtbevestiging | Permissieschema | Declaraties boeken | Declaratiefacturatie | Integratie financieel | Journalisering opbrengst | Kostprijsmodel | Extra onderdelen | Downloadbare bestanden
De Flexbranche is continu in beweging. Controles op het volgen van de inlenersbeloningen worden scherper en de voorspelbaarheid van werk voor flexkracht ligt continu onder de loep. Het werk dat ingevuld wordt is vaak op korte termijn nodig en de administratie moet daarom snel gedaan zijn. De medewerker die vanochtend heeft gesolliciteerd is vanmiddag al nodig op een klus. De administratie moet echter tip top in orde zijn, de controlerende instanties treden hier anders keihard tegen op.
Om de administratie op de juiste manier te doen is een goed georganiseerde ERP systeem een must. De ERP oplossing van AFAS, AFAS Profit, helpt je bij het stroomlijnen van de processen door werkprocessen te ondervangen in workflows. Zo zet sales de nieuwe opdrachtgever in het systeem via een workflow in AFAS InSite. Deze workflow komt uit bij de backoffice, zij kunnen de opdrachtgever voorzien van de juiste instellingen die ervoor zorgen dat de inlenersbeloning gehandhaafd wordt. Nadat dit gedaan is krijgt de salesmanager een berichtje en de plaatsing kan aangemaakt worden. Door eenmalige inrichting hebben we de sales vooraf geholpen door de plaatsing volledig voor te kauwen, zij hoeven enkel de begin- en einddatum + de juiste functie te koppelen.
Uitgangspunten:
Bekijk de volgende video om alvast een goed beeld te krijgen over wat er in de workshop naar voren gaat komen.
Voordat we ingaan op het flex proces is het belangrijk om te weten welke dienstverleningen er van toepassing zijn binnen jouw organisatie. Binnen de flex workshop gaan we in op het stuk ‘uurtje factuurtje’, maar het is uiteraard ook goed om stil te staan bij de andere dienstverleningen.
Voorbereidingen voor de workshop
Welke dienstverleningen zijn er van toepassing binnen jouw organisatie?
Hoe ziet de verdeling van de medewerkers eruit?
Elke klant krijg een klantovereenkomst. Een klantovereenkomst kan gezien worden als een overkoepelend project waaronder meerdere plaatsingen gemaakt kunnen worden.
Elke medewerker krijgt een contract bij de werkgever. Vervolgens kan de medewerker aan de opdrachtgever gekoppeld worden door een plaatsing aan te maken.
Op de plaatsing worden vervolgens uren en kosten geboekt, dit wordt via een declaratie in Profit geschoten om te verwerken. Nadat de declaratie is goedgekeurd kan deze worden verloond en gefactureerd.
De klantovereenkomst (ook wel raamovereenkomst) is de centrale plek waar je alle afspraken met de klant vastlegt. Om de klantovereenkomst aan te maken heb je een verkooprelatie/debiteur nodig. Zaken die je o.a. vastlegt zijn:
De Itemset wordt gezien als de Inlenersbeloning van de opdrachtgever. Er wordt per cao en eventueel per klantspecifieke inlenersbeloning een itemset gemaakt. Hier wordt o.a. vastgelegd:
Per werksoort kan je grenzen en voorkeuren meegeven, bijvoorbeeld in hoeverre je van het percentage loonsom mag afwijken. Wanneer dit strak neergezet wordt kan de medewerker die de plaatsing aanmaakt geen fouten meer maken, ideaal!
Let op: elke klantovereenkomst bevat één itemset!
Voorbereidingen voor de workshop
De werk- en kostensoorten worden voorzien van instellingen die invloed hebben op het gedrag. Dit doe je door het componenttype in te stellen.
Bij werksoorten, zoals normale uren en verlofuren, gebruiken we het componenttype zodat bijvoorbeeld de toeslaguren voorzien worden van een normaal uur.
Bij kostensoorten, zoals reiskosten of maaltijdvergoeding, kun je bijvoorbeeld aangeven dat een vergoeding enkel geboekt mag worden wanneer de medewerker thuiswerkt, of dat de vergoeding een uurvergoeding is.
Voorbereidingen voor de workshop
De prijsafspraak wordt op de klantovereenkomst aangemaakt. Deze is optioneel. Dit is een raamovereenkomst die je kan maken voor meerdere plaatsingen. Een prijsafspraak bevat informatie voor de verloning en voor de facturatie. De items in de prijsafspraak komen voort uit de itemset. Wanneer je een regel in de itemset verplicht kan je deze niet verwijderen van de prijsafspraak.
Het is mogelijk om prijsafspraken te kopiëren, dit kan enkel naar klantovereenkomsten die gekoppeld zijn aan dezelfde itemset.
Let op: elke prijsafspraak bevat één functie!
Voorbereidingen voor de workshop
Op de plaatsing wordt de medewerker gekoppeld aan de functie van een klantovereenkomst. Eerder in het proces is op dit niveau ook al, bij gebruik van, de prijsafspraak gemaakt. Profit herkent de match en de prijsafspraak wordt ‘ingeladen’ op de plaatsing. Maak je geen gebruik van een prijsafspraak, zal je bij het aanmaken van de plaatsing de afspraken rondom facturering/verloning hier moeten vastleggen. Hier wordt o.a. vastgelegd:
Het is ook mogelijk om meerdere medewerkers tegelijk te plaatsen onder dezelfde condities, dit noemen we de massaplaatsing.
Let op: de prijsafspraak van de plaatsing wordt de loonafspraak genoemd!
Voorbereidingen voor de workshop
Een goedgekeurde plaatsing genereert een plaatsingsbevestiging en opdrachtbevestiging. Beide documenten bevatten informatie over:
De Plaatsingsbevestiging richting kandidaat bevat daarnaast alle elementen van de Loonafspraak met daarbij het te verdienen loon per component. Bijvoorbeeld 15 euro per gewerkt uur, 0,23 cent per kilometer of dat deze recht heeft op Eindejaarsuitkering.
Let op: Dit document is een aanvulling op de arbeidsovereenkomst
De Opdrachtbevestiging richting Opdrachtgever toont geen loon voor de kandidaat, maar toont het tarief wat per item gefactureerd wordt.
Voorbereidingen voor de workshop
Binnen het permissieschema bepaal je per item of de flex medewerker deze mag boeken of niet. Daarnaast geef je op of de uren beoordeelt moeten worden. Je wilt bijvoorbeeld wel dat de medewerker zijn/haar normale uren mag boeken, maar een bonus wil je door de backoffice laten opvoeren. Voorbeelden van smaken binnen de permissieschema’s:
Wanneer de uren binnenkomen via een updateconnector zal je geen gebruikmaken van goedkeuring via de AFAS workflow.
Let op: elke klantovereenkomst bevat één permissieschema!
Voorbereidingen voor de workshop
Declaraties kunnen gezien worden als het urenbriefje die de medewerker inlevert. In een declaratie kunnen de uitgevoerde werkzaamheden, en gemaakte kosten, van een week worden vastgelegd. Op deze declaratie legt AFAS Profit veel informatie vast, bijvoorbeeld de marge, borging van goedkeuring opdrachtgever, correcties en de gegenereerde journaalposten.
Eigenschappen declaratie:
Declaraties kunnen op verschillende manieren binnenkomen in AFAS Profit:
Voorbereidingen voor de workshop
Nadat een declaratie is goedgekeurd, en verwerkt voor verloning, is het mogelijk om deze te factureren aan de opdrachtgever. Wanneer de declaraties worden gefactureerd gebruikt AFAS Profit de instellingen ‘Verzamelen facturen’ op de klantovereenkomst om de juiste facturen op te stellen. Ook het % g-rekening borg je op de klantovereenkomst
Welke lay-out er gebruikt wordt voor de factuur leg je als volgt vast:
Voorbereidingen voor de workshop
Vanuit AFAS Flex integreren we de projecten met financieel. Dit doen we door een grondslag te bepalen vanuit projecten die we koppelen aan de juiste grootboekrekeningen. Dit koppelen doe je via een integratierekening Meest gebruikte grondslagen:
Vervolgens kan er bij het boeken van de financiële mutatie ook een kostenplaats/kostendrager worden meegenomen. Door het gebruik hiervan is het mogelijk om bijvoorbeeld het type medewerker mee te journaliseren van de normale uren.
Voorbereidingen workshop
Binnen AFAS Flex is het mogelijk om de omzet van een declaratie te journaliseren vóórdat de factuur is gemaakt. Je kan de omzet van de declaratie nemen vanaf het moment dat deze is goedgekeurd. Om dit te doen worden er voor elke declaratie 2 boekingen gemaakt:
Belangrijk om te weten is dat deze boekingsgang verplicht is in AFAS, je kan uiteraard wel bepalen welke grootboeken geboekt moeten worden. Het is dus niet mogelijk om de balansboeking over te slaan.
Het kostprijsmodel bevat de voorcalculatorische kostprijsfactoren die inzicht kunnen geven in de verwachte marge op een plaatsing. In het model wordt een factor opgenomen voor elke urensoort in combinatie met de bijbehorende fase. De factor kan specifieker gemaakt worden door de uitzendwijze en type plaatsing onderdeel te maken van de factor.
De kostprijsfactor heeft vooral nut wanneer de salesmanager zelf de plaatsing aanmaakt, zij zien dan namelijk of de gemaakt afspraken naar verwachting marge gaan opleveren.
Let op: elke klantovereenkomst bevat één kostprijsmodel!
Voorbereidingen voor de workshop
Tussenkomst van brokers
Het komt voor dat de plaatsing van de kandidaat niet rechtstreeks plaatsvindt, maar via tussenkomst van een Broker. Daarin zijn meerdere structuren denkbaar:
Daarnaast kan het voorkomen jullie direct bij de eindklant plaatsingen doen en daarnaast bij diezelfde klant ook via een broker.
Eindejaarsuitkering
Sinds 1 januari 2023 is het verplicht om ook de Eindejaarsuitkering (EJU) te vergoeden aan kandidaten. Hiervoor zijn diverse instellingen mogelijk:
Voorbereidingen voor de workshop