Overeenkomst

De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd met een minimum van één jaar, tenzij anders is overeengekomen. Met het aangaan van een overeenkomst ontvangt de klant een licentie voor het gebruik van de AFAS programmatuur. Deze wordt via een abonnementsvorm gefactureerd.

Licentie

In de licentie zijn de afgenomen productonderdelen (o.a. gebruikers, medewerkers, omgevingen en aangiftes) met bijbehorende aantallen en begin- en einddatum versleuteld. De licentie mag alleen gebruikt worden voor de eigen onderneming(en) van de klant. De omvang van de licentie wordt afgestemd op het aantal medewerkers van de organisatie. Medewerkers kunnen vervolgens gebruikers-, beheerders- of een andere rol hebben. 

Prijsbepaling

AFAS werkt voor de prijsbepaling van de licentie onder andere met staffels op basis van afnamehoeveelheden en prijzen per sector/branche. Bij het verhogen of verlagen van de licentieaantallen kan de prijsstaffel muteren. Een specificatie van de aangeboden producten, prijzen en staffels is terug te vinden in het onderdeel ‘Licenties & Prijzen’ in het contract of in het abonnement op de Klantportal. AFAS voert ten aanzien van haar prijzen een markt- en prijsindex conform beleid. AFAS kan de prijzen jaarlijks indexeren, waarbij er rekening gehouden wordt met de jaarmutatie Consumentenprijsindexcijfer van afgelopen juli. Bij indexering stuurt AFAS voor 1 oktober een bericht aan de klanten waarin het percentage wordt vermeld. De indexering gaat in vanaf de eerste factuur in het volgende kalenderjaar. Lees alles hierover op deze pagina.  

Facturatie

AFAS factureert:

  • licenties: maandelijks vooraf;
  • consultancy: wekelijks, achteraf of via afgesproken termijnen;
  • opleidingen: bij aanvang opleiding.

Op de abonnementsfactuur en in de Klantportal staan de actuele aantallen per product vermeld. Alle facturen worden per e-mail in PDF- en UBL-bestand verstuurd. De betalingstermijn is 14 dagen, tenzij anders is overeengekomen. Zodra aan alle financiële verplichtingen is voldaan, wordt de licentie automatisch met één  jaar verlengd. 20 Dagen voor het verlopen van de licentie verschijnt een melding.

Mutatie van het abonnement

Mutaties in de licentie kunnen via de Klantportal worden aangevraagd.

Productonderdelen

Een uitbreiding van de licentie kan per direct doorgevoerd worden. Een opzegging van het productonderdeel kan na minimaal één jaar volledige facturatie van de licentie doorgevoerd worden.

Aantallen

Een verhoging van de aantallen (medewerkers, omgevingen e.d.) kan per direct doorgevoerd worden. Een verlaging van de aantallen kan alleen na één jaar volledige facturatie van de licentie. Een verhoging én een verlaging binnen dezelfde maand is niet mogelijk.

Geen Profit+

Voor klanten die geen Profit+ afnemen, geldt een wijzigingstermijn van 3 maanden voor aanvang van een nieuw kalenderjaar.

Beëindiging van de overeenkomst

Het beëindigen van de overeenkomst kan via de Klantportal ingestuurd worden.

Beëindiging door klant

Het stopzetten van de licentie kan per direct (mits 3 werkdagen voor de nieuwe factuurperiode gemeld) of per opgegeven datum. Na de beëindiging van de overeenkomst is de toegang tot de programmatuur en bijbehorende data niet meer mogelijk.

Voor klanten die geen Profit+ afnemen geldt een opzegtermijn van 3 maanden voor aanvang van een nieuw kalenderjaar. De toegang tot de programmatuur en bijbehorende data blijft dan mogelijk tot 1 maart van het volgende jaar.

Beëindiging door AFAS

De opzegtermijn voor AFAS bedraagt 12 maanden. AFAS heeft het recht de overeenkomst per direct te beëindigen indien de klant zijn verplichtingen niet nakomt (na daartoe in gebreke te zijn gesteld), surseance van betaling heeft aangevraagd of het faillissement is aangevraagd.

Procedure klantdata na beëindiging
  1. De klant heeft vóór beëindiging de mogelijkheid om alle gegevens in diverse formats te exporteren.
  2. Na de einddatum van de licentie heeft de klant recht op een kopie van de data.
    Een kopie kan eventueel daarna worden ingelezen in een andere licentie van AFAS. Indien de data in een nieuw abonnement ingelezen moet worden, geldt voor het nieuwe abonnement ook weer het maandelijkse gebruiksrecht en de opzegtermijn van een nieuwe abonnement. De hoogte van het nieuwe gebruiksrecht kan niet lager zijn dan het originele abonnement.

De volledige productieomgeving wordt 1 jaar gearchiveerd (kan via het Support Center opgevraagd worden) en wordt daarna definitief verwijderd van de back-up locatie. Op verzoek kan de back-up eerder worden verwijderd.

Het is ook mogelijk om het abonnement te continueren met een kleinere bundel, zodat de gegevens nog volledig toegankelijk zijn.