De documentatie van alle verbeteringen in onze software is een geweldige klus. De grote lijnen en grote projecten krijgen daarbij de meeste aandacht en zichtbaarheid. En dat is logisch. Tegelijkertijd is het jammer dat op het oog kleine aanpassingen een beetje ondergesneeuwd raken. Zeker omdat die vaak juist grote impact hebben als je veel met Profit werkt.
Henk Sebens: “Daarom ben ik ooit begonnen om deze verbeteringen te verzamelen. Eerst vooral om mijn eigen team te informeren. Maar het is zonde ze niet breder te delen. Dat doe ik dan ook graag.”
Als je in het verleden vanuit een workflow iets naar een contactpersoon wilde sturen, moest hij of zij portalgebruiker zijn. Dat betekende dat je heel wat portalgebruikers moest aanmaken. In Profit 15 heb je alleen een CRM (contact)persoon nodig om vanuit een taak een sjabloon of document te mailen. Het is nu dus veel makkelijker en sneller om met klanten of contactpersonen te communiceren.
Bekijk ook het bijbehorende Help artikel.
Zeker als je veel met Profit werkt, is het belangrijk dat je scherm overzichtelijk ingedeeld is. De tekst in memovelden was niet altijd even goed zichtbaar en vaak te klein om makkelijk te kunnen lezen. Een van onze eigen developers was dat turen zat en loste het op: Als je nu op het memoveld klikt, open je een scherm en kun je eenvoudig lezen wat er in het veld staat. Bovendien verschijnt er rechtsboven een knop om de hele inhoud naar het Klembord te kopiëren. Super praktisch en het werkt in InSite, OutSite en AFAS Pocket.
De bedoeling of achtergrond van een workflowtaak staat standaard in de toelichting. Lang kreeg iedereen die toelichting automatisch te zien, alleen uit inspraaksessies bleek dat dit niet altijd gewenst is. In Profit 15 is een andere keuze gemaakt. De toelichting is alleen te zien als je rechten op de workflow of taak hebt. Als dat niet het geval is, word je er niet langer door afgeleid. Bovendien is eventuele gevoelige informatie in de toelichting beter beschermd.
Bekijk ook het bijbehorende helpartikel.
Als je veel inkoopt of budgethouder bent, kost het best veel uitzoekwerk om in InSite de juiste inkoopfacturen bij een verplichting te vinden. En als je bijvoorbeeld in termijnen betaalt, komt dat regelmatig voor. Een nieuwe overzichtspagina geeft je in een oogopslag een duidelijk overzicht van de facturen per verplichting. Dat is voor veel mensen een verademing.
Heel wat AFAS klanten werken met kostenplaatsen. Het koppelen van een inkoopaanvraag aan een project en de bijbehorende kostenplaatsen zorgde voor dubbel werk. Dat moest je handmatig doen. Door deze koppeling nu automatisch te maken en gegevens direct op te halen, besparen klanten tijd en is de kans op fouten veel kleiner.
Als je voor een project een abonnement wilde raadplegen, moest je vóór Profit 15 nog heel wat klikken om dit voor elkaar te krijgen. Nu kun je vanuit de projectkaart direct doorklikken naar het abonnement. Omwegen zijn niet langer nodig.
Op grote projecten, bijvoorbeeld in de bouw, is het prettig om op basis van de referentie opdrachtgever alle termijnfacturen in één overzicht te hebben. Profit 15 biedt dit handige veld. De routing is hiermee sterk verbeterd. Ook als er meerdere termijnen zijn, kan je ze verzamelen als één factuur. Zo voorkomen klanten en de klanten van klanten veel extra werk.
Als iemand declaraties instuurde op een project kon alleen een manager of leidinggevende deze goedkeuren. In de praktijk is echter de projectleider volledig op de hoogte van wat er op een project gebeurt. De leidinggevende moest hem dus vragen of de declaratie akkoord was. In Profit 15 kan je de projectleider in de workflow meenemen en declaraties goed laten keuren. Op die manier ligt de verantwoordelijkheid voor de declaratie workflow bij de persoon die er echt over gaat. Dat is voor alle betrokkenen wel zo efficiënt en prettig.
Heb jij zelf ook een pareltje in Profit 15 ontdekt, waar nog niet over gecommuniceerd is? Laat het ons dan vooral weten. We delen deze graag met andere AFAS Beheerders. En heb je nog vragen over de parels van Henk? Neem dan contact op met je vaste contactpersoon, zoals je Succesmanager.