We verbeteren onze software continu. Vaak denken we dat we klanten nog beter kunnen helpen met hun bedrijfsvoering. Maar we houden ons ook aan nieuwe wetgeving. Dat stopt nooit. Dat vraagt laveren en keuzes maken. Probeer dus grip te houden en zorg dat je de roadmap kent. Zeker met updates waar je echt iets mee moet, wil je niet verrast worden. Je wil namelijk graag inschatten in hoeverre zo’n update je inrichting raakt en weten welke kansen het biedt om processen binnen je organisatie te verbeteren en te stroomlijnen.
Als we nieuwe functionaliteit zoals digitaal ondertekenen of een gesprekkencyclus uitleveren, is het interessant te weten of het je organisatie verder kan helpen. Zo’n uitrol doe je niet even tussendoor. Hiervoor moet je een aantal stappen doorlopen. Je zult in gesprek moeten met het management, de afdelingen die het raakt en je collega’s. Laat dan vooral ook zien dat jij de tools hebt om het werk van collega’s leuker te maken.
Je jaarplanning hangt natuurlijk niet alleen af van de roadmap van AFAS. Je moet ook rekening houden met de dynamiek in de organisatie en je eigen roadmap. Het is de kunst om projecten dus niet te strak te plannen. Zo houd je ruimte om ad hoc zaken op te kunnen pakken, zonder lopende projecten in gevaar te brengen.
Wanneer je een project gekozen hebt, heb je inzicht in de kosten en baten om het ook intern te kunnen verkopen. Doe daarom je huiswerk goed en breng het proces waar het om gaat in kaart. Je wil namelijk weten hoe vaak een proces voorkomt, hoeveel tijd het kost, en wie erbij betrokken is. Dan kun je dat afzetten tegen de nieuwe situatie en berekenen wat de terugverdientijd is. In veel gevallen is dat al binnen een jaar. Je hoeft niet per se een grote business case te maken. Een eenvoudige berekening is vaak voldoende. Bovendien houdt het je scherp. Je weet zeker dat een project waar je energie in steekt voordeel oplevert en dat brengt toestemming en een budget weer dichterbij en je kunt je meerwaarde aantonen.
Vervolgens komt het moment om aan de slag te gaan. Doe je dat zelf of huur je een consultant in? Ons uitgangspunt is dat een klant zoveel mogelijk zelf doet. Toch moet je daar wel verstandig mee omgaan, kortom ‘choose your battles’. In een looncomponent wil je bijvoorbeeld geen fout maken. Misschien is het dan verstandig externe hulp in te schakelen. Dat kan het verschil maken tussen weken tobben of na een dag het gewenste resultaat boeken.
Als je de boel op orde hebt, een duidelijke planning hebt en weet wanneer de updates komen, hoef je je trouwens niet te vervelen. Ga dan op zoek naar inspiratie bij andere AFAS beheerders. Kijk rond op de Succesbeheerportal of in de LinkedIn groep. Sinds kort organiseren we ook regelmatig referentiebezoeken. Niet per se om processen te kopiëren, maar wel om te leren van elkaar en te bedenken: ‘hoe kunnen we dit nog slimmer doen?!’
Hoe je deze tips nu echt toepast in de praktijk vertelde Rico je tijdens de Dag van de AFAS beheerder 2018! Heb je de presentatie van Rico gemist of wil je deze graag nog een keer bekijken? Klik dan op onderstaande video.
Rico was één van de break-outsprekers op de Dag van de AFAS beheerder 2018. De presentatie van Rico vind je onder dit blog.