Bij veel bedrijven is declareren een papieren tijger. Het is veel gedoe met papieren formulieren, bonnetje kopiëren en insturen. Zo’n situatie is inefficiënt voor de medewerker en de leidinggevende, die alles moet controleren. Met een workflow breng je als AFAS beheerder structuur aan in dit proces. Bovendien voorkom je dat de loonstrook – en betaling - aan het einde van het proces toch net niet klopt.
Medewerkers zijn het logische startpunt van HR-processen. Geef ze dan ook de verantwoordelijkheid en help ze soepel het proces door. Voeg zo nodig een (automatische) check door een manager toe en alles loopt op rolletjes. Door processen snel, eenvoudig en efficiënt in te richten, zijn alle stappen ook eenvoudig te controleren, zowel intern als extern. En dit geldt niet alleen voor declaraties. Ook voor ziekmelden of een functiewijziging biedt AFAS workflows. Mijn stelregel is: automatiseer de bulkprocessen en isoleer de uitzonderingen. En als een uitzondering vaker voorkomt, kun je die ook weer borgen in het proces.
Dit klinkt natuurlijk allemaal heel makkelijk, maar hoe richt je deze processen nou slim in? Veel workflows zijn vaak al standaard beschikbaar. Zo vind je op de klantportal alle documentatie van workflows uit de template, ook die van de HR-processen. Dan moet je alleen je collega’s nog overtuigen deze te gebruiken. Gelukkig willen mensen meestal wel moeite doen als het om geld gaat. Een ander voordeel is dat ons privéleven momenteel bol staat van de digitale mogelijkheden. Die lijn kun je prima in je organisatie doortrekken. Het is helemaal niet gek om medewerkers te vragen zelf een proces op te starten. Dat doen ze bij hun bank of zorgverzekeraar ook.
Het is tegelijkertijd wel zaak om het zo makkelijk mogelijk te maken. De kernvraag is altijd: hoe kom je in een paar stappen tot het gewenste resultaat? Zowel voor de beheerder, de gebruiker als de organisatie. De functionaliteit is daarbij stap 1 en de vorm stap 2. Denk daarom in portalen met een logische indeling waar mensen snel vinden wat ze zoeken of in een oogopslag zien wat er van ze verwacht wordt. Gebruik daarbij zo min mogelijk tekst en ga vooral niet proberen om alles te beschrijven. Een icoon is vaak duidelijker dan 10 zinnen. Vergeet ook niet om een workflow in de praktijk te testen. Dan ontdek je niet alleen of het werkt. Wie weet vind je ook nog mogelijkheden om het proces nog beter in te richten!
Op de Dag van de AFAS beheerder liet Pim ter Horst op interactieve wijze zien hoe je HR- en payrollprocessen kunt automatiseren. Heb je de presentatie van Pim gemist of wil je deze nog een keer bekijken? Klik dan op onderstaande video.
Pim was één van de break-outsprekers op de Dag van de AFAS beheerder 2018. De presentatie van Pim vind je onder dit blog.