Product

AFAS voorziet de klant van een product dat continu wordt doorontwikkeld en uitgeleverd met nieuwe functionaliteiten, verbeteringen en wettelijke aanpassingen. Dit product heet AFAS Profit en wordt standaard beschikbaar gesteld via de dienst AFAS Online. In dit onderdeel staat informatie over de ontwikkeling en Versiebeheer, de systeemeisen en productondersteuning en informatie over de lokale installatie van Profit.

Productbeschrijving

De klant heeft de mogelijkheid te kiezen voor Profit+ ERP of Profit+ HRM/Payroll. Met de software van AFAS kan de administratie van een organisatie geautomatiseerd worden. De software bevat de volgende onderdelen: CRM, Workflowmanagement, Cursusmanagement, Documentmanagement, Financieel, Ordermanagement, Fiscaal, Projecten, Abonnementen, HRM, Payroll, Intranet, Portal- en websitefunctionaliteit en Business Intelligence* (*alleen voor AFAS Online). Brongegevens worden in één database opgeslagen waardoor de verschillende modules geïntegreerd met elkaar werken. Het product AFAS Profit bevat AFAS InSite, AFAS OutSite en de AFAS Pocket app. 

Diensten en verantwoordelijkheden

AFAS ontwikkelt en levert de software (AFAS Profit) en kan in de meeste gevallen zorg dragen voor de implementatie van deze software bij haar klanten. Klanten zijn zelf verantwoordelijk voor een correcte inrichting van de applicatie Profit. AFAS ondersteunt hierin met behulp van templates op basis van best-practice. Daar waar de applicatie aanpassing behoeft vanwege performance of security issues zal AFAS contact opnemen met de klant om de gewenste aanpassing door te voeren. De applicatie wordt via AFAS Online gehost en deze dienst is inclusief. AFAS ondersteunt een eigen installatie van AFAS Profit tot en met 31-12-2019. Een eigen installatie wordt niet meer geadviseerd.

AFAS zorgt voor een juiste aanlevering van geldende wetgeving in de software, bijvoorbeeld in het geval van fiscale zaken en cao’s. De klant is verantwoordelijke voor een correcte toepassing.

AFAS is niet verantwoordelijk voor de juiste werking van koppelingen van aanvullende softwarepakketten of aanvullende diensten van derde partijen.

Eigendomsrechten

Het intellectuele eigendomsrecht van het product berust, en blijft berusten, bij AFAS. Als een derde beweert dat het intellectuele eigendomsrecht van de programmatuur bij hem ligt, zal AFAS de klant vrijwaren. Een voorwaarde daarvoor is wel dat de klant AFAS hierover zo spoedig mogelijk informeert, medewerking verleent aan onderzoek en de afhandeling van de zaak verder geheel overlaat aan AFAS. Indien de rechter vaststelt dat het intellectuele eigendom inderdaad bij een derde ligt, zal AFAS ervoor zorgen dat de klant gebruik kan blijven maken van de programmatuur of hem voorzien van gelijkwaardige software.

Het eigendomsrecht van de ingevoerde data en de door de applicatie gegenereerde data berust bij de klant. AFAS mag en zal zich geen rechten toe-eigenen aan de klantdata.

Een licentie geeft geen recht op de zogenoemde broncode. Voor een Escrow-overeenkomst kan een aparte afspraak gemaakt worden. 

Ontwikkeling en versiebeheer

De software wordt continu doorontwikkeld en uitgeleverd met nieuwe functionaliteiten, verbeteringen en wettelijke aanpassingen. Het uitleverbeleid is terug te vinden op de Klantportal.

Globaal hanteert AFAS het volgende uitleveringsschema:

  • Versie: 2-4 keer per jaar;
  • Patch: Dagelijks indien van toepassing.

Elke Versie wordt voorzien van Releasenotes. Hierin wordt beschreven welke onderdelen zijn aangepast. Wettelijke aanpassingen en wijzigingen in de programmatuur worden alleen doorgevoerd in de laatste, meest actuele versie. Een overzicht van alle doorgevoerde Patches is terug te vinden op de klantportal.

Update nieuwe versie

De update naar een nieuwe versie zal gefaseerd uitgevoerd worden op AFAS Online. Een klant wordt ingedeeld in een tijdsschema en kan ervoor kiezen eerder of later over te gaan. De datum van migratie zal minimaal 5 dagen van tevoren definitief gemaakt worden. De totale migratieduur van de versie is 6-8 weken.

AFAS is in haar uitleveringsbeleid afhankelijk van wettelijke wijzigingen door overheid en instanties. Doorgaans worden wettelijke wijzigingen kort voor de ingangsdatum of zelfs met terugwerkende kracht definitief gemaakt. AFAS probeert tijdig te anticiperen op wettelijke wijzigingen in de software. Voor updates met wettelijke wijzigingen die voor een bepaalde datum geïnstalleerd moeten zijn, kan AFAS afwijken van het uitleverbeleid.

Bij de migratie van de ene versie naar de volgende zal de data tijdelijk niet beschikbaar zijn. De tijd dat de data niet beschikbaar is, is erg afhankelijk van een aantal factoren zoals: soort dataconversie, grote van database, hoeveelheid aan te passen records. Ervaring leert dat de maximale tijd ligt tussen de 5 minuten en 2,5 uur. Deze werkzaamheden worden zoveel mogelijk buiten kantoortijden (ma-vr: 7:00 – 18:00) uitgevoerd en ruim van tevoren gecommuniceerd. Via de Klantportal, http://www.afasstatus.nl en/of persoonlijke mailing worden klanten geïnformeerd over de planning van een nieuwe versie.

AFAS Accept

Op AFAS Online is een aparte Acceptatieomgeving beschikbaar (indien deze dienst bij het abonnement wordt afgenomen): “AFAS Accept”. De Acceptatieomgeving staat los van de productie- en testomgeving op AFAS Online. In een kopieomgeving kan de nieuwe versie geaccepteerd worden. Een nieuwe versie zal 3 weken voor de migratie beschikbaar komen op AFAS Accept. Via een aparte communicatiegroep worden klanten op de hoogte gehouden over de voortgang.

Klanten kunnen ook gebruik maken van bètatesten. Specifieke projecten kunnen dan in de eindfase van ontwikkeling getest worden door gebruikers. 

Testomgeving

De klant kan zelf een testomgeving maken op basis van de productieomgeving. Indien er wijzigingen in de inrichting van de applicatie gewenst zijn, kan de nieuwe inrichting eerst getest worden in de testomgeving. Testomgevingen worden niet meegenomen in de back-up procedure en kennen een lagere performance en beschikbaarheid.

Systeemeisen en productondersteuning

De systeemeisen en productondersteuning die noodzakelijk is voor een goede werking van AFAS software staat in de KnowledgeBase beschreven. De klant zorgt ervoor dat zijn eigen infrastructuur hiermee in overeenstemming is.